Política d’accés a fitxers de personal i enllaços a mostres

Tots els departaments de recursos humans mantenen registres extensos. La llei requereix que els recursos humans siguin molts d’ells durant determinats períodes de temps. Els empleats són perfectament conscients que existeixen aquests registres (i alguns tenen la impressió que el fitxer els segueix d’empresa a empresa, cosa que no és veritat).

Com que els empleats saben que existeixen aquests registres, els voldran veure de tant en tant per veure què conté el fitxer.

En decidir com proporcionar un empleat (i l'accés dels antics empleats), tingueu en compte les lleis que s'apliquen a la vostra empresa. Molts estats disposen de lleis que requereixen que una empresa posi a la disposició dels empleats actuals i anteriors parts específiques del fitxer. Consulteu amb el vostre advocat de feina per assegurar-vos que la vostra pòlissa compleix totes les lleis.

La llei federal, per exemple, requereix que els registres relacionats amb la Llei de nord-americans amb discapacitats siguin separats dels registres de personal. Si la vostra empresa està subjecta a HIPAA, assegureu-vos que la vostra documentació mèdica també compleix amb això.

És possible que tingueu una gran quantitat de marge de maniobra en allò que permeteu als empleats veure en el seu fitxer. Però tingueu en compte que, fins i tot, si determineu que un empleat no pot tenir accés a determinada informació, com ara les revisions de referència, que en el cas d’una demanda, aquesta informació es pot descobrir.

Per tant, demaneu al vostre personal que registri les coses amb precisió i que segueixi la llei en tot moment. Els registres dels empleats no són el lloc per a acudits interns ni comentaris interiors. Aquests no passen bé en un tribunal de justícia.

Com a regla general, tenir un controlador de portes als registres garanteix que els procediments s’acompleixen i són coherents. No voleu un gestor de recursos humans que permeti que la gent torni als seus registres als altres, mentre que un altre rebutja l'accés.

Exigir que tothom pugui passar per una sola font ajuda a mantenir les coses coherents i legals. Les lleis relatives als registres i la retenció de registres i l'accés són difícils. Assegureu-vos que esteu actualitzats.

La política següent és un bon començament per a la vostra empresa, però tingueu en compte que les vostres lleis estatals i locals poden variar.

Mostra la política d'accés als registres dels empleats

Tots els empleats, antics empleats i representants dels empleats poden consultar determinats continguts del seu fitxer de personal amb avís previ al personal de Recursos Humans. Es poden visualitzar els documents relacionats amb les qualificacions de l’empleat per contractar, com ara l’aplicació, la promoció, l’acció disciplinària i la transferència. A més, l’empleat pot revisar els formularis i els registres d’entrenament de la signatura de la política.

Els documents que el treballador no pot revisar inclouen referències o comprovacions de referència, registres de qualsevol investigació realitzada per la direcció, registres mèdics, documents relacionats amb un procediment judicial, qualsevol document que vulneri la confidencialitat d’un altre empleat i els documents que s’utilitzen per planificar els empleats.

Procediment

Un empleat que vulgui revisar els continguts permesos del seu fitxer de personal s'ha de posar en contacte amb Recursos Humans amb un preavís de 24 hores (exclosos els caps de setmana). Els antics empleats o persones desconegudes per al personal de Recursos Humans han de presentar identificació i / o prova de permís per accedir al fitxer de personal.

Els empleats han de revisar els seus fitxers de personal en presència d’un personal de Recursos Humans.

Els empleats no poden retirar de l’oficina cap part del fitxer de personal.

L'empleat pot sol·licitar fotocòpies del fitxer o parts del fitxer. Per això, el personal de Recursos Humans proporcionarà fotocòpies. Per a una còpia exhaustiva, l’empleat haurà de pagar les fotocòpies.

Si l’empleat no està satisfet amb un document al seu fitxer de personal, en presència de la persona del personal de Recursos Humans, l’empleat pot escriure una explicació o aclariment i adjuntar-lo al document en disputa. En cap cas, el personal de recursos humans o el treballador no modificaran el document actual.

L’empleat també pot demanar que s’eliminarà un document del fitxer de personal. Si el personal de Recursos Humans està d'acord, es pot eliminar el document. Si el personal de Recursos Humans no està d'acord, la qüestió pot ser recorreguda de la manera que es prescriu a la política de portes obertes de la companyia.

Esperem que hàgiu trobat aquesta política útil a mesura que desenvolupeu la vostra pròpia política d’accés a fitxers de personal per a la vostra organització. Personalitzeu la política segons les necessitats i la cultura de la vostra organització.