Pros i contres de 3 estructures organitzatives del projecte

La forma en què la vostra organització està estructurada influeix en la gestió i la gestió dels projectes. També pot influir en la quantitat d’autoritat i arribar a la vostra feina com a gestor de projectes.

Hi ha tres estructures organitzatives comunes i els gestors de projectes treballen en tots ells: funcionals, de projectes i de matrius. Fem una ullada als avantatges i desavantatges de cadascun d’ells de manera que sàpigues què està enfrontant quan s’uneix a una nova estructura.

Estructura funcional organitzativa

En una estructura d’organització funcional, el gestor del projecte i tots els recursos treballen en la mateixa divisió d’empreses, com ara el departament de vendes i màrqueting. Generalment, el gestor funcional té més autoritat que el gestor del projecte.

Avantatges

L’estructura funcional us proporciona el mínim poder com a gestor de projectes, però ofereix molts altres avantatges:

• Funciona bé per a equips petits i petits projectes, ja que la funció té un control total sobre els membres de l'equip i altres recursos necessaris.
• Podeu accedir fàcilment als experts que necessiteu perquè es troben a la mateixa àrea funcional.
• És ràpid aconseguir que tots s’ajuntin per resoldre problemes relacionats amb el projecte.
• Podeu limitar les eines de comunicació del projecte que necessiteu perquè l’equip és relativament petit i senzill.
• Sovint obté membres d’equips entusiastes que estiguin disposats a treballar en el projecte perquè els ofereix oportunitats professionals. El treball del projecte pot ser una gran manera de motivar el vostre equip.

• Si esteu cedint el projecte a un equip funcional, serà l’equip funcional en el qual treballareu, cosa que pot fer que el tancament d’un projecte sigui més fàcil.

Desavantatges

Tot i que aquesta estructura té molts avantatges, també considereu alguns desavantatges:

• El treball es realitza en una sitja, la qual cosa pot significar que no teniu accés a persones fora de la vostra divisió funcional.
• Les persones de l’equip del projecte podrien ser més lleials al seu departament o al gerent d’equip que al seu treball en el projecte, que pot crear conflictes.
• Un projecte gran pot acabar amb un gestor de projectes funcional per a cada funció. Això pot provocar que les feines passin per les fissures si tots els gestors de projectes no treballen harmoniosament.
• El treball funcional es pot aïllar en no tenir l'oportunitat de connectar-se àmpliament amb l'empresa. El manteniment d’un enfocament estratègic pot ser més difícil.

Estructura organitzativa del projecte

Els equips dedicats es combinen per treballar en projectes en una estructura organitzativa del projecte. El director del projecte probablement té la responsabilitat de la gestió de línies dels membres de l’equip del projecte. Alguns exemples d’aquest tipus serien la construcció de grans obres, però també les iniciatives corporatives que requereixen un equip dedicat. El gestor del projecte té la màxima autoritat, que informa al patrocinador del projecte i al tauler del projecte. Les persones que treballen en equip directament per al gestor del projecte.

Avantatges

L’avantatge obvi d’una estructura de projecte és que teniu més control sobre l’equip, però també hi ha altres avantatges.

• Els equips poden tenir un fort sentit d’identitat. És l’estructura més senzilla per crear una cultura d'equip forta.
• Tot l’equip se centra en els objectius de l’equip, de manera que existeix un conflicte de lleialtat amb el treball diari per a les persones que treballen en el projecte. El seu treball diari és el projecte.
• Els recursos estan dedicats al projecte, de manera que és molt més fàcil programar el treball. Sabràs quan els membres de l’equip estan disponibles i no hi ha risc que s’eliminaran a curt termini per fer un altre negoci.

• Els projectes que s'executen en aquesta estructura són un entorn excel·lent per millorar les vostres habilitats de gestió de projectes, així com habilitats de lideratge més tècniques.

Desavantatges

L’estructura del projecte és la més fàcil de treballar, però encara té alguns inconvenients.

• Tenir un equip dedicat a un projecte és un compromís car. Sol ser una opció només en projectes grans.
• Si elimineu la gent dels llocs de treball funcionals, podrien trobar dificultats per tornar enrere, especialment si el projecte és llarg. El treball del projecte s'estén i tornar al que vau fer després d'un període de treball en un entorn multidisciplinari en un projecte nou i desafiant no és una perspectiva atractiva per a moltes persones. La gestió de la transició de l’equip en tancar un projecte és encara més important.

• De vegades, el tancament d’un projecte pot suposar la pèrdua del treball si l’empresa s’ha passat i un altre rol no està disponible per a vosaltres.
• Per la seva naturalesa, els equips dedicats recullen recursos per treballar en una sola cosa. Poden limitar el nombre de projectes que l'empresa pot fer en qualsevol moment, especialment quan els diferents projectes requereixen les mateixes competències.
• Els gestors de projectes d'aquest tipus d'estructura també gestionen les línies dels seus equips, cosa que significa gastar temps i esforç en tasques de recursos humans que no hauríeu de fer en altres estructures. Si gaudiu d’aquest element de treballar amb la gent, aquest factor podria ser un avantatge.

Estructura organitzativa de la matriu

La tercera opció és una estructura matricial. Els recursos es comparteixen tant en el treball com en el treball com a projecte. Podria significar tenir dos directius o responsabilitat "en línia" a un gestor de projectes, així com al gerent de l’equip. L’estructura de línies de gestió funcional normalment s’emplaça primer i el gestor del projecte pren la línia de punts.

Aquesta estructura divideix el poder i l’autoritat entre el gestor d’equips funcionals o de divisió i el gestor de projectes. Haureu d’utilitzar les vostres habilitats de negociació al màxim.

Avantatges

Les estructures matricials són molt habituals, ja que permeten als gestors fer opcions flexibles amb la manera com la gent passa el seu temps. Probablement treballareu en un entorn de matriu en algun moment de la vostra carrera. Els avantatges d’aquesta estructura són els següents:

• Els recursos s’utilitzen de manera eficient i poden moure's entre projectes segons sigui necessari.
• Podeu treballar en moltes coses diferents, de vegades en paral·lel, encara que també es pot argumentar com un desavantatge.
• Els equips i els individus poden ser molt sensibles. Si s’aconsegueix un projecte nou que ha de tenir prioritat, és prou fàcil col·locar-se i concentrar-se sobtadament en una altra cosa. No podeu fer-ho fàcilment en una estructura de projecte, que trigarà més temps a dissoldre's i reagrupar-se.
• L’estructura requereix que tothom utilitzi el mateix cicle de vida i metodologia de gestió de projectes, de manera que moure's entre projectes sigui fàcil. La gent pot unir-se a un equip de projecte amb relativament poca necessitat quan es faci la terminologia i els processos.

Desavantatges

Igual que amb totes les configuracions, aquesta també té els seus obstacles. Tot i que és una estructura comuna, no molts llocs de treball moderns han trencat els problemes de sobrecàrrega. El fet de donar a les persones massa feina pot ser fàcil si no disposes de sistemes per gestionar i supervisar la totalitat de la seva càrrega de treball. Altres desavantatges són els següents:

• El conflicte entre projectes és comú, ja que és possible que estigueu lluitant pels mateixos recursos que un altre projecte.
• L’altre projecte podria haver anul·lat els millors recursos – les persones més adequades amb les habilitats adequades– o el seu gestor de línies podria no estar disponibles per al treball del projecte.
• Pot haver-hi algun conflicte entre les tasques de negocis i els treballs dels projectes per a les persones, especialment quan els dos directius els donen prioritats diferents.
• Els recursos poden tenir un conflicte sobre el camí de desenvolupament que desenvolupen per a les seves futures carreres. Tot i que potser sàpigues que vols mantenir-te en la gestió de projectes, és possible que tingueu l’opció de passar a un rol funcional més alt o que tingui un paper més orientat al projecte. Però tenir moltes opcions de carrera és bo, fins i tot si es prenen decisions difícils.

Una estructura organitzativa que funciona perfectament per a tota la feina habitual del negoci no sempre funciona per als projectes, i heu de gestionar-la en l'entorn en què treballeu. Obtenir una mica d’experiència en cadascuna d’aquestes estructures és una bona idea perquè pugueu experimentar-les de primera mà. Us ajudarà a decidir l’entorn que més us convingui i s’adapta a les vostres habilitats i preferències. A continuació, podeu fer una elecció informada si teniu l'oportunitat de decidir el vostre entorn laboral futur.

Comprendre els pros i els contres de cada estructura organitzativa del projecte us dóna l'oportunitat de determinar on és millor dedicar el vostre temps i la vostra influència per treure el màxim partit al vostre equip i ajudar-vos a concloure amb èxit el vostre projecte.