Consells sobre gestió de pressupostos per a nous directius

És probable que quan algú sigui promogut per la seva primera funció de gestió, serà la primera vegada que gestionen un pressupost del departament.

La majoria dels nous gestors reben poca o cap formació formal sobre com desenvolupar una previsió pressupostària, fer un seguiment de les seves despeses o com fer ajustaments a mig any. Sovint se'ls lliura un full de càlcul o un informe del seu gerent, o del departament de finances, i s'espera que sàpiga com fer-ho, o aprenen per proves i errors.

Mentre que "assaig i error" pot ser una manera eficaç d'aprendre una nova habilitat, seria millor que un nou gerent no hagués de fer massa errors. Aquí teniu alguns consells.

Inverteixi el temps per aprendre des del començament

No hi ha millor moment per fer preguntes "estúpides" que quan sou noves i no ho heu fet mai. És millor demanar i dedicar el temps a l’aprenentatge inicial, en lloc d’esperar fins que algú ha de senyalar els seus errors. Demaneu temps al vostre gerent (o predecessor si podeu) per revisar la filosofia subjacent, els objectius generals, el format i cada línia de comanda. Si la vostra organització té una persona financera, demaneu-li que també hi passi temps amb vosaltres. La majoria estarà afalagada i disposada a compartir la seva experiència.

Al capdavall, si poden entrenar-te com fer les coses de conformitat amb les seves especificacions per endavant, no tindràs cap mal de cap més endavant.

Feu un curs "Finances i pressupostos per a gestors no financers"

Consulteu les escoles de negocis de la vostra universitat local a "Executive Education". La majoria de les escoles de negocis ofereixen cursos d'un o tres dies sense crèdit. Durant o després del curs, prengui el temps per revisar l’informe anual de la seva empresa i entendre les diferents ràtios i informes financers.

Gestioneu els pressupostos del vostre departament, com és el vostre propi negoci

Quan treballem per a organitzacions grans, solem tractar els diners de "l'empresa" com creix als arbres. No és així, i ara és el vostre treball com a gerent prendre la propietat personal dels recursos del vostre departament.

Sigues un jugador d'equip

Si és possible, reviseu el pressupost del vostre gestor. Tot i que és important que tingueu la propietat del vostre pressupost, la vostra unitat forma part d’una entitat més gran. Demaneu-li al vostre gerent que us mostri on s’adapti el vostre pressupost i admet el panorama general, així com les interdependències amb els vostres companys. Hi pot haver moments en què un altre departament necessita diners per a objectius que siguin més prioritaris que els vostres. No esperis a que t'ho demanin o t'ho treus, fes-ho de manera proactiva i ofereix ajuda al teu gerent de companys. Es veurà estratègic i col·laboratiu.

No juguis a Jocs estúpids

El fet que "tothom ho faci" no significa que no sigui estúpid ni dolent per a l'empresa. Un exemple d’un joc de pressupost típic estúpid que juguen els directius és "usar-lo o perdre-ho". És quan s’acosta a finals d’any i el vostre pressupost s’apropa a la vostra previsió. En anys anteriors, quan no esteu inclosos, el pressupost del vostre pròxim any es va fixar en funció de l’any actual. Per tant, per no reduir el pressupost, feu una compra: compreu coses que no necessiteu o estalvieu per si ho necessiteu.

Seguiu les vostres despeses mensuals i feu les correccions proactives

No assumeixis que "algú" et dirà quan acabes el pressupost. De fet, fins i tot haureu de demanar informes mensuals o fer-ne un seguiment. No espereu fins al final de l’any, quan sigui una sorpresa (a vosaltres i al vostre cap). Aleshores, és massa tard per investigar i fer correccions. Sigues responsable, mesura't i informa de manera proactiva al teu gestor.

Sigui transparent i participeu al vostre equip

Compartiu el vostre pressupost amb el vostre equip, potser fins i tot implicant-los en la configuració de la previsió. Implicar el vostre equip i ajudar-los a entendre el procés de pressupostació, crea una sensació de propietat compartida i anima els vostres empleats a trobar maneres creatives de gestionar les despeses.

Sigues estratègic

No preneu els efectes reals de l’any passat i afegiu un deu per cent a la previsió de l’any següent. Comenceu amb el desenvolupament d’una estratègia i objectius i, a continuació, determineu els recursos necessaris per aconseguir aquests objectius. Si necessiteu més de l’any passat, prepareu un cas empresarial per justificar la vostra sol·licitud de finançament addicional.

No exageri

Mentre que la gestió del pressupost és un paper important per a un directiu, no perdis mai de vista els actius més importants: la vostra gent! Assegureu-vos que esteu gastant almenys cinc vegades la quantitat de temps que desenvolupeu el vostre equip i que us estalvieu números.