9 Reunió d’habilitats per a gestors

Les reunions poden ser oportunitats per compartir idees, discutir els reptes i definir els plans d’acció, o poden acabar com a pèrdues de temps improductius. Malauradament, els gestors solen ser els principals contribuents a complir la disfunció del procés.

A continuació, es mostren idees per als directius de tots els nivells per reforçar les seves habilitats de facilitació de reunions en suport de millorar la productivitat de les reunions.

On els directius van malament amb les reunions

Molts directius pensen que saben com "executar" una reunió. Fixen l’agenda, fan totes les converses i prenen totes les decisions. Tot i que això pot resultar fàcil i eficaç per als directius, sovint és una pèrdua de temps de les persones i no toca el potencial creatiu de l’equip. De fet, té l'efecte contrari, ja que els empleats tendeixen a retirar-se i es diferencien del gerent que vol fer-se càrrec.

Hi ha molts motius pels quals els gestors no impliquen més els seus empleats a les reunions, incloent:

• Por de deixar anar
• La falsa creença que, a causa de la seva responsabilitat, han de proporcionar totes les respostes
• Manca de confiança en les habilitats o habilitats per resoldre problemes dels seus empleats
• Manca d’habilitats de facilitació

Mentre que els tres primers elements són comportaments dels gestors pobres, l’últim, habilitats de facilitació, es pot aprendre i reforçar amb la pràctica.

Reforçar les seves habilitats de facilitació de reunions

Per definició, els mitjans que faciliten " Fer més fàcil o menys difícil; ajuda endavant. ”Perquè un gestor faciliti una reunió (en lloc de executar-la), necessiten estar disposats a deixar de banda el seu poder i estar oberts a diferents resultats i enfocaments.

La facilitació adequada de les reunions implica aconseguir que tothom participi en la identificació i resolució de problemes. Els equips gairebé sempre desenvoluparan solucions millors i més creatives que qualsevol gestor que pugui i serà més probable que recolzés l’implementació de les solucions.

Aquí hi ha nou competències necessàries per facilitar una reunió, totes les quals es poden aprendre i millorar amb la pràctica:

1. Planificació d’agenda. Una reunió de col·laboració comença amb la planificació de l’agenda. Seleccionant temes que conviden a la participació, és a dir, un problema que cal resoldre és molt més atractiu que els "informatius". No obstant això, cal assignar un temps suficient per permetre la implicació del grup.
2. Ambient i clima. La logística importa! Quan la gent no està còmoda, no es pot veure, no pot escoltar, o té gana, els resultats de les reunions patiran. Apreneu a utilitzar la logística com a forma d'afavorir una gran participació i eliminar les barreres.

1. Fent preguntes. Les grans preguntes estimulen una gran discussió. L’article "70 preguntes d’entrenament impressionant que utilitza el model GROW" ofereix alguns programes destacats de discussió.
2. Escolta activa. Quan un gestor parafrasiona, comprova si hi ha comprensió i fa preguntes de seguiment, fomenta més participació i fa que la discussió flueixi.
3. Pluja d'idees. La majoria de la gent pensa que ja saben com fer una pluja d'idees. No obstant això, normalment no ho fan. En massa escenaris, l’eficàcia de la pluja d’interrogació es redueix a causa d’una mala gestió de processos, fortes pressions socials o polítiques i una mala facilitat de facilitació. Moltes persones mai no han experimentat realment el poder d’una sessió de brainstorming ben executada.

1. Habilitats de consens. El consens no significa que tothom hagi d’acord amb una decisió. Significa que tothom ha tingut l'oportunitat de compartir les seves perspectives i proposar idees. La facilitació adequada guiarà el grup des de l’intercanvi d’idees fins al desenvolupament d’una decisió efectiva. Arribar a un consens pren més temps, però normalment guanyarà més diners del grup. No obstant això, recordeu que el consens no és l'objectiu final. Una decisió eficaç per al problema actual és el problema més important. Per obtenir més informació sobre com dirigir un equip a través d'un procés de presa de decisions per consens, consulteu Un marc de decisió de consens en sis passos.

1. La resolució de conflictes. Sempre que hi hagi moltes persones implicades en la solució d’un problema, el conflicte és inevitable. De fet, els investigadors de l'equip consideren que els conflictes sobre la tasca o el problema formen part del procés per a la presa de decisions efectives. Un gerent ha d'aprendre a aprofitar el poder del conflicte de manera positiva.
2. Habilitats de comunicació no verbal. Mentre que els investigadors argumenten sobre els percentatges exactes, la majoria estarien d'acord que més del 50 per cent de la comunicació no és verbal. Un gestor ha de ser capaç de llegir el to i el llenguatge corporal del grup per avaluar el seu nivell de compromís, sinceritat i compromís.

1. Gravació. La facilitació dels grups hàbils consisteix a saber quan es pot recórrer a un rotafolio o a la pissarra blanca per capturar el que diu la gent. Fer això fa que la gent se senti com les seves idees s’escolten i es valoren, i serveix com a valuós registre que s’utilitzarà per a la planificació de l’acció i el seguiment.

La línia de fons

El temps és un actiu preciós en la vida i en el treball. Procureu-vos gestionar reunions per aconseguir una eficiència i eficàcia òptimes. Aprendre, practicar i aplicar les nou habilitats de facilitació identificades anteriorment és un gran lloc per començar.