Les 9 coses essencials del vostre diagrama de Gantt

Tot i que una llista de tasques senzilla pot ser suficient per completar petits projectes al voltant de la casa quan es tracta de la gestió de projectes, normalment es necessita un pla d’acció més detallat. Una de les maneres més populars i pràctiques de gestionar el calendari de totes les tasques d’un projecte és utilitzar un diagrama de Gantt.

Un gràfic de Gantt

Un diagrama de Gantt és un gràfic que mostra totes les diferents sub-tasques d'un projecte i com es relacionen entre si en termes de temps. És una manera de mostrar el calendari del vostre projecte i ajuda a fer el treball a temps. Mostra totes les tasques que cal fer, la quantitat de temps que cada tasca ha de dur a terme, els terminis en què s'han de completar les tasques individuals i la relació entre diverses tasques. D'aquesta manera, tot es fa segons el calendari i mai no perdreu el temps esperant que es completi una tasca que ja hauria d'haver fet.

Aquí hi ha nou components clau de les cartes de Gantt.

Les dates es mostren al llarg de la part superior

Un dels components principals d’un diagrama de Gantt, les dates permeten que els gestors de projectes vegin no només quan tot el projecte comenci i acabi, sinó també quan es durà a terme cada tasca.

Les tasques es llisten a l’esquerra

Els grans projectes sempre consisteixen en un gran nombre de sub-tasques. Un diagrama de Gantt ajuda els gestors de projectes a fer un seguiment de totes les tasques secundàries d'un projecte, de manera que no s'oblida ni es retarda cap cosa.

Les barres s’utilitzen per representar el marc de temps que cada tasca s’espera que prengui

Un cop s’han llistat les sub-tasques, les barres s’utilitzen per mostrar exactament quan ha de tenir lloc cada sub-tasca. Això ajuda a assegurar que totes les sub-tasques es realitzen segons el calendari perquè tot el projecte es completi a temps.

Quan es van desenvolupar inicialment els gràfics de Gantt, es van escriure a mà, fent que el canvi o l'actualització de la taula fossin laboriosos. Afortunadament, amb els actuals programes de gestió de projectes actuals, els gestors de projectes poden afegir, restar i modificar tasques fàcilment sense necessitat d'ajustar manualment tot el gràfic.

Es mostren fites com a diamants

Les fites són aquelles tasques que són fonamentals per a la realització i l’èxit d’un projecte. A diferència dels detalls menors, que també han de fer-se, completar una fita ofereix un sentit de satisfacció i moviment cap endavant. En un gràfic de Gantt, les fites es mostren com a diamants (o, de vegades, amb una forma diferent) al final d’una determinada barra de tasques.

Les fletxes indiquen les dependències

Mentre que algunes de les vostres tasques es poden fer en qualsevol moment, altres han de ser completades abans o després que pugui començar o acabar una altra tasca. Aquestes dependències estan indicades per petites fletxes entre les barres de tasques en un diagrama de Gantt.

El progrés es mostra mitjançant l’ombreig de barres de tasques

Tot i que moltes tasques secundàries es poden completar amb força rapidesa, hi haurà un munt de vegades quan voldreu veure a simple vista com està arribant el vostre projecte. Això es pot aconseguir ombrejant les barres de tasques per representar la porció de cada tasca que ja s'ha completat.

Un marcador de línia vertical mostra la data actual

Una altra manera de veure el procés del vostre projecte a simple vista, un marcador de línia vertical indica la data actual al gràfic. Us ajuda a gestionar el vostre temps de manera eficaç, ja que podeu veure d’una ullada quant us queda i veure si esteu encarregat de completar el projecte a temps.

L’ID de la tasca identifica

En el món dels negocis de ritme ràpid, és probable que hi hagi diverses tasques alhora. Incloure l’identificador de tasca al diagrama de Gantt ajuda a tots els implicats a identificar ràpidament la tasca de què parleu.

S'assignen i identifiquen els recursos

Tot i que no tots els diagrames de Gantt enumeren els noms de les persones que hi treballaran, si el vostre projecte es completarà amb una sèrie d’individus, els noms dels anuncis i les tasques que se'ls assignin poden ser de gran ajuda.

Quan gestioneu un projecte, heu d'assegurar-vos que totes les tasques individuals es completen de manera oportuna i eficient. Un diagrama de Gantt us ajudarà a fer exactament això.