Directrius professionals de redacció de lletres i correu electrònic

Totes les lletres ben escrites inclouen diverses seccions. La informació que incloeu a cada secció i el format general depèn de si esteu enviant una carta escrita o un missatge de correu electrònic.

És imprescindible que conegueu les diferents parts d’una carta i allò que hauria d’enumerar en cadascuna d’elles. També heu de saber com dirigir i signar les comunicacions escrites i per correu electrònic. Les diferents parts d’una lletra són les següents:

Informació de contacte
Salutació (salutació)
Cos de lletra
Tancament
Signatura

Informació de contacte

La manera d’incloure la vostra informació de contacte serà diferent en funció de l’enviament de la vostra carta. En un missatge de correu electrònic, la vostra informació de contacte es farà al final del missatge, mentre que en una carta escrita, la vostra informació de contacte es troba a la part superior de la pàgina. A continuació, s’explica el que heu d’incloure a la vostra secció d’informació de contacte, a més de mostres tant per a les cartes escrites com per a correus electrònics.

Salutació

La salutació és la secció de salutació de la vostra carta amb alguna cosa com "Benvolgut senyor Peterson" o "A qui li interessi". Aquí teniu una llista amb exemples de salutació de cartes que funcionen bé per a la correspondència professional.

Cos de lletra

El cos de la vostra carta inclourà diversos paràgrafs. El primer paràgraf hauria d’incloure una introducció i una breu explicació de la vostra raó per escriure. El segon paràgraf (i els paràgrafs següents) hauria d’explicar les vostres raons per escriure. L’últim paràgraf hauria de sol·licitar una acció del lector, si esteu demanant alguna cosa, o bé indiqueu com farà el seguiment. Assegureu-vos de deixar clar el propòsit de la vostra carta. El lector haurà de saber què us demana i com poden ajudar-vos.

O bé, si oferiu serveis o assistència, assegureu-vos que és clar què podeu proporcionar.

Tancament

Es tanca una lletra amb un terme com "Salutacions" o "Sincerament", seguit d’una coma i, a continuació, la signatura si envieu una lletra escrita. Si envieu un missatge de correu electrònic, simplement escriviu el vostre nom després del tancament. A continuació, es mostra una llista d’exemples de tancament de lletres que són adequats per a la correspondència relacionada amb empreses i llocs de treball.

Signatura

El toc final de la vostra carta és la vostra signatura que, en un missatge de correu electrònic, inclourà la vostra informació de contacte. A continuació, s’explica com signar una carta i com configurar i signar per correu electrònic.

Com dirigir una carta

És important dirigir-se a la persona que esteu escrivint formalment, llevat que els conegueu molt bé. A continuació, s’explica com dirigir una carta que inclou informació genèrica que podeu utilitzar si no teniu cap persona de contacte a l’empresa.

Formatar la vostra correspondència

Ara que teniu tota la informació que necessiteu incloure al vostre missatge, reviseu el format estàndard que s’utilitzarà per a cartes i missatges de correu electrònic.

Directrius d’escriptura de cartes

El següent pas és polir la vostra carta. Hi hauria d’espai suficient entre els paràgrafs i la part superior i inferior de la pàgina. També voleu seleccionar un format i una mida de font llegibles, professionals. El que dieu dependrà de la raó per la qual escriviu, així que assegureu-vos d'adaptar la vostra carta a la vostra situació personal i professional. A continuació, trobareu guies pas a pas per escriure una varietat de diferents tipus de lletres, incloent-hi marges de pàgina, tipus de lletra, espais i detalls de què incloure, juntament amb exemples de cadascun d'ells:

Com escriure una carta de negocis
Com escriure una carta de presentació
Com escriure una carta de sol·licitud de feina
Com escriure una carta de referència
Com escriure una carta de renúncia
Com escriure una carta de gràcies
Directrius de missatges i invitacions de LinkedIn
Directrius de missatges de correu electrònic professionals

Exemples i plantilles

L’ús d’una plantilla és una excel·lent manera d’iniciar la vostra pròpia carta o missatge de correu electrònic perquè esteu començant amb el format bàsic. Simplement introduïu la vostra informació a la secció corresponent de la carta.

La consulta d’exemples també és útil, ja que obtindreu idees sobre què es pot dir a la vostra correspondència.

Mostres de lletres:Reviseu aquestes mostres de cartes escrites, incloent cartes comercials, cartes de presentació, cartes d’entrevistes de gràcies, cartes de seguiment, cartes d’acceptació i rebuig de treballs, cartes de renúncia, cartes d’avaluació, cartes comercials i més mostres de lletres i plantilles.
Exemples de missatges de correu electrònic:Aquests exemples de correu electrònic inclouen exemples d'ocupació, recerca de feina i missatges de correu electrònic de negocis, a més de plantilles de correu electrònic, exemples de missatges formatats i línia d'assumpte, a més de salutacions i exemples de signatures.

Correcció i correcció ortogràfica

Finalment, abans d’imprimir o carregar la vostra carta o enviar el vostre missatge de correu electrònic, verificació ortogràfica, comprovació de gramàtica i revisar-lo.

Un consell per assegurar-vos que no hi ha errors és llegir-lo en veu alta. És possible que noteu errors només en llegir.