Com desenvolupar un pla de subcontractació

Moltes de les discussions sobre la subcontractació als mitjans de comunicació el fan semblar complex, però és bastant senzill. Fins i tot a les nostres cases, "externalitzem" moltes tasques: cuinar, mantenir la gespa i la cura dels nens, per nomenar alguns. Quan no tenim el temps, l’enfocament ni les habilitats per fer la feina nosaltres mateixos, busquem algú que pugui i qui faci la feina per un preu que puguem pagar. Les empreses funcionen de la mateixa manera, tot i que les seves decisions poden implicar més factors i responsables de la presa de decisions.

Procés de desenvolupament

Però a mesura que les famílies prenen decisions diferents, les empreses poden prendre decisions sorprenentment diferents sobre la subcontractació.No hi ha cap plantilla que funcioni per a totes les empreses, però hi ha un procés que totes les empreses han de considerar:

Realització

En el passat, moltes empreses no sabien fins a quin punt era la subcontractació. Avui en dia, saben sobre la subcontractació, però poden no adonar-se de quants programes de subcontractació (i de tipus extern) ja funcionen: centres de còpia, sales de correu, gestió d'instal·lacions, TI i fins i tot parts d'un departament legal corporatiu. És possible que la subcontractació no resolgui tots els problemes, però aprendre sobre la generació anterior de contractes identificarà nous projectes i proporcionarà informació útil.

Configuració de l’objectiu

Per tenir èxit en la creació d’un programa d’outsourcing, heu de definir objectius específics, com ara reduir el cost global de l’empresa en un cinc per cent, concentrar-vos en l’eficiència per a una única ubicació o només mirar les funcions realitzades en una unitat de negoci. Els objectius no necessiten detalls enormes. A mesura que augmenti l’experiència d’externalització, les definicions canviaran.

Participació

Necessiteu participants de moltes àrees d’experts per aportar informació al pla, verificar suposicions i proporcionar un judici expert. Quan es passa d'un pla general a projectes específics, repetirà aquest procés i crearà subgrups amb coneixements encara més específics.

Identificació

Ara que teniu metes i experts per identificar i interpretar informació, és hora d’identificar projectes específics per al vostre programa de subcontractació. Cada empresa desenvolupa diferents criteris i està impulsada per la cultura tant com per anàlisi financera o operativa, però hi ha criteris comuns que heu de mirar:

• Decisions anteriors: La vostra empresa probablement va prendre decisions anteriors sobre l’ús de persones que no treballaven, com ara treballadors temporals o contractes de serveis. Col·laboreu amb Procurement i el vostre PMO (Project Management Office) per obtenir més informació. Vegeu com es van abordar els problemes d’aquesta llista i es van compilar les lliçons apreses.
• Experiència: Esteu realitzant funcions o produint productes sense experiència suficient o teniu problemes per mantenir els gerents? La gestió actual té un pla per fer front a aquests problemes? Si no, això podria ser un bon projecte de subcontractació.

• Qualitat: Fins i tot si una funció té persones amb habilitats i gestors experimentats, potser no obtindreu el nivell de servei que necessiteu. El gerent realitza enquestes amb els clients? Què diuen els clients sobre productes o serveis? Una bretxa de qualitat o la manca d’interès pel servei al client és una altra bandera per a la subcontractació.
• Cost: Un servei de qualitat excepcional no és necessàriament un bon valor. Com es comparen els seus costos amb els competidors? La funció produeix informes mensuals: costos unitaris, cost operatiu, tendències de costos plurianuals? Si aquesta funció no pot produir aquests informes, un servei subcontractat pot proporcionar una major transparència a les vostres operacions.

• Escala: Quan examineu tota la vostra empresa, farreu molts descobriments inesperats. Mantindre la concentració! Un gran projecte és un candidat millor per a la subcontractació que diversos projectes més petits. Aquest únic gran projecte requerirà molt menys recursos administratius i de gestió. Manteniu una llista completa, però només seleccioneu candidats que tinguin un gran impacte en la vostra primera onada de projectes.
• Seguretat: Ara teniu una bona idea dels possibles projectes. És hora de filtrar-los segons els estàndards de seguretat. La seguretat és un tema complex i controvertit. Diferents estàndards s'apliquen a diferents indústries, i algunes empreses tenen més consciència de seguretat que els seus competidors. Comprendre els estàndards interns i de la indústria i limitar els projectes de subcontractació en conseqüència. Inclouen serveis legals, informàtics, de seguretat corporativa, de compliment (si s'aplica) i de "risc" en els vostres debats.

• Priorització: Cada ítem anterior (i potser altres característiques) ha de ser puntuat i, a continuació, se li assignarà a cada projecte un "valor de subcontractació". Sens dubte, hi haurà molt debat sobre quines característiques són les més importants, si les seves puntuacions són exactes i si cal tenir en compte altres característiques. No us sorprengui si aquest procés dura mesos o fins i tot anys.
• Comunicació: Quan hagueu prioritzat els projectes potencials, heu tingut moltes reunions i heu parlat amb molta gent. Espereu que aquests debats siguin informació pública als departaments que heu dirigit a l’outsourcing. Assumiu sempre que aquestes discussions arribaran a la vostra població empleada, sovint en temps real. Les comunicacions corporatives pensades amb cura han d'estar preparades i preparades. Mai deixeu que els rumors es converteixin en una millor font d'informació que els fets.

Executar

Al final d'aquest procés, tindreu el vostre pla de subcontractació inicial. Hi ha molts més passos a mesura que executeu aquest pla: confirmació de dades, creació de subcomissions per a projectes específics, identificació de proveïdors, execució de pilots, adjudicació de contractes, etc. Tanmateix, el desenvolupament del vostre pla us proporciona els primers i importants passos.