Com escriure una carta de negocis

Necessiteu escriure una carta comercial? No esteu segur del millor disseny que voleu utilitzar o què incloure a la vostra carta? És important que totes les cartes comercials que escriviu tinguin un format adequat i que siguin professionals.

Quan escriviu a possibles ocupadors, col·legues, connexions professionals i empresarials, el disseny de la vostra carta és gairebé tan important com el que esteu escrivint.

Si la lletra no està formatada correctament, no té prou espai entre paràgrafs i utilitza un estil o una mida de lletra no tradicional, pot reflectir-se malament.

Directrius per a l'escriptura de cartes comercials

A continuació, es detallen les directrius per escriure una carta comercial, de manera que tota la vostra correspondència fa la millor impressió.

Marges

Els marges de les cartes comercials haurien de ser d’1 "al voltant d’aquest. Això us donarà un aspecte ordenat a la vostra carta professional. Alinea el text a l’esquerra; així s’alinea la majoria dels documents, de manera que la vostra carta sigui llegible.

Espaiat de lletres

Deixar espai a la vostra carta crea un aspecte clar, ordenat i fàcil de llegir que el lector apreciarà. La vostra lletra hauria d'estar en format de bloc: la lletra sencera s'hauria de alinear a l'esquerra i espaiat únicament, excepte un doble espai entre paràgrafs.

Mida de la font

La mida de lletra tradicional per a una carta professional és la 12. La font ha de ser Times New Roman o Arial. Tanmateix, si utilitzeu capçalera amb capçalera, el paper amb capçalera pot tenir diferents tipus de lletra i estil.

Estil de font

No hi ha necessitat d’utilitzar diferents estils dins d’una carta professional. Utilitzeu un tipus de lletra uniforme (lletra d’impressió de llibres, com ara Times New Roman o Arial) i eviteu subratllar, en cursiva o en negreta. Tanmateix, si utilitzeu capçalera amb capçalera, el paper amb capçalera pot tenir un estil de lletra diferent.

Text de lletra

El text de la carta de negocis ha de ser net i llegible. Eviteu escriure la vostra carta en un bloc de text gran. Rompeu el text en diversos paràgrafs concrets. Aquests paràgrafs s'han d’alinear a l’esquerra; això permet una lectura més fàcil. Quan hagueu completat la vostra carta, demaneu a algú que el llegeixi. Feu-los mirar breument a la carta. Hi ha massa text a la pàgina? És fàcil veure els diferents paràgrafs?

Informació de contacte

La primera secció de la vostra carta ha d’incloure també la vostra informació de contacte i la informació de contacte de la persona que esteu escrivint. També cal incloure la data que escriviu a la part superior de la vostra carta.

Salutació de lletres

Llevat que conegueu bé el lector i, generalment, els feu referència pel seu nom, heu d’incloure el títol personal i el nom complet de la persona a la salutació (és a dir, "Benvolgut senyor James Franklin"). Si no esteu segurs del nom del lector, inclogueu el seu títol (és a dir, "Benvolgut executiu de màrqueting"). Si no esteu segurs del sexe del lector, simplement indiqueu el nom complet i eviteu el títol personal (és a dir, "Estimat Jamie Smith"). Si no esteu segurs del sexe, el nom i el títol del lector, només cal que escriviu "A qui li interessi". Deixeu una línia en blanc després de la salutació.

Paràgrafs de lletres

Els paràgrafs de lletres professionals han de ser relativament concisos. El primer paràgraf pot incloure una breu obertura amistosa i una explicació concisa de la vostra raó per escriure. El segon paràgraf (i els paràgrafs posteriors) han d’ampliar el motiu d’escriptura. El darrer paràgraf hauria de reafirmar el motiu d’escriptura i, si escau, indicar el vostre pla d’acció (o demanar algun tipus d’acció al lector).

Tancament

Quan escriviu una carta de negocis o un missatge de correu electrònic, és important tancar la vostra carta de manera professional, de manera que està completament escrita i professional.

Signatura

Quan envieu una carta en paper, finalitzeu la lletra amb la vostra signatura, manuscrita, seguida del nom escrit. Si es tracta d’un correu electrònic, només heu d’incloure el vostre nom escrit.

Finalment, no us oblideu de comprovar l’ortografia i revisar la vostra carta abans d’enviar-la. De nou, demaneu a un membre de la família, amic o company de feina que el revisi. Sempre és bo que un altre parell d’ulls mireu perquè és difícil captar els nostres propis errors.

Format de carta de negocis

Reviseu una carta comercial formatada amb informació sobre què incloure en cada secció de la vostra carta.

Mostra de cartes comercials

Nom cognom

La teva direcció

La vostra ciutat, codi postal estatal

El seu número de telèfon

El teu email

Data

Nom de contacte

Títol

Nom de la companyia

adreça

Ciutat, Codi Postal de l'Estat

Benvolguts senyors / senyors. Cognom:

Escric per convidar-te a una sessió de networking que estem configurant per als nostres estudiants de postgrau en informàtica aquí a la Universitat de Hazelwood. Ens estem centrant en empreses de TI i creiem que la vostra empresa seria perfecta. Sempre està ben atès i és una manera excel·lent d’omplir qualsevol lloc que tingueu obert.

L’esdeveniment està previst per al 30 d’abril d’1 a 5 de la tarda al Holland Hall Student Center. Si esteu interessats, aviseu-me i puc reservar un lloc per a vostè o el vostre gerent de contractació. No dubteu a enviar-nos un correu electrònic a [email protected] o trucar-me al 555-555-5555 si teniu alguna pregunta o desitgeu més informació.

Gràcies.

Signatura manuscrita (per a una carta en paper)

El vostre nom escrit

Més exemples

Reviseu exemples de cartes de negocis per a una gran varietat de correspondències empresarials, professionals i relacionades amb l'ocupació, incloent-hi mostres i plantilles de missatges de carta i de correu electrònic.