Funcions i responsabilitats d'un líder de reunió

El líder de la reunió és l'empleat responsable de planificar, organitzar, gestionar els detalls i convidar els participants a una reunió. Són l'empleat a càrrec i responsable del progrés de la reunió. Es prenen mesures abans, durant i després de la reunió per assegurar que la reunió assoleixi els seus objectius amb èxit.

Qui lidera la reunió?

El líder de la reunió és clau perquè les reunions i els equips tinguin èxit. L’empleat que fa de líder de la reunió té una importància crítica. En algunes reunions, el líder és el cap del departament, el líder de l’equip o la persona designada per l’alta direcció per liderar una iniciativa. Aquests empleats van ser seleccionats pel seu paper de lideratge a causa de les seves habilitats percebudes com a gerent o líder.

Altres vegades, un empleat pot sorgir com el líder de forma natural. Aquests líders són empleats que altres empleats busquen i respecten. En altres ocasions, un equip pot decidir girar el paper de lideratge entre tots els membres. Això permet que tots els membres de l’equip continuï desenvolupant les seves habilitats com a líders de reunions i en la creació de reunions reeixides, en general.

Responsabilitats del líder de la reunió

A continuació es mostren les responsabilitats clau d’un líder de reunió.

• Determina l’objectiu, la tasca o l’objectiu que s’ha de complir. Sovint es tracta d’una tasca o part de la descripció de la feina del líder.
• Decideix si una reunió és el millor mètode possible per obtenir l'objectiu o l'objectiu o aconseguir el resultat desitjat. Contesteu la pregunta: cal una reunió?
• Determina qui necessita ajudar a planificar la reunió.
• Amb un equip o com a líder, decideix l’agenda de la reunió. (En les reunions en curs, aquesta tasca es realitza al final de la reunió actual).
• Determina la data, l'hora i la ubicació amb més freqüència mitjançant un calendari organitzatiu compartit.

• Posa junts la pre-feina com ara la lectura, la informació financera, la història, els minuts relacionats amb les reunions d'equips, etc.
• Convida els participants i distribueix les tasques i treballs previs, permetent el màxim de temps possible perquè els participants es preparen a la reunió.
• Assegura que la reunió té una gravadora o un minuter per documentar els procediments i els compromisos, les accions o les decisions. Nomena un cronometrador, quan sigui necessari per a la realització ordenada d'una reunió.
• Pot utilitzar un trencaglaç per escalfar els participants i crear un entorn en què els participants de la reunió es senti còmode comunicar-se entre ells i intercanviar idees i informació.

• Arriba aviat i lidera la reunió mantenint-la a la feina, a la pista i en la participació de tots els participants, de manera que cadascú sent que la seva presència era essencial en la reunió. Això garanteix la seva participació a la propera reunió
• Condiciona la reunió de la companyia perquè els participants no se sentin avorrits i avorrits. Ja sigui que utilitzeu trencaglaços, humor o exemples de diversió, cap reunió hauria de finalitzar sense riure.
• Assegura que els següents passos i elements d’acció s’assignen i es manegen.
• Difon la reunió i planeja l'agenda de la propera reunió.

• Feu un seguiment entre els participants entre les reunions per assegurar-vos que els elements d'acció estan en camí i oferir assistència i / o recursos si el voluntari té problemes.

Funcions de líder addicionals

El líder de la reunió assumeix aquestes responsabilitats, però també té funcions relacionades amb la comunicació, la presentació d'informes i el rendiment dels companys.

Tots els membres d’un equip o reunió que tinguin funcions transversals té l’obligació de mantenir informat al seu departament o funció sobre les activitats i el progrés d'una reunió o un equip en curs. També tenen la responsabilitat de buscar informació dels companys de feina que no formin part de l'equip o de la reunió. No tots els empleats poden assistir a totes les reunions.

El líder té la responsabilitat addicional de mantenir els directius implicats i informats mitjançant una comunicació eficaç i comentaris. Construir la propietat dels empleats fora de l’equip o la reunió, especialment els líders d’organitzacions, garanteix que l’equip o la reunió tingui èxit en desenvolupar, implementar i integrar les seves solucions o idees.

Si un participant de la reunió està actuant ineficientment a la reunió, el líder té la responsabilitat de corregir el comportament mitjançant tècniques efectives de líder de reunions durant la reunió i un entrenament efectiu fora de la reunió. Un participant de la reunió que monopolitzi la reunió amb les seves opinions o critica a altres membres per les seves ha de ser corregit abans que l'individu saboteixi l'èxit de la reunió.

Aquestes accions són necessàries fins que els participants de la reunió arribin a un nivell de confort i maduresa que els permeti ajudar el líder en provar-se com a esdeveniments ineficaços que es desenvolupen i els membres disfuncionals interrompen el progrés.

Un líder de reunió eficaç no garanteix que un projecte o un equip realitzi un èxit, però ell o ella són un factor clau quan els projectes, departaments, reunions o equips tenen èxit.

Els minuts de les reunions són un contribuent efectiu a reunions satisfactòries quan els minuts s’escriuen i es distribueixen de manera adequada.