Estructures de governança del projecte

Sabeu quina és la governança del projecte i com és? O què fer si esteu treballant en un entorn on no existeix? Comencem amb una definició.

Governança del projecte: una definició

"Governança" en termes de gestió de projectes es refereix a les polítiques, processos, estàndards, procediments i directrius que determinen com els projectes són liderats, executats i controlats per la vostra organització.

La governança pot ser extensa i "pesada" amb molta burocràcia, o incompleta i "lleugera" (en aquest cas és probable que sigui ineficient). Els gestors haurien d’orientar cap al nivell adequat de governança per al seu entorn i cultura. Assegurar-vos que les vostres polítiques de governança s’adapten al propòsit és un factor clau per garantir que siguin efectives.

La governança comença a la part superior. El consell d’empresa hauria d’estar compromès amb la idea de bon govern i amb el fet que els projectes s’hauran de gestionar correctament, dins d’una directriu específica. Aquesta actitud i els estàndards previstos es filtraran fins als consells de projectes i els líders de projectes (i els equips de programes, on existeixen).

Per què importa la governança del projecte

El vostre patrocinador del projecte i altres interessats clau volen saber que esteu gastant el pressupost del projecte de la manera adequada. Volen veure que esteu seguint el progrés del vostre projecte de manera eficaç i interveniu per gestionar el risc del projecte si cal.

Però el fonament de la bona governança en els projectes va més enllà.

Els clients exigeixen governança, especialment els del sector públic. Els governs i els reguladors demanen (i, en alguns casos, fan complir) certs estàndards per a determinats projectes. La governança no és només un problema intern: moltes empreses que operen en mercats regulats hauran de seguir orientacions de legislació externa, com ara Sarbanes-Oxley. La governança del projecte constitueix una petita part de poder demostrar que la vostra empresa funciona eficaçment i dins de les directrius i normatives especificades per a la vostra indústria.

La governança del projecte també us ajuda:

• Milloreu el rendiment de la vostra inversió i feu un seguiment efectiu d’aquestes inversions
• Guanyi per a projectes
• Eviteu els motius habituals en què els projectes fracassen
• Comunicar-se amb més eficàcia
• Introduïu la normalització en els projectes, fent més fàcil la comparació de les prestacions
• Minimitzar el risc
• Desenvolupar i motivar el personal en un entorn estructurat

Què sembla la governança del projecte

Així que ara sabem quina és la governança del projecte, com sembla en un projecte? Aquests són els tipus d’activitats que demostren la governança en un entorn de projecte:

• Hi ha un cicle de vida de gestió de projectes disciplinat que inclou punts definits per a la seva aprovació. Són punts on es discuteix la viabilitat del projecte i es pren la decisió de continuar o no amb el treball.
• Els projectes tenen un cas empresarial clar i els casos empresarials tenen prou informació per permetre als equips de gestió prendre les decisions correctes.
• Aquestes decisions estan documentades i comunicades adequadament.
• Les persones que treballen en projectes tenen funcions i responsabilitats definides.
• Hi ha una cultura d’aprenentatge continu que permet als equips de projectes millorar contínuament i discutir les lliçons apreses en un entorn lliure de culpa.

• Hi ha processos i procediments que permeten als equips de projectes revisar el seu projecte i demanar suport independent si cal.
• Els grups d'interès estan compromesos i confien en el procés.
• Els equips del projecte estan formats per persones amb experiència i qualificació en els rols rellevants.

La governança dels projectes està vinculada a les estructures de governança de l'organització en general. Si creieu que l'objectiu principal de la governança de projectes és garantir que els projectes es duguin a terme de la manera adequada, podeu veure com es vincula a la governança financera a nivell corporatiu, la gestió de riscos corporatius i molt més.

La governança del projecte ha d’adaptar-se perfectament als vostres processos organitzatius actuals. En altres paraules, no creeu un procés de gestió financera completament nou quan ja tingueu un que funcioni en altres àrees. Utilitzeu el que existeix actualment i ajusteu els processos corporatius per fer-los adequats per al seu ús en un entorn de projecte.

5 Àrees de focus per a la governança del projecte

Quan comenceu a mirar-vos, s’adonarà que la governança del projecte és generalitzada a través de tots els elements de la gestió de projectes. No obstant això, hi ha algunes àrees centrals clau on la governança és especialment rellevant.

1. Metodologies i processos: us ajuden a lliurar el treball de manera fiable i sostenible.
2. Gestió del coneixement: això és crucial per a les lliçons apreses i garantir que l'organització aprengui des de l'experiència del projecte. La gestió del coneixement és essencial si voleu deixar de fer els mateixos errors múltiples vegades.
3. Gestió del projecte de maduresa: a mesura que augmenti la seva maduresa de gestió de projectes organitzatius, la vostra capacitat de lliurament serà satisfactòria.
4. Compromís de nivell superior: el compromís amb la governança del projecte comença a la part superior. Si teniu suport per a la gestió, això passarà en cascada a tots els nivells del negoci i l’enfocament de la governança serà més sostenible.

1. Cultura de suport: una cultura de suport, no la culpa, assegurarà que els gestors de projectes tinguin l'entorn adequat per prosperar. Una cultura de suport, liderada per l'oficina de gestió de projectes o el director de projectes, ajudarà els gestors de projectes a assolir els seus objectius i els del projecte.

Què fer si no hi ha cap estàndard corporatiu

Molts gestors de projectes en organitzacions més petites es troben executant projectes en un entorn solidari i on hi ha una adquisició per al concepte de gestió de projectes, però sense les estructures organitzatives formals existents per alimentar-se.

En aquesta situació, i no és exclusiu per a organitzacions petites, dissenyareu el vostre model de governança de projectes des de zero. Si no hi ha un enfocament de governança del projecte que pugueu treure del prestatge i adaptar-lo al vostre projecte, haureu de construir el vostre compte.

Això no és tan difícil com pugui semblar!

Comenceu amb la configuració bàsica:

• Creeu un document de funcions i responsabilitats
• Assegureu-vos que teniu un patrocinador del projecte
• Assegureu-vos que teniu una junta de projectes o un grup directiu i organitzeu reunions periòdiques per a les quals realitzeu i distribueu els minuts
• Configureu un procés de gestió de riscos
• Configureu un procés de gestió de canvis
• Construïu punts en el calendari del vostre projecte on comproveu la viabilitat del projecte en funció dels objectius originals del cas empresarial (el final de cada etapa de fase és el punt natural per fer aquestes comprovacions).

En definitiva, és responsabilitat del patrocinador del projecte garantir que hi hagi una governança adequada, però els gestors de projectes també poden tenir un paper actiu en això.

La governança podria ser un dels subjectes més secs en la gestió de projectes, però és un dels aspectes més importants. És la manera com els equips d’alta direcció saben que esteu fent una bona feina i els assegura que el projecte s'està desenvolupant com hauria de fer-ho. També proporciona els controls i els saldos necessaris perquè els directius sàpiguen que es gasten diners de manera adequada i alineada amb el cas empresarial.