Com dominar la vostra llista de tasques

Afrontar-ho, tots tenim molt a fer. En qualsevol dia, les nostres llistes de tasques inclouen:

• Responsabilitats laborals
• Responsabilitats domèstiques
• Horaris i activitats escolars
• Encàrrecs
• Trucades de telèfon

Com feu un seguiment de tot? Si és com la majoria de la gent, no tan eficaç com eficientment.

• La vostra oficina està plena de notes grogues enganxades a totes les superfícies?
• Teniu llistes de tasques separades? Un per a la llar i l'altre per a l'oficina? O potser teniu diverses llistes per a cadascuna?
• Agafeu sobres o fins i tot tovallons per anotar les coses que us apareixen al cap mentre conduïu?
• Quants blocs de notes diferents es troben ara a l’escriptori que inclouen elements d’acció o tasques pendents? Sigues honest.
• La seva bossa és desbordant amb trossos de paper que inclouen tasques pendents o missatges de telèfon?
• Què hi ha del vostre taulell de cuina? Està ple de notes, llistes de supermercats i tasques personals?

Per gestionar les llistes de tasques de la manera més eficient, consolideu-les en una única llista mestra.

Kenneth Zeigler, expert en gestió de temps, és un gran defensor de l’ús d’una llista mestra. En el seu llibre Organitzant l’èxit, diu: "El propòsit d’una llista mestra és treure-ho de tot. Una llista mestra és una revista de pensaments i activitats a mesura que es produeixen. La ment pot organitzar allò que necessiteu per aconseguir amb més eficàcia quan pugui veure tot el que necessiteu per completar."

Com començar

• Trobeu l’eina adequada: Heu de trobar una eina que us permeti capturar la vostra llista mestra consolidada. Alguns poden trobar que un simple bloc de notes fa el truc. Altres poden voler utilitzar un quadern en espiral dissenyat específicament per a tasques de seguiment. Penseu en l’ús d’un sistema de notes electròniques com ara Evernote.
• Assegureu-vos que l’eina és portable - A mesura que s’instrueixin les tasques pendents al capdavant, necessiteu un lloc per gravar-les, així que assegureu-vos que l’eina que escolliu sigui portable.Si utilitzeu un sistema de notes electròniques, porteu un quadern petit amb vosaltres en tot moment per registrar pensaments, idees, tasques i compromisos. Podeu transferir-les al vostre organitzador de notes electròniques al final del dia.

• Consolida totes les llistes - Un cop seleccionada l’eina adequada, recopileu totes les llistes de tasques pendents. Transferiu totes les tasques i els elements a la vostra nova llista mestra. No et preocupis per posar-los en un ordre particular. Simplement esteu capturant en un lloc totes les coses que heu de fer. No us sorprengui si la vostra llista mestra és bastant llarga.
• Afegint a la vostra llista mestra - En anar al llarg del dia i pensar en coses que cal fer, afegiu-les a la vostra llista mestra. Quan se li assignin tasques, afegiu-les a la vostra llista. Com els vostres fills us expliquen coses que necessiten per a l'escola, afegiu-les a la vostra llista. A mesura que pensa en els encàrrecs que necessiteu executar, afegiu-los a la vostra llista.

La vostra llista d’acció diària

Tant la nit anterior com la primera cosa de cada matí, reviseu la vostra llista mestra. Seleccioneu les tasques, els treballs i els compromisos que s'han de realitzar aquest dia i transferiu-los a una llista d'actuacions diàries. Recordeu ser raonable sobre el que realment podeu aconseguir aquest dia. La vostra llista d’actuacions diàries es converteix en el vostre pla de treball per al dia.

Manteniment continuat

Periòdicament, la vostra llista de tasques ara funciona:

• Teniu una llista mestra per a totes les tasques pendents;
• En passar pel dia i pensar o se li assignen tasques addicionals, afegiu-les a la vostra llista de tasques mestres.
• Cada dia, revisareu la vostra llista de tasques principals i transferireu les prioritats d’avui a una llista d’actuacions diàries.

Periòdicament avaluar la vostra llista mestra. Podeu trobar, a causa d’encreuaments i notes addicionals, que s’han afegit al marge, que té sentit copiar els elements pendents restants a una nova llista mestra. No llenceu l’antiga llista. Conserva-la per a la seva revisió històrica i per a futures referències.

Seguint aquest procés, trobareu que sou més eficient, més a la feina i que esteu fent més.