Com revisar el treball dels subordinats

Quan assigneu treball als subordinats, monitoritzeu molts aspectes del seu progrés, però us preocupeu principalment si el treball es fa bé i es fa a temps.

Obtingueu feina feta a temps

Fer el treball a temps és el més fàcil de controlar. Això és perquè el temps és més fàcil de mesurar que la qualitat. Necessiteu establir requisits clars, incloses les fites i els terminis, però també heu de permetre certa flexibilitat. Planifiqueu els seus horaris, o bé feu que planifiquin els seus horaris, per incloure algun moment de descans. Sempre hi haurà esdeveniments imprevistos, per la qual cosa és prudent construir almenys una mica de relaxació en un calendari. La quantitat de fluix que es permet en el seu horari variarà de persona a persona amb els individus més grans i amb més talent que necessiten menys fluix.

Ús d’un informe d’avanç per realitzar un seguiment de l’hora

El mètode més habitual de seguiment de si el treball es fa a temps és l’informe periòdic, generalment realitzat setmanalment per a projectes petits i mensualment per a projectes més grans. Quan feu que els vostres subordinats presentin informes escrits de progrés, un dels temes en què informarà és la seva adhesió al calendari. Un mètode comú que s’utilitza per indicar ràpidament l’estat és el color del semàfor Si el projecte està programat, es mostraria un símbol verd. Si el projecte arribés tard, mostraria això com a símbol vermell.

De vegades també s'usa el groc per indicar quan hi ha un petit problema que no és prou sever com per justificar el color vermell.

També voleu que informin de qualsevol cosa que bloqueja el seu progrés. Aquesta secció hauria d’incloure allò que han intentat esborrar l’obstacle i els resultats d’aquests esforços. Si se sol·licita assistència de vostè, o d'alguna persona fora de la seva esfera, això hauria de ser clarament indicat.

No us oblideu de tenir-los també inclosos els seus assoliments. Si han fet alguna cosa que hagi eliminat un bloquejador, hagi evitat el problema o, d'una altra manera, ajudin a mantenir el calendari intacte que s'hauria de notar en el seu informe de progrés.

Finalment, l’informe de progrés ha de mostrar el percentatge complet. La majoria dels projectes no progressen gaire en els inicis, després pugen pronunciadament i, al final del projecte, progressen lentament. La planificació del projecte que heu desenvolupat vosaltres i el vostre empleat hauria de tenir en compte això. Tant si ho heu fet com si no ho hàgiu fet al programa, heu d’avaluar l’avanç del treballador. El percentatge previst complet ha de reflectir, en general, la quantitat de temps assignat al projecte.

En un projecte amb un termini de tres mesos, l’empleat hauria d’informar el percentatge complet previst d’uns 1/3 al final del primer mes. Si informessin un nombre molt més petit o molt més gran, seria prudent que miressis una mica més a fons. També heu de fer un judici sobre la precisió del que informen per a un percentatge real complet. En funció del seu coneixement del projecte i del seu estat general, hauríeu de poder jutjar, aproximadament, si el percentatge complet informat de l’empleat és exacte o no.

Per exemple, si reporten una xifra completa prevista del 60% i un percentatge real complet del 65%, però sabeu que el projecte ha estat plagat de dificultats, heu d’investigar l’informe amb més detall.

Obtingueu un treball ben fet

És més difícil mesurar i controlar si el vostre empleat està fent bé el treball. Això és perquè és més difícil definir i quantificar el que significa "fet bé". Una vegada més, com en els horaris, cal establir expectatives i objectius clars i específics. I mentre que amb els horaris que permeten una mica de flexibilitat i relaxació, ha de ser menys flexible pel que fa a la qualitat. El bé és bo.

No perdis de vista el teu objectiu. Quan parlem de "fet bé", recordeu que aneu a "excel·lent" i no "perfecte". I no us oblideu de centrar-vos en els resultats en lloc del procés.

Avaluació del rendiment

La millor manera de fer un seguiment del progrés dels vostres empleats respecte a la realització correcta del treball és fer reunions freqüents i fer un ús liberal de "mostrar i explicar". Quan un empleat informa que ha fet un progrés apreciable, fes-los mostrar el que han fet. Al començament del projecte, el treball pot ser una mica difícil i només parcialment complet. És d’esperar. Tanmateix, a mesura que passa el temps, les demostracions de l’empleat han de mostrar el progrés amb la tasca més llisa i completa.

La clau durant aquestes revisions de qualitat és assegurar-vos que l’estimació de l’empleat de la qualitat del treball realitzat fins ara coincideix amb la vostra. Si us sembla que la qualitat de la feina feta en aquest punt encara és aspra i preliminar, necessiteu parlar de la diferència amb el treballador i restablir les seves expectatives. Si no, quan pensen que han aconseguit la qualitat finalitzada, és probable que avaluï la feina amb un acabat moderat.

Linia inferior

Quan reviseu el treball que heu delegat a subordinats, recordeu que encara és responsable del seu treball. Per tant, assegureu-vos que el treball es realitza a temps i es realitza correctament, com es va esmentar anteriorment. En el primer senyal de dificultat, necessiteu intervenir i ajustar els estàndards dels empleats per ajustar-vos al vostre compte.