Seguiment del vostre projecte sense gràfics de Gantt

Els gràfics de Gantt són una eina fantàstica i de gran utilitat per al seguiment i la coordinació de tots els petits passos que es fan en un gran projecte, però poden arribar a ser aclaparadors i desordenats, especialment per a les persones que no saben llegir-les. Intenteu utilitzar un diagrama de Gantt per explicar el vostre progrés a un client o un company d’un altre departament, i és possible que tingueu tot el repte a les vostres mans.

Aquest no és l’únic repte que presenten els gràfics de Gantt. Les dades d’un diagrama de Gantt solen requerir un programari especial per a la visualització i l’edició, i la impressió és gairebé sempre un repte. A més, de vegades només voleu centrar-vos en una petita part d’un projecte sense ser aclaparat per tota la informació addicional.

Mentre que els gràfics de Gantt són una gran solució, no són els únics. Quan hàgiu de mirar una mostra més petita de la informació, o heu de presentar una versió simplificada o una part de la informació en una situació en què un diagrama de Gantt no seria pràctic, aquí hi ha cinc alternatives que podeu utilitzar.

Llistes de tasques

Tota la comunitat empresarial hauria de ser familiar i còmoda amb una llista de tasques bàsiques. De fet, estar organitzat és una de les millors habilitats per a un gestor de projectes.

Una llista de tasques porta la llista de tasques pendents al següent nivell. Amb una llista de tasques, podeu afegir columnes addicionals per mostrar qui completarà cada tasca, l'estat de la tasca, les dates d'inici i de finalització, i la probabilitat que la tasca es completi a temps. Fins i tot podeu afegir caselles per als membres del vostre equip per comprovar si els elements s’han completat.

Fulls de càlcul

Un gràfic simplificat en un full de càlcul és una altra alternativa. Encara podeu llistar tasques al costat esquerre, i encara podeu ombrejar les barres per mostrar el vostre nivell de progrés i les dates d'inici i finalització estimades per a les tasques.

Els fulls de càlcul poden requerir molt de temps per actualitzar i fer un temps intensiu, però no voldreu utilitzar-los com a solució de gestió de projectes. Tanmateix, per obtenir un simple informe únic per a un client o un gestor, un full de càlcul simplificat pot exposar visualment el projecte d’una manera que sigui

fàcil d’explicar i entendre. També és una bona opció per al seguiment del progrés del projecte.

Diagrames de flux

Els diagrames de flux o els diagrames de xarxa mostren les tasques del projecte en l’ordre en què s’han de completar. Els diagrames de flux poden ser tan simples o complexos com voleu. Per exemple, és possible que no vulgueu incloure informació com ara la data d'inici i de finalització de cada pas, el número d'identificació de la tasca o bé la data

la localització. Tingueu en compte que afegir massa informació pot fer que aquests gràfics siguin difícils de llegir.

Mentre que moltes persones troben diagrames de flux més fàcils de llegir i entendre que els gràfics de Gantt, fer-los poden ser complicats. A més, sovint són inadequats per a problemes grans i complexos. Els gràfics de flux són els millors per presentar projectes senzills amb tasques que progressen de forma natural des d’un

la següent, però no s’ha d’utilitzar com a eina a llarg termini ni per a projectes excessivament complexos.

Taules Kanban

El vostre projecte té un gran nombre de passos que no han de fer-se necessàriament en ordre seqüencial? Teniu diverses persones que treballen en el mateix projecte o les tasques s'actualitzen amb freqüència? Si és així, Kanban pot oferir-vos la solució ideal. (Més informació sobre com funciona Kanban en la gestió de projectes)

Amb una taula Kanban, cada tasca del projecte s'escriu en una nota adhesiva i es col·loca a la columna adequada, com ara "fer," "en curs" o "fer". A mesura que es completi cada tasca, la nota adhesiva corresponent es mou a través del tauler fins que totes les notes estiguin a la columna "fet".

Aquest sistema d’organització és molt fàcil d’entendre i modificar ràpidament, però no és molt portàtil i haureu de tenir cura de que cap de les notes caigui i es perdi.

Informes d'estat

Els gràfics de Gantt són excel·lents eines per al seguiment dels vostres projectes, no necessàriament per comunicar-lo. Si tot el que necessiteu és comunicar el vostre progrés amb un client, el vostre patrocinador del projecte o altres membres de l’equip, un informe d’estat pot ser la vostra millor opció. A més, molts programes de programari de gestió de projectes crearan informes d'estat simplificats i de fàcil comprensió amb només uns quants clics del ratolí, estalviant-vos temps i energia valuosos.

Els gràfics de Gantt són molt pràctics per fer el seguiment de totes les tasques que es desenvolupen en un gran projecte, però no sempre són les millors per comunicar aquesta informació amb altres persones, especialment aquelles que no estan acostumades a llegir-les.

Teniu diverses altres alternatives. Proveu-vos amb una d'aquestes cinc alternatives de diagrama de Gantt vosaltres mateixos. Potser us sorprendrà gratament quant de temps podeu estalviar.