Gestió de projectes Lingo

La gestió de projectes és una feina que inclou una gran quantitat d'argot i terminologia. Una vegada que sàpigues què significa tot això, és bastant fàcil seguir les discussions i contribuir de manera efectiva. Augmentarà la vostra confiança laboral si podeu entendre el que parlen tots els altres, i us ajudaran a prendre més seriosament la feina si utilitzeu els termes adequats vosaltres mateixos. Aquí teniu una guia dels termes de gestió de projectes que heu de saber.

Risc

"Risc" és un terme que es relaciona amb el que pot passar malament amb el vostre projecte. Per exemple, si esteu construint un bloc d’oficines nou, el preu de l’acer podria augmentar i això podria tenir un efecte en el vostre pressupost. Però potser no s’aconseguirà. Igualment, si teniu previst allotjar el vostre pícnic anual a l'empresa, pot ser que faci el bon temps, però pot ser que plogui. En resum, un risc és una cosa que encara no ha passat.

És important saber quins són els riscos que envolten el vostre projecte, ja que llavors podeu planificar-los. Podeu posar en pràctica els vostres plans de planificació o contingència per intentar evitar el risc que ocorri en primer lloc. Amb el preu de l’acer i del temps, no hi ha molt que pugui fer realment per evitar que succeeixin, però podeu fer plans per si ho fan. Per exemple, podeu contractar una marquesina o abricar-se de paraigües de manera que si fa pluges en un dia de pícnic, la gent encara pot passar una bona estona.

Assumpte

Els membres de l’equip del projecte confon sovint els problemes i els riscos i és important assegurar-vos que esteu parlant d’aquests temes de manera adequada com a gestor de projectes. Un risc és una cosa que encara no ha passat, mentre que un problema és el que ha succeït. Els problemes són només problemes als quals s'enfronta l'equip del vostre projecte. Potser l’haureu arribat (i el va gestionar com a risc per començar) o pot ser que sigui completament inesperat. De qualsevol manera, ha passat ara i has de fer alguna cosa.

Fita

Les fites són punts de temps que marquen els moments clau del projecte. Sovint s’utilitzen per:

• Inici d'una fase
• Final d'una fase
• Final d’una obra important o una tasca important
• Tenint en compte un termini determinat de temps fix
• Dates immòbils del pla

Penseu en les fites com el tipus de data que escrivís al vostre calendari a casa: els grans moments importants en un projecte com ara acabar les proves o la festa de llançament. Les fites fonamentals són un dels nou components d’un diagrama de Gantt, de manera que els veureu en els horaris del vostre projecte que es mostraran com a diamant.

Patrocinador

El vostre patrocinador del projecte es troba a la Junta del projecte. Són la persona que "posseeix" el projecte i rep els beneficis. Per exemple, si esteu llançant un nou sistema informàtic per utilitzar l'equip de la fàbrica, el director general de la fàbrica seria el patrocinador del projecte. L'equip informàtic formaria part de l'equip del projecte, però no assumiria cap patrocini. El patrocinador del projecte és la persona a la qual podeu recórrer quan necessiteu una direcció de direcció. Això podria ser:

• Desbloqueja un problema
• Cerqueu alguns recursos
• Aprovar el pressupost
• Preneu decisions
• Accepteu les especificacions finals

Etcètera. El gestor del projecte informa de manera eficaç al patrocinador durant la durada del projecte, tant en termes d’estructura de gestió de línies com en informes de projectes setmanals o mensuals (o en temps real).

Part interessada

Les parts interessades són les altres persones implicades i afectades pel vostre projecte. Alguns projectes comptaran amb grups d’interessos amplis que cobreixen tots els departaments de l’organització. Altres tindran un abast més limitat. Alguns grups d'interès estan fora de la vostra organització, com el govern o els organismes reguladors.

També han de mantenir-se informats amb notícies rellevants. La majoria de les parts interessades seran solidàries (o ambivalents) als canvis provocats pel vostre projecte, però no tots ho seran. Coneixeràs els grups d'interès que no ho són per acollir el teu projecte amb els braços oberts.