Què és el procés de revisió de documents legals?

La revisió de documents és sovint la fase més intensa de treball i costosa del procés de litigi, el procés de descoberta electrònica i el model de referència de descoberta electrònica (EDRM). Durant aquesta fase, es revisa i analitza cada pàgina de dades d’una col·lecció per determinar quins documents s'han de retenir de la producció al consell contrari.

Qui realitza revisió de documents

Sovint, els revisors de documents són advocats que entenen les qüestions legals i de fet en el litigi i poden fer les crides necessàries de judici quant a privilegis i capacitat de resposta. Per reduir al mínim els costos, sovint s'empren equips d’advocats contractats o de professionals paral·lels.

El procés de revisió sol consistir en diverses etapes. L’equip jurídic pot realitzar una revisió de primer pas per analitzar documents de rellevància i codi o marcar-los per a una temàtica rellevant. Després, el personal de suport al litigi carrega les dades codificades en una base de dades de cerca que permet als equips de litigis localitzar fàcilment documents clau en cada fase del procés de litigi.

Les raons que es podrien retenir els documents

Després de processar la informació, l’equip legal duu a terme una segona revisió més detallada per determinar quins documents s’hauran de retenir de la producció. Es poden retenir els documents per diversos motius, inclosos:

• Pertinença - La informació pertinent per als problemes del cas? Si no és pertinent per als fets i els problemes de la reclamació, la demanda o la investigació, no cal que es produeixi a les parts contràries.
• Sensibilitat - La informació respon a les sol·licituds de descoberta de les parts oposades o de les sol·licituds d’investigació dels organismes reguladors? Si és així, a quina sol·licitud de producció la informació respon? Els revisors de documents també poden etiquetar documents "calents" (aquells que contenen informació crucial per al cas i són especialment sensibles) durant la fase de revisió del document.

• Privilegi - La informació està subjecta a privilegis d'advocat-client, de la doctrina del producte d'advocats i / o de normes de confidencialitat i lleis de privadesa? Si és així, també es reté de la producció.
• Confidencialitat - Si el document és confidencial, cal excloure-ne la producció. Per exemple, si un document parla d'un secret comercial, com ara la recepta de la barra de xocolata signatura d'un fabricant de dolços, l'equip legal no està obligat a donar-li la volta a les parts oposades. El revisor de documents analitzarà el document per determinar si conté informació confidencial. Si ho fa, el revisor determinarà si algunes parts d’aquest document s’hauran de redactar per protegir el producte de treball confidencial del client o si el document hauria d’excloure's de la producció.

Com a part del procés de revisió de documents, l’equip de revisió pot identificar documents que s’hagin de redactar totalment o parcialment o que es marquin com a confidencials per protegir el contingut d'aquests documents de la seva revelació. L’equip també pot preparar registres de privilegi i / o de redacció per fer el seguiment d’aquesta informació.

A més de revisar la rellevància, la capacitat de resposta, els privilegis i la confidencialitat, l'equip de revisió també pot analitzar la informació per relacionar documents clau amb fets o assumptes legals clau en el cas. Els revisors de documents també poden intentar relacionar documents clau amb els jugadors clau que puguin testificar sobre els documents o identificar altres dades subjectives.

Finalitat de la revisió del document

Basant-se en la revisió i l'anàlisi dels documents de la col·lecció, l'equip legal pot començar a entendre millor les qüestions de fet en un cas, formular teories legals i identificar els testimonis clau per ser deposats o convocats al judici.

Mitjançant l’ús de paraules clau, la cerca de paraules clau, la primera revisió del passat i altres tècniques per reduir el volum del conjunt de dades, els documents revisats finalment per l’equip legal només representen una petita fracció de la col·lecció original. Per reduir encara més la despesa, cada vegada hi ha més tecnologies que automatitzen el procés de revisió.