El paper i el propòsit d'una carta del projecte

Els projectes existeixen formalment en una organització a causa de la carta del projecte. És un document que autoritza la realització del treball i nomena el responsable del projecte. Li dóna com a gestor del projecte el mandat de fer el treball descrit en ell.

El paper més important d’una carta de projectes és establir exactament el que el projecte aconseguirà. Vegem què hi ha en aquest document essencial del projecte.

Què passa a la Carta del projecte?

La primera secció d'una carta del projecte explicarà el nom del projecte, els noms del patrocinador i el gestor del projecte i la data en què es va preparar el document. A continuació, entrareu a la carn del document.

Les seccions principals d’una carta de projecte són les següents.

• Propòsit del projecte: això explica per què es vol el projecte. Podeu referir-vos a un cas empresarial o al contracte que està impulsant aquest projecte o simplement expliqueu per què és important fer aquest treball.
• Descripció del projecte: expliqueu en aquesta secció què serà el projecte. Hauríeu d’incloure detalls sobre els elements que es construiran o els serveis que es lliuraran.
• Pressupost: en aquest moment és possible que no tingueu tots els detalls sobre les tasques del projecte, de manera que no podreu fer un pressupost complet i detallat del projecte. Tingueu en compte les restriccions pressupostàries o l’abast inicial de despesa d’alt nivell que espereu.

• Riscos: tots els projectes tenen riscos. Aquesta secció de la carta del projecte forma la versió inicial del registre de riscos del vostre projecte. Documenteu els riscos que coneixeu en aquest punt perquè l'equip directiu pugui veure què pot afectar el projecte.
• Fites: si coneixeu les fites d’alt nivell, inclogueu-les a la carta del projecte en aquesta secció. Podeu transferir-los al vostre diagrama de Gantt més endavant quan arribeu a elaborar un pla més detallat. De moment, només busqueu dates mortes o qualsevol cosa especificada als contractes amb què esteu treballant.

• Objectius del projecte: és una secció realment important, però pot ser difícil reunir-los. Esteu intentant respondre a la pregunta: "Com sabrem quan hàgim acabat?", Escriviu el que espereu que el projecte s’ofereixi i com sabreu si teniu aquí. Per exemple, en un projecte per llançar un sistema de registre de temps per a tots els departaments, l'objectiu podria ser: "Tots els equips utilitzaran el sistema de fulls de temps a finals d'any". A més, anoteu qui serà responsable d’acceptar que heu assolit aquest objectiu. Evita qualsevol problema al final del projecte, on de sobte ningú no està disposat a signar el treball tan complet.

• Nivells d’autoritats del gestor de projectes: a no ser que estigui clar i documentat en un altre lloc, val la pena incloure una secció de la Carta sobre allò que podeu fer sense obtenir més informació de l’alta persona. En general, es relaciona amb quins nivells de tolerància s'han establert en el pressupost i els terminis i es manifestaria així: "El gestor del projecte té una tolerància del 10 per cent en el pressupost i una tolerància del 5 per cent en el termini previst. El patrocinador del projecte ha de signar la desviació per sobre dels límits aprovats. ”Podeu ampliar aquesta secció per especificar quina autoritat té, si s'escau, el gestor del projecte sobre la contractació i el acomiadament del personal de l'equip del projecte.

Aprovar la Carta del projecte

La secció final de la carta del projecte és la secció d'aprovacions. El gestor del projecte i el patrocinador del projecte (o la persona que va iniciar el treball, si encara no s'ha nomenat un patrocinador a llarg termini) ha de signar i datar el document. Avui, és probable que sigui per correu electrònic, de manera que tingueu una còpia de l’autorització de correu electrònic als fitxers del vostre projecte en cas que us hàgiu de fer referència.