Podeu millorar les taxes de participació de l’entrevista de sortida

Les entrevistes de sortida són una de les millors maneres d’obtenir comentaris reals i honestos dels empleats. El desavantatge és que es necessita temps per crear una quantitat significativa de dades de les entrevistes de sortida. Tanmateix, l'augment de la vostra taxa de participació us pot ajudar a obtenir una major quantitat d'informació que es pugui fer més ràpidament de les entrevistes de sortida.

Què es considera una bona taxa de participació per a les entrevistes de sortida?

Les investigacions mostren que la taxa de resposta mitjana de les entrevistes de sortida de paper i llapis és aproximadament del 30-35%. Això significa que una empresa amb 2.000 empleats i un percentatge de rotació del 15 per cent esperaria rebre aproximadament 100 entrevistes de sortida completes per any. A aquest nivell de participació, l’organització obté la retroalimentació de només un 5% de la població total de treballadors.

Amb només un petit esforç addicional, haureu de duplicar la taxa de resposta. El 65% o millor és un bon objectiu per a la participació en entrevistes de sortida. Podeu fer-ho amb entrevistes de sortida de paper i llapis, entrevistes de sortida en línia basades en web i entrevistes de sortida de telèfon.

Mesurar la vostra participació a l’entrevista de sortida

Per mesurar la vostra taxa de resposta, dividiu el nombre d’entrevistes de sortida completades pel nombre d’empleats de qui heu sol·licitat una entrevista de sortida. Idealment, el segon nombre hauria de ser igual al nombre total de terminacions, però per raons pràctiques, generalment no és així.

A tall d’exemple, si teniu 125 entrevistes de sortida realitzades per 300 persones a les quals heu sol·licitat completar una entrevista de sortida, la vostra taxa de participació és de 125/300, la qual cosa equival a.416 o el 41,6%.

És important assegurar-se que teniu un bon mètode per fer un seguiment d'aquest tipus de participació. Com a mínim, voleu fer un seguiment de la taxa de participació a l'inici d'un projecte de millora i després de manera periòdica.

Un escenari ideal és mantenir una mitjana que es pot fer referència regularment. Aquest número en temps real us avisa immediatament de la caiguda (o augment) de la participació dels empleats en entrevistes de sortida. Un sistema de gestió d’entrevistes de sortida en línia hauria de fer-ho automàticament.

Les grans empreses poden voler fer un seguiment de les taxes de participació per separat per a filials, grans divisions o regions geogràfiques. Les empreses de mida petita o mitjana poden beneficiar-se generalment d'una taxa de participació total per a l'organització.

Si decidiu que la vostra taxa de participació a les entrevistes de sortida podria millorar, el següent pas és analitzar el vostre procés de sortida de l'entrevista actual. Les dues àrees més importants per a la revisió són:

1. Per què els empleats trien no completar l’entrevista de sortida?
2. Hi ha problemes logístics que impedeixen que els recursos humans rebin la informació als empleats de manera oportuna i eficaç?

Empleats que no completen la seva entrevista de sortida

Alguns dels motius pels quals els empleats trien no completar les entrevistes de sortida són:

• L’entrevista de sortida és massa llarga.
• Les preguntes de l’entrevista de sortida són confuses o són personalment invasives.
• L’empleat no creu que s’hagi de llegir l’entrevista de sortida o que faci la diferència.
• L’empleat té por de les repercussions.
• El treballador està enutjat amb la companyia.
• El treballador posa en dubte o oblida.
• El procés és difícil o incòmode.

Si esteu utilitzant una enquesta d’entrevistes de sortida amb preguntes valorades, 35 a 60 preguntes són sobre la durada adequada de l’enquesta Més de 60 preguntes comencen a sentir-se llargues i incòmodes per al treballador. Si superen les 70 preguntes, haureu d'estar preparat per obtenir un nombre més elevat d'entrevistes de sortida incompletes.

Reviseu les preguntes de la vostra entrevista de sortida per simplificar-la. Poseu-vos a les sabates de l’empleat i pregunteu-vos com us donaria resposta a les preguntes. Eviteu moltes preguntes sobre l'entrevista de sortida que us demanin sentiments i emocions.

Molts empleats no estan en sintonia amb els seus sentiments (o si és que no els volen compartir amb vosaltres). És molt més fàcil per a un empleat valorar l’eficàcia d’un procés en comptes de com se sent sobre el procés.

Surt de la resposta de l'entrevista ignorada

Els empleats no completaran les entrevistes de sortida si creuen que els comentaris que proporcionen no seran llegits o seran ignorats immediatament. És important que els empleats sàpiguen que valora els seus comentaris. Quan realitzeu millores basant-vos en suggeriments de les entrevistes de sortida, no tingueu por de dir-los d'on va venir la idea.

Amb el temps, els empleats aprendran que escolten. Una vegada que es converteixi en una part de la cultura corporativa, es pot assegurar de moltes idees, suggeriments i crítiques obertes i honestes.

Repercussions d’un comentari sincer

A més, tingui clar els empleats que la retroalimentació honesta no tindrà conseqüències. Les declaracions realitzades en una entrevista de sortida no s’utilitzaran mai per evitar futurs requisits per contractar de nou.

Hi ha molts experts suposats que diuen que els empleats no siguin honestos en la forma de fer entrevistes de sortida o no completin cap. Afirmen que les empreses utilitzen aquesta informació contra els empleats. Els professionals dels recursos humans saben que això és un absurd, però, encara han de lluitar contra aquesta percepció infundada.

Retroalimentació dels empleats enutjats

Els empleats que estiguin enutjat amb la companyia poden sentir que no volen ajudar si participen en l'entrevista de sortida. Podeu animar a aquests empleats a fer front a la seva ràbia a l’entrevista de sortida. Molts d’aquests empleats enutjats estan encantats amb l’oportunitat d’escoltar la seva veu, sobretot si saben que serà escoltada per la direcció.

Un procés net i simplificat també és important. Tant si es tracta d’un web com de paper i llapis, el formulari d’entrevista de sortida s’ha de dissenyar amb un formulari d’enquestes intuïtiu i fàcil d’entendre.

Els problemes logístics són la segona àrea important de revisió en el procés d’entrevista de sortida. Hi ha enllaços generalment febles en qualsevol procés i les entrevistes de sortida no són una excepció. El vostre examen hauria d’incloure tota la cadena d'esdeveniments que comenci quan un empleat avisi i acaba quan l’empleat envia l’entrevista de sortida.

Auditeu el vostre procés d’entrevista de sortida

Podeu començar a auditar el vostre procés d’entrevista de sortida descobrint la informació següent.

• Com generalment els empleats notifiquen la seva intenció de rescindir?
• Qui és la primera persona notificada i quina notificació s’acostuma a donar?
• Qui li diu a la divisió de Recursos Humans i com? Quant de temps després que l'empleat hagi notificat que s’ha notificat l’RH? Qui en RH es notifica primer?
• Qui és el responsable d’iniciar l’entrevista de sortida? Quan es notifica aquesta (s) persona (s) de les cancel·lacions dels empleats?
• Com es comunica l'empleat de l'entrevista de sortida? Per qui? Quin mètode? Quan?
• Hi ha una propietat clara en recursos humans del procés d’entrevista de sortida? Els que participen en el procés entenen la importància i la urgència de les entrevistes de sortida?
• Què ha dit l’empleat sobre l’entrevista de sortida? De quina manera s’anima a completar l’entrevista de sortida? Els empleats són explicats més d'una vegada i en més d'una manera?
• És fàcil completar l'entrevista de sortida?
• Quan i on completarà l’entrevista de sortida? Hi ha accés fàcil als recursos necessaris?
• El treballador té privacitat amb la finalitat de completar l'entrevista de sortida si el realitzen a la feina?
• Els supervisors i els gestors són partidaris del procés d’entrevista de sortida? Té por de rebre comentaris negatius dels empleats? Voleu comptar amb supervisors temibles per enviar informació sobre la entrevista de sortida als empleats?
• És fàcil per als empleats presentar les seves entrevistes de sortida?

Reviseu cadascuna de les preguntes d'auditoria anteriors i examineu durament el procés de la vostra entrevista de sortida. Determineu què podeu fer per millorar cadascuna d’aquestes àrees. Després d’acabar la vostra revisió, podeu començar a fer millores immediatament.

Torneu a mesurar el procés de la vostra entrevista de sortida

Alguns dels canvis que realitzeu proporcionaran una millora notable de les taxes de participació molt ràpidament. Altres requeriran més temps per impregnar eficaçment la cultura de l'empresa.

Torneu a mesurar les vostres taxes de participació a tres mesos, sis mesos, nou mesos i dotze mesos. A la marca de dotze mesos, haureu d’esperar una millora espectacular en les taxes de participació de l’entrevista de sortida. Això significa que tindreu més dades que es poden utilitzar per limitar la facturació i augmentar la retenció dels empleats.

Conclusió

Podeu augmentar significativament el valor de les vostres entrevistes de sortida augmentant el nombre de treballadors que acaben de participar en el procés d’entrevista de sortida. En revisar i millorar tant el contingut com l’estructura de l’entrevista de sortida, juntament amb els vostres propis processos interns, podeu augmentar considerablement les vostres taxes de participació.

Finalment, considereu la possibilitat que una entrevista real en persona amb un membre del personal de recursos humans no només millori les vostres taxes de participació, sinó que proporcioni una millor informació. No es pot subestimar el valor de les preguntes de seguiment.

--------------------------------------------

Beth Carvin és el director general de Nobscot Corporation amb antecedents empresarials, empresarials, recursos humans, reclutament, vendes i desenvolupament de negocis.