Les cinc etapes d’un projecte

Mentre que algunes metodologies de projecte, com ara aproximacions àgils, comprimeixen o repeteixen les següents etapes en cicles més ràpids i iteratius, el treball de cada etapa és visible i diferent en cada projecte.

Els projectes formals segueixen un procés de cinc etapes tal com segueix

1. Iniciació: formació d’equips de projecte, lloguer de projectes i inici de sessió.
2. Planificació: finalitzar l’abast del projecte, definir l’avaluació detallada del treball, avaluar el risc, identificar les necessitats de recursos, finalitzar el programa i preparar-se per al treball real.
3. Execució: realitzar el treball real requerit per la definició i l’abast del projecte.
4. Monitor i control: la gestió realitzada, la presentació d'informes i el control dels recursos i pressupostos durant la fase d'execució.
5. Tancament del projecte: lliurament del projecte, avaluació de les lliçons apreses, ajornament de l’equip del projecte.

Flux de projectes tradicionals

Independentment de la mida del projecte, el moviment a través de les etapes és el mateix. El projecte s’inicia o es dispara amb una carta que identifica el gestor del projecte i descriu la importància del projecte.

Un cop iniciat el projecte, es mou a la fase de planificació. Aquí, els equips bàsics i de treball identifiquen la feina necessària per completar-se per aconseguir l’abast del projecte i desenvolupar estimacions i avaluacions de temps, costos, recursos i riscos.

Després de la fase de planificació, el treball comença i es produeix en un ordre definit necessari per passar de les activitats precedents o precedents a les activitats successives. Les dependències del projecte tenen un paper important en aquesta fase.

Mentre l'execució continua, el responsable del projecte i els membres de l'equip supervisen, informen i controlen el projecte global, amb èmfasi en les activitats de la ruta crítica. Aquest treball continua fins que la fase d’execució s’acaba i el projecte s’envia al client.

La fase final de tancament del projecte consisteix a acabar el lliurament, avaluar les lliçons apreses i adjuntar l'equip de projecte perquè els membres puguin passar a la seva pròxima iniciativa.

Per a projectes de desenvolupament àgil o iteratiu, la planificació i l'execució es realitzen en breus cops o esprints, i les etapes es repeteixen fins que es completi el projecte a satisfacció del client.

Iniciació

Una iniciació sòlida del projecte no només establirà el vostre projecte per a l'èxit, sinó que també establirà les bases per a totes les etapes futures. Durant la iniciació, obtindreu assignats els membres de l’equip del projecte, informeu-los dels objectius generals del projecte i demanar al client o al propietari del projecte tantes preguntes com sigui possible perquè pugueu planificar el projecte de manera eficient. També és un moment fantàstic per crear entusiasme per al projecte i recopilar detalls d’última hora que puguin influir en la planificació del projecte. Els passos addicionals inclouen:

• Anàlisi dels grups d'interès
• Assignació d'un patrocinador executiu
• Desenvolupament de documents i comunicacions
• Reunió formal de llançament

Planificació

Un cop iniciat el projecte i recopilat tota la informació rellevant, començareu a planificar el vostre projecte. La fase de planificació depèn de la mida del vostre projecte, de la quantitat d’informació que heu d’organitzar i de l’amplitud del vostre equip. El resultat de la planificació ha de ser un pla o programa clar del projecte, a partir del qual tothom seguirà les seves tasques assignades. L’ús d’un programa de planificació de projectes com Microsoft Project o Basecamp és molt útil quan planifiqueu un projecte. Si no teniu accés a un d’aquests programes, feu una cerca en línia de programari de planificació de projectes gratuït.

Tot i que és útil utilitzar un programa de planificació de projectes, no sempre és necessari. L’ús d’Excel i Word per crear el vostre pla i comunicar-lo a l’equip és igualment efectiu. Les tasques específiques en la fase de planificació inclouen:

• Crear un pla de comunicació per als diferents agents implicats.
• Desenvolupar una estructura detallada de desglossament del treball.
• Identificació del camí crític.
• Representant els recursos del pla del projecte i perfeccionant la seqüenciació del treball en funció de les dependències del projecte i de les limitacions de recursos.
• Desenvolupar un programa detallat.
• Avaluar els riscos i desenvolupar un pla de priorització i mitigació de riscos.

Execució

Ara que teniu un pla de projecte sòlid, l’equip pot començar a executar el projecte en funció de les tasques assignades. És l'escenari on tothom comença a fer el treball. Voleu iniciar el procés d’execució de forma oficial amb reunions presencials per garantir que tothom tingui el que necessiti per començar a executar la seva part del projecte. Fer que l’equip s’iniciï en el camí correcte sigui fonamental per a l’èxit d’un projecte, de manera que articuli clarament el pla d’horari i comunicacions.

Monitor i control

Mentre el projecte es troba en fase d’execució, començareu a supervisar-lo i controlar-lo per assegurar-vos que s’accelera com estava previst. Hi ha diverses maneres de controlar i controlar un projecte. Les revisions periòdiques amb líders d’equip, organitzades diàries, o reunions setmanals més formals són efectives. La informació que surt d’aquestes reunions o canals de comunicació informarà del bucle de retroalimentació i, finalment, de qualsevol nova planificació i ajustaments que siguin necessaris per al projecte. Altres activitats importants en aquesta etapa inclouen:

• Adherint-vos al vostre pla de comunicació preestablert per garantir la consciència dels interessats sobre l'estat del projecte.
• Supervisar els equips de treball i les activitats de treball al camí crític.
• Identificació d'oportunitats per millorar el rendiment de l'horari mitjançant el seguiment ràpid o la realització d'activitats en paral·lel o, si cal, fent la fallida afegint recursos.
• Supervisar els costos reals o previstos.
• En alguns casos, supervisar, calcular i informar sobre el valor obtingut per al pla del projecte.
• Supervisar i mitigar els riscos i perfeccionar el pla de riscos segons sigui necessari.

Tancament del projecte

Una vegada que tots els detalls i tasques del vostre projecte estiguin complets i aprovats pel client o el propietari del projecte; finalment podeu tancar el vostre projecte. El tancament d’un projecte és tan important com la seva iniciació, planificació i execució. Voleu documentar tota la informació del projecte i organitzar-la de manera ordenada, de manera que pugueu tornar-hi si és necessari. També és un bon moment per dur a terme un post-mortem en el projecte perquè tots els membres de l'equip puguin reflexionar sobre el que va anar bé o malament durant el projecte. També s'hauria de documentar perquè el resultat es pugui compartir amb altres membres del projecte i arxivat en una carpeta d'història del projecte.

Finalment, és important ajornar formalment l’equip del projecte, oferint comentaris i avaluacions de rendiment, tal com s’indica per la política de la vostra empresa.