Com donar comentaris als empleats defensius

El feedback és una de les eines més potents en el conjunt d'eines del gestor per enfortir el rendiment del lloc de treball.

• La retroalimentació positiva es centra en identificar i reforçar els comportaments que promouen un alt rendiment.
• El feedback constructiu, sovint referenciat com a feedback negatiu, se centra en identificar i promoure el canvi de comportaments que perjudiquen l'alt rendiment.

La retroalimentació efectiva és específica del comportament (ja sigui negatiu o positiu) i es lliura tan a prop com sigui possible. Mentre que els professionals motivats agraeixen tant la retroalimentació positiva com la constructiva, els gerents solen ser incòmodes a l'hora de lliurar-lo, especialment qualsevol cosa considerada negativa. A les enquestes i estudis d'investigació, els gestors que lluiten per oferir comentaris constructius es preocupen que no els agradin ni temen crear un incident oferint crítiques.

Seguint i practicant els suggeriments descrits, el gestor pot treure la por de fer comentaris negatius i convertir la conversa en un esdeveniment constructiu.

10 consells per ajudar-vos a fer comentaris negatius

1. Controleu les vostres emocions. No voleu criticar les accions d’altres persones quan esteu enfadats o molestos. Si els ànims estan calents, tingueu temps per deixar que les coses es refredi. Tot i que es proporciona un feedback eficaç i constructiu el més proper possible a l’incident observat, si la situació s’escalfa, està bé programar una reunió per al dia següent.
2. No proporcioneu comentaris negatius davant del membre de l’equips. Troba un lloc privat. Realitzeu la reunió a la vostra oficina o planifiqueu una sala de conferències per a la vostra discussió.

1. Centreu-vos en el comportament observat, no a la persona. Recordeu que l'objectiu de la retroalimentació constructiva és eliminar conductes que perjudiquin el rendiment elevat. Si l'individu percep que està sent atacat personalment, es tornaran a defensar ràpidament i es perdrà l’oportunitat d’un debat significatiu.
2. Sigues específic. Un feedback eficaç és específic. Suggeriment, "John, segur que t'has arrossegat" pot ser cert, però no diu a John el que va fer malament. El mateix passa amb dir-li a Mary que arriba tard a treballar massa sovint. En el seu lloc, descriviu el comportament molt específic i identifiqueu les implicacions empresarials del comportament. Per exemple: "Mary, quan arribeu tard al vostre torn, ens obliga a superar algú del canvi anterior. Això ens obliga a pagar hores extraordinàries; molesta el vostre company i pot reduir la qualitat si no entén la vostra feina específica. ho entens?"

1. Sigues oportú. Si alguna vegada heu rebut una llarga llista de comentaris de comentaris negatius sobre una revisió anual del rendiment, enteneu com no val la pena aquesta entrada molt de temps després. La retroalimentació de tots els tipus s'ha de donar tan aviat com sigui possible després de l’esdeveniment.
2. Quedar tranquil. Independentment de la seva molèstia, mai no paga la pena perdre el control de les vostres emocions. Com es va esmentar anteriorment, si necessiteu temps per recollir les vostres emocions, demoreu la discussió unes quantes hores o com a màxim un dia. Recordeu-vos que la intenció dels comentaris és promoure la millora i abordar la discussió amb aquesta actitud positiva.

1. Reafirma la teva fe en la persona. Reforça el pas tres, però aquí els dius que encara tens fe en ells com a persona i en les seves capacitats; és només el seu rendiment que voleu que canviïn. Digueu-vos alguna cosa com "sigueu un bon representant del servei d'atenció al client, així que estic segur que veieu la necessitat de ser més pacient amb els clients".
2. Deixa de parlar i convida l’altra part a participar. Després d'haver-li dit a la persona quines accions recents i específiques van ser inadequades, i per què, deixeu de parlar. Doneu a l'altra persona l'oportunitat de respondre a les vostres declaracions i fer preguntes aclaridores.

1. Definiu i accepteu un pla d'acció mútuament acceptable. Acordeu sobre el rendiment futur adequat per a l'empleat. Si hi ha coses específiques que ha de començar a fer o ha de deixar de fer, assegureu-vos que estiguin clarament identificades. Si hi ha alguna cosa que necessiteu fer, potser una formació addicional per al treballador, també hi esteu d'acord.
2. Establiu un temps de seguiment.Establir una data i hora clars per revisar les accions i la millora és una part important del procés de retroalimentació. Estableix la rendició de comptes i millora la probabilitat de millora del rendiment.

I recordeu, després d'haver lliurat els comentaris constructius i que heu acordat una resolució i un pla de seguiment, seguiu el treball. No porteu mala voluntat cap a l'empleat perquè han comès un error. No us passeu per sobre per por que puguin cometre un altre error. Superviseu el rendiment a mesura que ho feu a tots els empleats, però no us obsessioneu.