Consells per millorar la reunió de la vostra empresa

Ets el planificador de la reunió mensual o periòdica d’empresa o departament? Poden ser mortal avorrit si no tens cura. Coneixes el trepant. Un munt de caps parlants s'uneixen per donar informació a la gent de l'empresa. Sí, definitivament us felicitem per haver celebrat aquesta reunió periòdica.

Els empleats necessiten la informació per alinear-se amb la direcció estratègica de l'empresa. Volen saber què passa a la companyia, especialment quan la informació toca la seva feina o l’èxit global de la companyia. Estan sincerament interessats en el que passa als diferents departaments.

Per tant, els seus empleats estan interessats, però els donen un trencament amb els caps parlants i els punts interminables del poder. Les reunions més efectives atrauen la seva atenció amb preguntes i respostes que provoquen reflexions, audiovisuals i participació. Aquests consells us donaran èxit.

El que necessiteu per a una reunió d'èxit

• Stand o taula per a altaveus
• Micròfon
• Agenda
• Ajudes visuals
• Càmera de vídeo
• Trípode
• Dispositiu de codificació
• Tecnologia de transmissió en directe

10 consells per millorar les reunions

1. Comenceu les vostres reunions, presentacions i sessions de formació amb un trencaglaç o una activitat d'escalfament. En una gran reunió o en una petita reunió, el trencaglaç pot ser una pregunta única que fa que la gent pensi i parli amb el seu veí. Com a exemple, feu una pregunta que faci que la gent pugui aixecar les mans. La durada del trencament de gel depèn de la durada de la vostra reunió, de manera que planifiqueu-ho amb prudència.
2. Diversifiqueu els vostres mètodes de presentació. Si cada orador parla amb el públic, en format de conferència, fins i tot els caps interessats aviat assenteixen el cap. Demaneu a la gent que parli en grups petits. Utilitzeu materials audiovisuals, com ara vídeos, diapositives i presentacions de PowerPoint i imatges. Si parleu d’un nou procés de pintura, mostreu als vostres empleats abans i després de les peces pintades. Passa per enquestes positives amb clients i per fer comentaris.

1. Convideu ponents convidats per a la participació i l'emoció del públic. Els vostres clients tenen molt a dir a la vostra mà d'obra sobre les seves necessitats i requisits de qualitat. Una organització de clients que col·labora amb associacions de beneficència i sense ànim de lucre ofereix ponents convidats de les organitzacions que reben les seves donacions. Els ponents de les organitzacions que els vostres empleats donen suport econòmicament són dinamita.
2. Animeu les preguntes per fer un diàleg. Demaneu a la gent que escrigui les seves preguntes abans de la reunió i durant la reunió. Permeteu-vos temps per a preguntes adreçades a cada orador. Si no podeu respondre la pregunta de forma immediata i correcta, expliqueu-li a la gent que rebrà quan tingueu la resposta correcta. Si les preguntes excedeixen el temps, planifiqueu una reunió sobre el tema.

1. Una tàctica de reunió sovint oblidada, però crucial, és demanar a cada orador que repeteixi en veu alta totes les preguntes que se li demanin. La persona que fa la pregunta sap que l’orador ha entès la pregunta. Altres persones que assisteixen a la reunió també poden escoltar i conèixer la qüestió, a més de suposar la pregunta, potser incorrectament, de la resposta del parlant.
2. Definiu els objectius de la vostra reunió periòdica. No es poden presentar tots els aspectes del negoci de la companyia en una reunió d'una hora. Per tant, decidiu els problemes importants i oportuns i feu-los el temps de reunió. Tingueu en compte també els interessos de la majoria dels assistents. Recordeu que teniu altres mètodes per comunicar informació sobre l'empresa que inclou programes com Yammer, Google Hangouts, GoToMeeting, Skype per a empreses, Flowdock, correu electrònic i missatgeria instantània. La comunicació de tota la informació estratègica de l'empresa no ha de tenir lloc en una reunió.

1. Formuleu la vostra agenda amb cura. Identificar les necessitats i els interessos de la majoria dels participants. Comenceu amb les bones notícies que faran que els assistents se sentin bé.
2. Varia l’ordre dels ponents de l’agenda cada mes. No vol que la gent s'avorreixi amb la mateixa uniformitat. Distribuïu els elements de negoci necessaris a l’ordre del dia perquè la gent no sintonitzi el final de la reunió o cregui que els elements finals són menys importants. Un article publicat fa diversos anys al "Wall Street Journal" va declarar que els directius dels Estats Units estalviarien el 80% del temps que perdien en les reunions si feien dues coses correctament. El primer sempre va ser tenir una agenda. La segona era començar a temps i acabar a temps. Vaig a afegir que heu de permetre a cada ponent el temps necessari per cobrir el tema. Manteniu-los fins al límit de temps, molt bé.

1. Organitzeu l'entorn físic perquè la gent estigui atent al contingut de la reunió.Ningú no pot seure darrere o al costat dels altaveus. Assegureu-vos que hi ha seients per a tots els assistents i, si necessiteu prendre notes, també s’ha d’escriure una superfície. Assegureu-vos que les imatges siguin visibles i que la gent pugui escoltar-la. És possible que hàgiu d’utilitzar un micròfon. Podeu passar objectes o mostres al voltant de l’habitació per veure-les. Si la mida de la vostra reunió ha esdevingut massa gran per a l’entorn físic de la vostra sala de reunions, utilitzeu la tecnologia per transmetre la reunió a diverses ubicacions de sales de conferències addicionals. Tot i que segur que podria transmetre la reunió als ordinadors portàtils de les persones, això nega l’impacte positiu de l’edificació d’equips que fomenta l’assistència amb altres empleats en diverses ubicacions de sales de conferències.

1. No subestimeu mai el poder dels aliments en una reunió. El menjar relaxa l’atmosfera, ajuda a fer que la gent se senti còmoda, ajudi a la gent a mantenir nivells d’energia positius i construeix la camaraderia de l’equip. Assegureu-vos de satisfer les diverses necessitats del vostre grup amb el menjar que serviu. Com a exemple, oferiu fruita i iogurt, a més de les rosquilles. Ofereixen gossos calents vegetarians i kosher amb els francs regulars.