Preguntes d'entrevistes del recepcionista comuns i les millors respostes

A moltes organitzacions, les recepcionistes són la cara de l'empresa. Cada nou client, sol·licitant de feina, empleat o proveïdor de tercers passarà o es farà el registre amb una recepcionista, de manera que els empresaris estan ansiosos per trobar algú que sigui responsable, amable i tranquil.

10 preguntes típiques en una entrevista de recepcionista

Aquí trobareu preguntes més freqüents per a recepcionistes, respostes de mostra i consells sobre què dir durant l’entrevista.

1:53

Mira ara: Com respondre 4 preguntes d'entrevista de recepcionista comunes

1. Què fa per mantenir-se en un entorn de treball ràpid?

El que volen saber: El vostre entrevistador vol estar segur que podeu continuar. Probablement no és rellevant la vostra manera de fer, però haureu de tenir una resposta clara i segura.

La primera cosa que faig és mantenir la calma, ja que una actitud frenètica i estressada no és útil i, a més, no és una bona mirada davant de qualsevol personal o client. Intento triar tasques, de manera que sempre estic treballant primer en la tasca més important. Normalment, això és tot el que implica un dels clients de la companyia. A més, mantinc una llista corrent de tot el que he de fer, de manera que no oblideu responsabilitats importants.

2. Com manteniu la vostra planificació diària?

El que volen saber: La forma d’organitzar el vostre dia no és realment la qüestió. El punt és demostrar que esteu ben organitzats i que completaran totes les vostres obligacions de manera competent i oportuna.

Començo cada dia fent una llista de tot el que necessito. Comprovo el meu calendari per a qualsevol reunió o cita, de manera que pugui ser-ne conscient i obtenir cobertura a la recepció si cal. En la meva feina, la comunicació és clau, així que contesto constantment el telèfon i comprovant el meu correu electrònic per obtenir noves sol·licituds, i després actualitzo la meva llista de tasques amb tasques de seguiment en conseqüència.

3. Quin paper juga una recepcionista en la primera impressió d'un organitzador d'un client?

El que volen saber: El vostre entrevistador ha d’assegurar-vos que enteneu la posició que esteu demanant, però aquesta qüestió també pot ser cultural, tocant la vostra filosofia de treball.

Una recepcionista pot fer una gran impressió: positiva o negativa als clients. Atès que sóc una de les primeres persones que veuen els clients, una interacció frustrant o pobra pot amargiar-ne la seva opinió sobre la companyia o l'experiència global que tenien. Per a mi, és similar a quan l’amfitrió us saluda en un restaurant. Si semblen frenètics o actuen bruscament, pot sentir-se més tard com si el vostre menjar no tingués cap gust deliciós. Per això, sempre m'asseguro de saludar la gent amb un somriure a la cara i assegurar-me que tots els clients tinguin tota la meva atenció.

4. Explica'm una vegada que vau haver de tractar amb un client o convidat enutjat, ja sigui per telèfon o en persona. Com vau gestionar la situació?

El que volen saber: Aquesta és una de les diverses preguntes que us poden fer sobre la manera de gestionar les condicions estressants i difícils. També se li podria preguntar com va respondre a una activitat delictiva o no ètica. Sigues honest. No exageris i tampoc no es vengui bé.

Com a recepcionista d’un despatx mèdic, sovint em vaig ocupar de pacients frustrats al telèfon. Una vegada, una dona estava tan furiosa que el departament de facturació no l'havia cridat el mateix dia, que em va començar a cridar al telèfon. Va ser desagradable! El que intento fer en aquestes situacions és pensar en la tensió que la persona ha de sentir per comportar-se així. Després d'un minut de cridar, li vaig dir: "Heu de ser realment frustrats. Em podeu explicar més sobre el que està passant?" Això va ajudar a frenar la conversa i va reduir el seu volum. Va explicar tota la situació i la vaig assegurar que la nostra persona de facturació acabava de sortir el dia i que es posés en contacte. També li vaig dir que posés una nota a l’escriptori de la persona de facturació, demanant-li que tornés a trucar a la dona com a primera tasca. Al final de la trucada, era molt més tranquil·la i es va disculpar per les seves paraules més dures.

5. Esteu disposats a treballar hores extraordinàries?

El que volen saber: Si no esteu disposats a treballar hores extraordinàries, digueu-ho. Si esteu disposats a treballar hores extraordinàries, però només dins d’alguns límits, digueu-ho també. Sí, hi ha empreses en les quals no treballem les hores extraordinàries que li costarà la feina. Però fer una aposta que no pugueu mantenir, o posar-vos en una posició on haureu de sacrificar el vostre benestar o la de la vostra família pel vostre treball, no és una opció acceptable. Necessiteu una feina que coincideixi amb la vostra disponibilitat.

Estic còmode treballant hores extraordinàries unes quantes vegades al mes, sempre que tinc un preavís d’un dia. Tenir una capçalera fa que sigui més fàcil reorganitzar els meus plans. En un pessic, molt probablement també puc fer les hores extraordinàries del mateix dia, però realment preferiria tenir un dia d’avís.

6. Quants empleats van treballar a la seva última oficina?

El que volen saber: L’entrevistador vol saber quina mena d’entorn heu treballat, com es compara amb l’empresa amb la qual entrevistes i si esteu còmodes treballant en llocs de treball petits i / o grans.

A la meva última oficina hi havia cinc empleats. Això és prou petit perquè comencem a sentir-nos una mica com una família. Ja sabeu, tothom sabia que Martha al departament de facturació necessitava dues tasses de cafè abans de fer preguntes complicades. Abans, però, el meu despatx era bastant gran: 60 empleats. Em vaig sentir còmode en ambdós entorns, encara que el primer mes a la gran oficina era un desafiament, ja que havia de saber qui feia què i on dirigir les trucades amb moltes opcions disponibles.

7. Descriviu les vostres funcions anteriors com a assistent administratiu, secretari o recepcionista.

El que volen saber: L’entrevistador vol revisar les responsabilitats que heu enumerat al vostre currículum i confirmar que encaixen amb la posició que s’ofereix. Aquesta és també una bona oportunitat per ampliar els punts destacats en la vostra experiència laboral.

Com a recepcionista d’ABC Financials, vaig ser la primera persona per als clients. Vaig respondre a la línia telefònica general i vaig respondre als telèfons dels cinc VP de la companyia. També em vaig encarregar de rebre paquets i distribuir correus electrònics, felicitar i acompanyar clients i proveïdors a sales de reunions i mantenir-me al dia amb l’adreça electrònica d'informació general de la companyia. També vaig tenir moltes responsabilitats administratives: vaig gestionar els calendaris d'aquests VP, vaig organitzar el seu viatge de negocis i vaig ajudar a crear i refinar presentacions de PowerPoint i altres materials per distribuir-los en esdeveniments.

8. Com es prioritza les trucades, els clients, els lliuraments i altres qüestions que s'han de solucionar immediatament?

El que volen saber: L’entrevistadorvol saber què tan bo estàs en la multitasca, l'organització del temps i la priorització de tasques. Aquesta és també una bona oportunitat per assenyalar com heu afrontat múltiples prioritats i explicar-vos com les heu tractat.

La tasca múltiple és essencial quan l’oficina està ocupada. Sempre que no és groller, intento realitzar algunes tasques alhora. Per exemple, puc respondre fàcilment a una trucada telefònica mentre signo un paquet del proveïdor. Quan la multitasca no és possible, poso el meu enfocament en clients i clients com a prioritat principal. Si és necessari, us preguntaré si em poden donar un minut per fer una altra tasca primer i, si les coses estan molt ocupades, tracte de trucar a un company que em proporcioni cobertura.

9. Què tan forta tenen les teves habilitats informàtiques?

El que volen saber: L’entrevistador vol que confirmeu quines habilitats informàtiques teniu, tant si el vostre nivell d’habilitats és compatible amb les expectatives de l’empresa com els programes que esteu utilitzant amb més comoditat. Si és possible, és convenient investigar els programes que l’empresa utilitza abans de l’entrevista.

Tinc habilitats informàtiques molt fortes. A més de familiaritzar-se amb Microsoft Office, també vaig fer actualitzacions del lloc web de la companyia en el meu últim paper, així que també estic còmode de fer servir WordPress. Quan comenci a utilitzar un nou programa o aplicació, normalment trobo que la majoria de les meves preguntes es poden respondre mitjançant una cerca en línia, tot i que agraeixo també obtenir un tutorial d'un company de treball.

10. Explica'm la teva experiència en servei al client.

El que volen saber: L’entrevistador necessita una visió general de l’experiència en el servei al client: quants anys, exemples específics i quines habilitats utilitzeu per resoldre problemes.

He estat treballant en atenció al client des que era adolescent. El meu primer treball estava treballant en una llibreria, on ajudava els clients a trobar llibres i, de vegades, cobria la caixa registradora. Durant la universitat també vaig tenir una feina de menjar a temps parcial, aquesta vegada, venent roba. Després, com a recepcionista a ABC Company, també em vaig ocupar de clients, tot i que en aquest paper no em feia cap venda directa. Em sento molt còmode interactuant amb els clients i resolent els seus problemes, ja sigui trobant el llibre que està buscant o canviant el temps de reunió amb un executiu.

Consells per respondre a preguntes de recepcionista

Els millors recepcionistes estan orientats al detall, estan organitzats i són excel·lents comunicadors. Per tant, els candidats haurien de presentar-se preparats per respondre a preguntes d’entrevista obertes que avaluessin l’experiència, la familiaritat amb les eines del lloc de treball, el procés i el conjunt d’habilitats, incloent treballar amb el servei al client, la multitasca i la capacitat de fer trucades ràpidament.

En aquest cas, els entrevistadors no necessàriament busquen respostes sí o no. En comptes d’aquests, esperen que els candidats responguin amb exemples específics que descriuen la forma en què han manejat situacions anteriors al lloc de treball i fan preguntes cuidadosament investigades sobre les prioritats, expectatives, objectius i reptes de la companyia.

A causa dels avenços tecnològics cada vegada més grans en el lloc de treball, els recepcionistes també han de tenir fortes habilitats tècniques. Hauríeu d’experiència en l’ús de sistemes de telefonia i màquines d’oficina com ara impressores, fotocopiadores, escàners i màquines de fax (sí, encara), a més d’aplicacions informàtiques com MS Office i programari específic per a la indústria.

7 preguntes a preguntar a l’entrevistador

Els entrevistadors esperen que feu preguntes. Aquí teniu una llista de preguntes que podeu fer durant l’entrevista o al final de la vostra entrevista:

1. Em pots explicar més sobre les responsabilitats del dia a dia per a aquesta feina?
2. Quines qualitats busqueu en una persona que voleu contractar per a l'empresa?
3. Quines són les vostres expectatives per a aquesta feina i com mesuren l’èxit?
4. Per què va deixar l’última persona que va ocupar aquest lloc de treball?
5. A qui informa aquesta posició?
6. Quines són les oportunitats d’avançament professional amb l’empresa?
7. L'empresa ofereix oportunitats de formació per als empleats?

Com aconseguir la millor impressió

Es pot considerar una posició de recepcionista a nivell d’entrada, però també pot ser el primer pas cap a l’escala corporativa. Un possible empresari serà atret per una persona segura i segura. Sovint seràs la primera persona que es reuniran els seus clients o pacients quan entrin a l'oficina per primera vegada.

Assegureu-vos que la vostra primera impressió sigui la millor. Aquí podeu preparar-vos per fer una entrevista. Juntament amb un resum destacat, prengui el temps de vestir la peça quan s'entrevista. Si obté la feina, serà la persona de primera línia i és important mostrar a l’empresari la seva imatge professional.

Si no esteu segurs del que ha de portar a la vostra entrevista, consulteu aquests consells sobre com vestir-vos per fer una entrevista. Si el vostre currículum i el vostre vestit professional estan a punt i esteu preparats per respondre a les preguntes probables, tindreu èxit en obtenir la posició que esteu entrevistant.