Com respondre les preguntes dels empleats: consells i estratègies de reunió

Les reunions empresarials poden funcionar sense parar si obriu el pis per fer preguntes sobre els empleats si no establiu paràmetres des del principi i manteniu el control del sòl. El fet de dir que "hi ha un en totes les multituds" s'aplica bé en el context de les reunions de negocis, ja que els empleats descontents solen estar més disposats a parlar en grups. Només cal un comentari o pregunta negativa per aconseguir que altres comencin a parlar d'acord. Però el contrari també pot ser cert: iniciar una conversa positiva i convidar altres persones a unir-se i el resultat pot ser una trobada productiva amb tots els que se sentin que la reunió valia la pena.

Una de les majors queixes sobre reunions de negocis és que sovint són innecessàries i es perd temps de treball valuós. Assegureu-vos d’indicar clarament l’objectiu de la vostra reunió, establir per endavant la quantitat de temps que dedicareu a la reunió (així com a qualsevol discussió oberta) i, a continuació, s’adhereixen als temes de la reunió i la durada prevista. També és possible que vulgueu fer que les reunions siguin més interessants amb una activitat de trencament del gel o de reunió.

A continuació, es mostren les estratègies per tractar els empleats que plantegen preguntes durant les reunions que no voleu respondre immediatament, o que no voleu abordar en cap moment durant una reunió.

Quan actuar d'una manera immediata

Si una pregunta és oportuna i en la tasca i creieu que hauria de ser abordada, responeu-la immediatament, però breument, i seguiu indicant que farà més preguntes al final de la reunió si teniu temps.

Donar suport a la seva declaració que està passant amb el llenguatge corporal. Mireu les vostres notes o gireu a cara a una pissarra, etc. En deslliurar-vos del contacte ocular, es demostra que està passant. Si mireu el públic (especialment amb les celles elevades), és possible que envieu un senyal que deixeu una obertura per obtenir més preguntes.

Si el públic és negatiu o hostil, reconegui les seves preocupacions, però només indirectament. Preneu-vos un moment per explicar-vos que heu entès i compartiu les vostres preocupacions, però si us ho feu massa lluny, no es farà res. Suggeriu que la gent escrigui les seves preguntes per a més endavant, o organitzi-se per reunir-se amb vostè en privat on pugueu discutir les seves preocupacions amb més detall.

La resposta a una pregunta és molt útil perquè:

• Permet que un titular de la reunió abordi alguna cosa que potser no hagi pensat;
• Envia un missatge que esteu escoltant el vostre públic;
• Si només feu una pregunta, també envieu el missatge que encara esteu controlant la reunió, però us preocupeu per què pensen els assistents.

Com es pot ajornar de manera tàctica una pregunta

Si la pregunta que es plantegi es tractarà més endavant en la reunió, indica: "Aquesta és una bona pregunta i una altra que es tractarà en breu".

Si la pregunta que es fa és fora de tema i no es tractarà a la reunió, proporcioneu un conjunt d'instruccions específiques per a la resolució. Si simplement es neguen a respondre una pregunta o pronunciar un judici, "aquest no és l’objectiu d’aquesta reunió", podeu acabar enviant un missatge equivocat als vostres empleats: la gestió no li importa.

Una altra manera d’ajornar les preguntes sobre les quals no es parlarà a la reunió és demanar a la persona que es trobi amb vostè (o un altre membre adequat de la direcció) de manera privada per discutir les seves preocupacions amb més detall. Fins i tot podríeu suggerir (si escau) que la qüestió és prou important per justificar la consideració de ser abordada en una reunió separada en un futur.

És útil una pregunta d’amistat perquè:

• En un entorn de treball casual, els empleats poden sentir-se massa lliures per parlar i pensar en una reunió;
• La majoria dels empleats enutjosos o descontents volen ser escoltats més que qualsevol altra cosa. Donar-los una taula de ressonació en el moment i la configuració adequats poden evitar que els problemes petits esdevinguin problemes més grans; i
• Els empleats necessiten i responen a un bon lideratge.Si la direcció manté el control de manera justa i equilibrada, envia el missatge als empleats que la direcció està escoltant, però ha de fixar els límits adequats.