Utilitzar les fites en la gestió de projectes

Una de les característiques definitòries d’un projecte és que dura un període de temps determinat. Això podria ser des de poques setmanes fins a diversos anys, i en alguns casos, per a projectes de construcció a gran escala o obres públiques, dècades.

Per fer un seguiment del progrés en el camí i assegurar-vos que els resultats claus s’assoleixen d’acord amb el calendari, els gestors de projectes fan servir les fites.

Una fita del projecte és una tasca amb una durada de zero que significa assoliment en el projecte. S’utilitzen com a manera de mostrar el moviment i el progrés cap endavant i mostrar a la gent el que està passant, fins i tot si no tenen un coneixement detallat de les tasques implicades per arribar-hi. En aquest sentit, són molt útils per a la comunicació amb les parts interessades i per establir expectatives.

Quan s’utilitzarà les fites del projecte

Les marques de gestió de projectes s’utilitzen per marcar:

• Inici de les fases significatives del treball
• El final de les fases significatives del treball
• Terminis
• Quan es pren una decisió important
• Altres punts fixos en el temps que cal cridar específicament

Com feu sovint les fites en el vostre pla?

Un curs de formació pot recomanar posar fites en el vostre pla una vegada al mes.Això està bé i una bona regla general, però heu d’utilitzar el vostre judici professional. Alguns mesos poden tenir molta activitat, marcant reunions importants com a fites, les decisions que es prenen i el tancament d’una fase i l’inici d’una altra.

En altres mesos, potser us concentrareu en l'execució, amb molt poc, si és que res, que pugueu marcar una fita.

A efectes informatius, és útil crear un motiu per tenir una fita com a mínim una vegada en cada cicle de report.

Com es representen les fites a la vostra carta de Gantt

Les fites són un dels components d'un diagrama de Gantt i es mostren a la taula com a diamant. No es mostren com a tasca normal, ja que tenen una durada de zero: és a dir, no ocupen cap moment. A efectes de planificar un diagrama de Gantt, només passen.

Si no utilitzeu les gràfiques de Gantt, encara podeu utilitzar les fites. Aquí hi ha 5 alternatives a les gràfiques de Gantt: encara podeu incorporar fites al vostre pla mitjançant aquestes.

Si voleu quedar-vos organitzats personalment i el vostre programari de gestió de projectes no està completament integrat al vostre calendari, podeu copiar i enganxar les dates clau a l’agenda. Depenent de com vulgueu treballar, això us pot recordar què hauria de venir.

Com anomenar fites

Les fites haurien de tenir una descripció clara del calendari del projecte, però cap de les que implica que és una tasca. Per tant, no s’anomenarien "Acordar-vos de passar a la fase 2", però "la fase 2 comença". Si voleu reflectir l’esforç d’acord per passar a la fase 2, afegiu una tasca just abans de la fita per cobrir-la.

Les fites han de descriure el moment en què representen així:

• Fase de prova completa
• PID aprovat
• Contractació signada

Molts gestors de projectes també trien marcar les seves fites per facilitar-ne la referència. Si utilitzeu una estructura de desglossament de treball, podeu utilitzar la numeració d’aquesta. En cas contrari, val la pena utilitzar M1, M2 i així successivament per deixar clar el que es refereix. Una estructura de nomenclatura clara esdevé més important a mesura que augmenta el nombre de fites, així que penseu en com farem això si el vostre projecte transcorre diversos mesos.

Com aconseguir les fites signades fora

Les fites formen part de la vostra planificació del projecte, de manera que quan la vostra agenda estigui de base, heu de considerar les vostres fites signades.

Si necessiteu canviar les dates de les vostres fites, haureu d’utilitzar el procediment de control de canvis estàndard per fer ajustos al vostre pla. Pot ser que sigui tan fàcil com parlar amb el patrocinador del projecte i saber per què han de canviar les dates, o formalitzar com crear un nou calendari recomanat i portar-lo a un comitè de planificació que hagi ratificat.

El millor és resoldre quin serà el vostre procés de signatura de la fita, si n'hi ha cap, abans de fer-lo servir, de manera que no es perdi cap moment quan hagueu de fer un canvi.

Ús de fites per a la comunicació

Les fites són útils per a la comunicació i la informació, ja que representen els punts mínims de control del pla. En altres paraules, si vau treure totes les altres tasques, encara podria veure el que estava passant i mantenir el projecte cap endavant utilitzant només les fites.

Haureu de ser capaç d’extreure les fites i posar-les en un tauler o un informe del projecte. Haurien de contar la història del projecte amb detalls suficients per satisfer les persones a les quals esteu reportant, normalment el vostre patrocinador del projecte o un altre grup executiu, com ara el grup de direcció (o la junta de projectes). Cada mes, o bé a la freqüència d'informe que utilitzeu, podeu mostrar quines fites s'han aconseguit.

Els informes contra les fites són bastant directes i sovint es fan com a taula. Enumereu la descripció de la fita, la data en què s’havia de pagar i, a continuació, la nova data prevista. Quan s'aconsegueix la fita i es pot marcar com a completa, també afegiu aquesta data. Amb sort, serà igual a la data prevista, però els projectes no sempre funcionen així.

Una taula com aquesta fa que sigui obvi el que s'ha completat i el que està pendent. Podreu planificar la resposta a la pregunta: "Per què no hem arribat a aquesta fita?" Abans d’acostar-vos al vostre patrocinador o enviar l’informe.

Quan el pla del vostre projecte sigui molt llarg i tingueu moltes fites, us resultarà més fàcil abandonar les etapes completes de cada cicle d'informació. Informeu només sobre les fites que s’aconseguiran o finalitzin aquest mes: el proper mes traieu tot el que s’hagi completat el mes passat, de manera que no afegiu constantment la durada de l’informe dient a la gent sobre el treball que ja saben que està acabat.

Les fites són una eina de gestió de projectes realment útil per a la planificació, la programació i la informació i són fàcils d'utilitzar. Introduïu alguns dels vostres pròxims plans de projecte, seguiu-los i s’aprendran a conèixer quina freqüència funciona millor per a vosaltres.

Igual que tot amb la gestió de projectes, utilitzeu-los amb flexibilitat per proporcionar el resultat desitjat, utilitzant aquests consells i directrius per informar-vos de les vostres pròpies decisions.