Les pràctiques de gestió de reunions ajuden a millorar la productivitat

Invertim moltes de les nostres vides laborals en reunions. En molts casos, les pràctiques de gestió de reunions pobres donen lloc a un ús improductiu del temps dels participants. En un article relacionat, oferim orientació sobre com convertir cinc escenaris de reunió comuns en esdeveniments productius. A continuació es presenten idees addicionals per reforçar la utilitat, la productivitat i l’impacte de les reunions.

Clau de gestió de reunions - Stand PAT

Alguns directius empren un P.A.T. aproximació a les reunions, que requereix una Purpose, an Agenda, i a Timeframe. Armar els participants amb aquests punts crítics de context abans de la sessió garanteix que la gent aparegui preparada per participar i donar suport a la intenció general de la reunió. Un P.A.T clar l’esquema ajuda a garantir una sessió productiva.

Haureu de poder definir el propòsit de la reunió en una o dues frases com a molt. "Aquesta reunió és per planificar la nova campanya de màrqueting" o "aquesta reunió consisteix a revisar la nova política d’enviaments per a la gestió de devolucions". L'objectiu és garantir que tothom sàpiga per què hi són, què cal fer i com orientar el progrés i impulsar una conclusió.

Definiu una agenda. Enumereu els elements que voleu revisar / discutir / inspeccionar. Ens agrada assignar un límit de temps a cada tema de l’agenda (vegeu més endavant) i identificar la persona responsable de la moderació de la discussió. Estableix un termini; com a mínim, establiu una hora d’inici i de finalització. També recomanem establir una durada per a cada ítem de l’agenda. Aquests haurien de sumar-se al calendari general de la reunió.

Comenceu les vostres reunions a temps

Si treballeu en una d'aquestes cultures on la gent arriba a les reunions fins a cinc o deu minuts després de l'hora prevista d'inici, és hora de començar una nova tendència. Una empresa anima els seus directius a tancar la porta a l'hora prevista de sortida, i els que arribin tard no són benvinguts. Tot i que pot ser que sigui més draconian que el que vulgueu actuar, no haureu de tenir cap dubte a l'hora d'encarregar la reunió, de revisar el propòsit i de confirmar les expectatives i el temps.

No espereu que apareguin els retardats. Quan algú arriba tard, no torneu enrere i reviseu el que ja s’ha vist. Continueu amb els temes de la vostra reunió. Això serà incòmode per als més atrapats i millorarà les probabilitats d’arribar a la propera reunió.

Si l’organitzador / patrocinador de la reunió no apareix a temps, considereu la cancel·lació de la reunió i torneu a treballar. Un període d’espera de cinc a set minuts és raonable. Les probabilitats són que l’organitzador de la reunió tingués una dificultat inesperada i prefereixi no perdre el temps esperant-lo.

Manteniu la reunió sobre el tema

Una bona pràctica és assignar a algú el paper de mantenir a tothom a la pista durant la reunió. Sovint, les discussions surten i es degraden a un remolí d’opinions, idees, fets i emocions. En comptes d'això, assigneu el rol i informeu-ne tots els assistents que aquest individu intervingui si i quan la discussió es desviï de l'agenda i del tema específic de la discussió. En algunes empreses, es fa referència a aquest paper com el "Trànsit Cope", en d’altres, "Topic Keeper". Independentment de l'etiqueta, el paper és molt útil per reforçar l'eficàcia i la productivitat de les vostres reunions.

Si s’afegeixen temes addicionals fora d’agenda però importants per discutir, s’hauran de capturar clarament i situar-los al "aparcament" per a futures consideracions i debats o per a una reunió discreta. El propietari de la reunió es reserva el dret de permetre una discussió divergent menor si suporta l'objectiu de la reunió general.

Conserva i distribueix les notes / minuts de la reunió

Algú, excepte l’organitzador de la reunió, hauria de mantenir els minuts de la reunió. Un bon enregistrament dels minuts inclourà:

• Hora, data i ubicació de la reunió
• Descripció del propòsit
• Còpia de l'agenda
• Llista d'assistents i una llista dels assistents
• Un resum detallat de la llista de conclusions, articles d’acció, responsabilitats i dates de finalització. Molts observadors utilitzen l’agenda com a guia per incloure les conclusions i les accions.
• Reunió de seguiment prevista si és veritablement necessari.

Idealment, distribuïu les notes de la reunió tan aviat com sigui possible després de la conclusió de la reunió i absolutament en un dia hàbil. Els minuts i les notes serveixen de recordatori important als participants, així com una font d'informació per a altres grups d'interès o, per a aquells que no han rebut la reunió. Els minuts són una gran eina per aprofitar per recordar a les persones i als equips les seves accions de seguiment compromeses.

La línia de fons

És possible que una reunió resulti en un resultat positiu, ajudant a impulsar projectes i persones, però no comptem amb això. Una certa diligència i un reforçament deliberat de les tècniques de gestió de reunions milloraran les vostres possibilitats de conduir un gran resultat.

Actualitzat per Art Petty