Com reduir el risc de robatori de treballadors

Les estratègies de seguretat i vigilància han millorat enormement en els darrers anys a causa dels avenços tecnològics. Els equips de vigilància multiusos i les aplicacions de seguiment de tendència menys visibles són més efectives per identificar possibles llacunes al sistema de seguretat. Aquestes llacunes ofereixen oportunitats als lladres o als malversadors per obtenir accés no autoritzat a les arques i els inventaris de les empreses.

El robatori dels empleats augmenta

Segons dades de la Cambra de Comerç dels Estats Units, el 75 per cent dels empleats han admès robar als seus empresaris almenys una vegada i el 38 per cent admeten robar als empresaris almenys dues vegades. L’FBI fa referència al robatori d’empleats com a delinqüència més ràpida dels Estats Units, que costava a les empreses aproximadament el set per cent dels seus marges esperats. El problema esdevé tan terrible per a algunes empreses afectades per un robatori de treballadors que al voltant del 33 per cent es troben a la fallida a causa de pèrdues per robatori o frau.

Els informes recopilats per Statistic Brain indiquen que més del 28% de les pèrdues de negocis oscil·len entre $ 100.000 i $ 499.000, i el 25% de les pèrdues van superar els $ 1 milió. Aquestes xifres són pertorbadores perquè demostren que les pèrdues empresarials degudes al robatori dels empleats no són trivials. El valor mitjà dels diners en efectiu o dels béns robats es va situar en 75.000 dòlars.

Només el 2014, més d’1,2 milions de robatoris i empleats rebuts van quedar atrapats en aquest acte, segons un estudi realitzat per Jack L. Hayes, una empresa consultora de control de prevenció de pèrdues i inventaris. Més significativament, aquestes xifres es van generar a partir de 25 grans minoristes, el que suggereix que el problema està més estès i les pèrdues més importants si es van incloure en el mix els minoristes i els petits. Segons diversos estudis, les pèrdues derivades del robatori dels empleats van superar les pèrdues derivades del furt.

Mètodes de robatori d'empleats

El robatori dels empleats pot ser difícil de detectar perquè l’autor és un privilegiat que coneix el sistema. A més, aquests empleats tenen accés a les claus del regne per les seves posicions i la seva reputació com a jugadors d’equip fiables. Aquests són alguns dels mètodes utilitzats habitualment per robar a l'empresa.

• El personal comptable i financer pot redirigir els xecs rebuts als comptes personals. Com que mantenen els llibres, poden cobrir el robatori modificant les entrades.
• Amb l’accés al compte de xecs corporatiu, els empleats poden escriure xecs per a pagaments ficticis que es desvien en comptes personals.
• El robatori de diners en efectiu requereix una planificació, ja que els caixers han de equilibrar la caixa de caixa en tancar el torn. Poden escatimar diners en efectiu mitjançant la subcontractació del canvi als clients i mantenint la diferència. Per a les empreses sense escaneig, els empleats poden citar un preu més alt per a la mercaderia sense etiquetar i posar la butxaca a la seva butxaca.

• El robatori de mercaderies es realitza mitjançant un ús ocult de contenidors d'escombraries, sistema de reciclatge o bosses personals per sortir de mercaderies comercials. En el comerç minorista, el procés de devolució i devolució ofereix moltes possibilitats de robar a l'empresa amb o sense l'ajuda d'un tercer.
• El robatori de subministraments pot semblar mesquí, però la quantitat s’aconsegueix ràpidament quan els empleats es tornen més descarats amb el subministrament d’oficines per a ús personal.
• El robatori de nòmines es refereix al pagament del temps no ingressat i al reemborsament de les despeses que no siguin les empreses.

Entendre les motivacions darrere del robatori dels empleats

A la majoria de les empreses, els empleats són sotmesos a un rigorós procés de detecció, incloent comprovacions de antecedents, antecedents laborals i comprovacions de crèdit. El procés està dissenyat per excloure els individus inadequats del grup de sol·licitants. És segur assumir que els empleats que superen els obstacles d’ocupació estan qualificats, fiables i fiables.

En molts casos, els autors són empleats de confiança des de fa molt temps que canvien de tipus treballadors i empleats de mesos a lladres furtives que creen meticulosos plans per redirigir fons als seus comptes o ajudar-se a inventar-se. Què podria motivar a aquestes persones a arriscar-se a la seva carrera i als seus mitjans de vida per aconseguir uns quants milers de dòlars?

1. Canvis de vida dràstics: La pèrdua d’un ésser estimat a través de la mort, el divorci o la separació és un desenvolupament devastador per a qualsevol persona. Això podria reduir el flux d'ingressos de l'empleat i augmentar les despeses. Davant de les factures creixents, l’empleat pren l’oportunitat de prendre petites quantitats de diners. Sovint, creuen que poden pagar de nou sense ser capturats.
2. Viure més enllà de la seva escala de pagament: Les pèrdues més grans solen ser degudes a malversadors que volen viure més enllà dels seus mitjans. Busquen viure la bona vida, però no poden pagar els béns i les comoditats pel seu compte. Els fons robats s’utilitzen per adquirir cotxes, cases i productes de luxe cars. L'empleat pot fer vacances costoses i participar en activitats que costen més del que poden pagar.

1. Oportunitat: Els empleats poden començar a llançar quantitats insignificants perquè l’oportunitat es presenta. Els clients poden oblidar-se de reclamar el seu canvi o els comptes poden trobar una oportunitat per ajustar els llibres sense ser notats. Aprofitar aquestes oportunitats pot esdevenir formador d'hàbit i aviat espiral fora de control.
2. Addiccions: Les persones que es dediquen a un comportament compulsiu i que costen diners no són bons candidats per a llocs de treball que impliquin la gestió d’efectiu o la comptabilitat. Les obligacions poden superar fins i tot les millors intencions, i els empleats acaben canalitzant fons comercials per alimentar el joc, les drogues i altres addiccions.

1. Cobdícia: Una bona cobdícia antiga condueix els empleats de confiança a explotar les oportunitats de prendre per si mateixos el que s'ha confiat per a fins comercials. El robatori pot prendre la forma de desviament de fons o d'apropiació d'equips i altres productes per al seu propi ús.
2. Les pomes dolentes que van passar el procés de selecció: El procés de detecció d’ocupació hauria de desestimar els candidats amb antecedents penals, però de vegades alguns passaran l’examen de verificació a causa d’una investigació de fons insuficient o problemes tècnics en el processament de registres. Col·locats en una posició de confiança, és possible que aquests individus planifiquin el seu pla per robar-los de la companyia fins i tot al principi.

1. Venjança: Els canvis percebuts poden conduir els empleats a buscar retribució robant a l'empresa. Una persona que se sotmet a una promoció o una transferència lateral cap a un lloc preferit o algú que realitzi una valoració negativa massa personal pot sentir que reivindica allò que se'ls ha negat robant a l'empresa.

Estratègies defensives per minimitzar el robatori dels empleats

La millor defensa és un acostament proactiu al problema del robatori de treballadors. Els experts en seguretat suggereixen que els empresaris i els directius han de suposar que està passant o que passarà quan sorgeixi l'oportunitat. Això no vol dir tractar a tots els empleats amb sospita, ja que és la forma més ràpida d’enfonsar el moral. L'estratègia requereix una revisió integral dels sistemes per identificar les llacunes en els procediments administratius i operatius.

• Enfortir el procés de selecció prèvia a l’ocupació per identificar banderes vermelles.Les posicions que facilitin l'accés a registres financers i comptables han de ser objecte de comprovacions d'antecedents d'alt nivell, que cobreixin l'historial de crèdit i totes les trobades amb el sistema de justícia penal. Les tasques de gestió d’efectiu s’haurien de donar als empleats establerts en lloc de contractar nous contractes. Aneu amb compte amb les inconsistències del currículum vitae o les mentides descarades perquè pot ser una indicació de caràcter qüestionable.
• Establir un sistema de xecs i saldos especialment per als empleats en llocs sensibles amb accés a diners en efectiu i altres comptes financers. Implementeu un sistema d’acollida que impliqui almenys dos empleats que treballin junts en tot moment. Els procediments que demanen anul·lar les vendes i emetre les devolucions dels clients haurien de ser aprovats per un supervisor o un gerent. En el departament de comptabilitat i comptabilitat, un equip d’empleats hauria de mantenir els llibres en comptes de confiar als llibres només una persona. Sota cap circumstància s’hauria de confiar a una persona el control de tots els registres financers, que haurien d’estar subjectes a auditories no anunciades per part d’un professional de tercers.
• Utilitzeu un comptador extern per examinar els registres financers clau. Els comptes bancaris, els xecs emesos i els xecs rebuts i els llibres de comptes per a comptes per cobrar i per cobrar han de ser verificats per un tercer. Assegureu-vos que els beneficiaris siguin verificables i que les signatures dels vostres controls corporatius siguin legítimes.
• Instal·leu un sistema de videovigilància com a element dissuasori. Les persones tenen menys probabilitats de participar en un comportament deshonest si saben que estan a la càmera. Les càmeres hi són per descoratjar els comportaments de risc abans que succeeixin. La monitorització de vídeo en temps real pot ser útil en àrees d'alt risc i d'alt valor, com ara els magatzems i el pis de venda de productes de luxe.
• Establiu les rutines d’eliminació de les escombraries. Elimineu totes les possibilitats d’utilitzar el sistema d’eliminació i reciclatge per robar mercaderies per a ús personal o per a la seva revenda en altres llocs. El procés pot incloure desmuntatge i aplanament de totes les caixes i caixes, utilitzant només bosses d'escombraries clares i assegurant l'accés unidireccional als contenidors per als empleats.
• Millora la moral dels empleats. Construir confiança és un carrer de doble sentit. Conegueu els empleats, estableixin relacions i establiu relacions perquè és probable que la gent tingui menys probabilitats de cedir-se a la temptació si estan contents a la feina i es preocupen per la seva carrera.
• Obriu una línia de suggeriments per als empleats. En relació amb el suggeriment anterior, els empleats que siguin lleials a la companyia poden ajudar a limitar les pèrdues a causa del frau i el robatori, informant de manera anònima sobre les seves sospites. Assegureu-vos la confidencialitat de tots els informes i investiga cada informe a fons abans de prendre mesures.

Per processar o no processar

Les empreses petites i mitjanes són víctimes desproporcionades de malversadors i defraudadors. El seixanta-quatre per cent de les petites empreses expliquen que han estat víctimes de robatoris de treballadors, però només un 16 per cent ho denuncien a partir d'un estudi realitzat per un estudiant de doctorat en justícia penal a la Universitat de Cincinnati. Sovint, els propietaris de petites empreses no fan més que disparar a l'empleat, ja que perseguir litigis és costós, sense cap garantia que els fons robats siguin pagats. Altres empreses s’abstinguin de demandar per evitar un escrutini dels seus registres confidencials.

Quan es tracta del robatori dels empleats, la prevenció és la millor defensa. Reviseu els vostres sistemes i procediments per identificar àrees vulnerables i feu els canvis que calgui. Pot ajudar-vos a treballar amb una festa neutral amb una perspectiva nova per trobar les banderes vermelles. Quan es troben incidents de frau i robatori de treballadors, actueu de manera ràpida, decisiva i ferma. Seguiu una política de tolerància zero per protegir la vostra empresa de pèrdues importants a causa del robatori dels empleats.