Com saber quan necessiteu una política d'empresa

Les polítiques i els procediments de l'empresa garanteixen un lloc de treball segur, organitzat, agradable, habilitat i no discriminatori. Les polítiques protegeixen els empleats d'un entorn lliure de favoritisme i de tracte injust. Però si intenteu crear polítiques per a cada contingència, no tindreu la latitud de gestió necessària per fer front a les necessitats individuals dels empleats. Tenir massa polítiques també augmenta la probabilitat que els directius les apliquin de manera desigual i injust.

Podeu aconseguir un equilibri saludable. En la majoria de les circumstàncies, si us adreceu directament als empleats que es comporten de manera inadequada al vostre lloc de treball, és possible que no necessiteu desenvolupar una nova política d'empresa.

Directrius sobre polítiques

Penseu en la possibilitat de crear una política en aquestes situacions:

• Si les accions dels empleats indiquen confusió sobre la forma més adequada de comportar-se (codis de vestit, correu electrònic, polítiques d'Internet o ús del telèfon intel·ligent)
• Si els empleats necessiten orientació sobre com manejar situacions comunes (normes de conducta, despeses de viatge o compra de mercaderies de l'empresa)
• Protegir legalment l'empresa (investigació coherent sobre càrrecs d'assetjament, contractació no discriminatòria o promoció)
• Per mantenir el compliment de les polítiques i les lleis governamentals (FMLA, ADA, EEOC o salari mínim)
• Establir normes, normes i normes de treball coherents (disciplina progressiva, normes de seguretat, normes de trencament o normes de fumar)

• Per proporcionar un tracte coherent i just per als empleats (elegibilitat de les prestacions, temps de descans pagat, assistència docent, temps de duel o de jurat)

Hi pot haver altres motius per desenvolupar una política. Recordeu, però, que no deixeu que el mal comportament d’un empleat forci l’aplicació d’una política que afecti altres empleats.

Articuleu els objectius de política

Un cop hàgiu determinat que una política és necessària, documenteu per escrit els vostres objectius per crear la política. Quan sigui possible, expliqueu als empleats per què esteu implementant la política. Inclouen detalls suficients en la política per deixar clar la posició de la companyia, però no tracti de cobrir totes les possibles situacions.

Mantenir la política tan breu com senzilla si és possible, però algunes polítiques sobre àrees legals, com ara l’enfocament de l’empresa per a l’Acta de metges i permisos familiars, la discriminació o la investigació de queixes o el sistema de disciplina progressiva, poden necessitar ser llargs i exhaustius.

Recopilar informació

Consulteu les polítiques de mostra. És possible que tingueu problemes per trobar un exemple que sigui exactament adequat per a les circumstàncies de la vostra empresa, idioma i cultura, però podeu utilitzar polítiques de mostra com a base en lloc d’escriure la vostra política des de zero.

També podeu subscriure-us a un servei que proporcioni mostres de polítiques. La Societat per a la Gestió de Recursos Humans (SHRM) també proporciona mostres de política per als membres.

En alguns casos, potser voldreu parlar amb els vostres advocats de dret laboral per veure què hi ha disponible. Especialment quan s'aprova una nova llei o quan el Departament de Treball publica noves normes, els despatxos d'advocats escriuen polítiques genèriques per als seus clients que podeu personalitzar segons les vostres necessitats.

Desenvolupar, escriure i revisar la política

Escriure la política utilitzant paraules i conceptes senzills. Parli directament als empleats que estaran llegint, aplicant i vivint segons la política.

Després de cada paràgraf, poseu-vos a la vostra disposició les preguntes sobre si cal que la política cobreixi els conceptes bàsics i les excepcions i preguntes normals. No obsessioneu-ho, però; cap política cobrirà totes les possibles contingències.

Seleccioneu un grup pilot de diversos empleats per llegir la política i fer preguntes per determinar si els empleats podran entendre-la i seguir-la. Torneu a escriure la política en funció dels comentaris.

Obtenir suport de gestió i revisió legal

Reviseu la política amb els gestors que hauran de seguir la política per obtenir el suport i la propietat de la política. Tot i que és probable que hàgiu començat aquest procés quan vau identificar la necessitat de la política, el suport de gestió a mesura que implementeu la política és crucial.

Si la política té implicacions legals, és litigiosa per naturalesa o té implicacions personals per als empleats (com ara procediments de seguretat), que el vostre advocat revisi la política abans de distribuir-la. Assegureu-vos que comuniqueu al vostre advocat que vulgueu revisar la política per les seves implicacions legals i la redacció adequada, però no la voleu reescriure a legalese.

Implementeu la política

Distribuïu i reviseu la nova política als empleats en grups petits, de manera individual o en una reunió d’empresa, depenent de si la política és controvertida i de la facilitat d’entendre. Doneu als empleats l’oportunitat de fer preguntes.

Proporcioneu als empleats una còpia de la política i demaneu-los que signin la recepció i la comprenguin. Han de conservar una còpia dels seus propis fitxers.

Exemple de declaració de signatura de política

Aquesta és una declaració de senyal de mostra a utilitzar:

Accepto el rebut i la comprensió de la política de la vostra empresa. La política és efectiva data fins a nou avís.

_______________________________________________________

Signatura del treballador

_______________________________________________________

Nom de l'empleat (Si us plau, imprimiu)

________________________________

Data

Decidiu com comunicareu la política en el futur

Incloure la política al manual de l’empleat. També és possible que vulgueu que la política formi part de la vostra orientació per a nous empleats. Algunes empreses col·loquen polítiques a la seva intranet o en una carpeta de polítiques a la unitat comuna de la xarxa informàtica. Determineu si voleu distribuir la política també per mètodes addicionals.

Polítiques antigues de dades i arxius que substitueix aquesta política. És possible que els necessiteu amb finalitats legals o de referència.

Interpretar i integrar la política

La vostra aplicació de polítiques i pràctiques de treball determinaran el significat real de la política. Recordeu ser coherents i justos a mesura que interpreteu la política al llarg del temps. Si trobeu que les vostres pràctiques difereixen de la política escrita, reviseu i reescriu la política segons sigui necessari.

Exclusió de responsabilitat: Tingueu en compte que la informació subministrada, tot i que té autoritat, no està garantida per a la seva exactitud i legalitat. El lloc es llegeix per un públic mundial i les lleis i regulacions laborals varien d’un estat a un altre i de país a país. Si us plau, busqui assistència legal o assistència de recursos governamentals estatals, federals o internacionals, per assegurar-se que la vostra interpretació legal i les vostres decisions siguin correctes per a la vostra ubicació. Aquesta informació és per orientació, idees i assistència.