Maneres de minimitzar els empleats perdent temps en el treball

L’opció més senzilla per a qualsevol gestor és culpar als seus empleats per perdre temps a la feina a través d’una mala gestió del temps que resulta en lliscaments de qualitat i terminis perduts. Això es tradueix en un servei al client deficient, en unes relacions internes fortes i, en última instància, en pèrdues de negoci.

Si no esteu marcats, pot convertir-se en un malson per al personal de Recursos Humans, que després se sent abrumat per problemes de rendiment i disciplina, més que el volum de negocis normal i la contractació contínua per cobrir les vacants. Per aquest motiu, és tan important tenir en compte primer els motius pels quals els empleats estan perdent temps i, a continuació, prendre les accions correctes per evitar que això passi en el futur.

On els empleats gasten més temps

A les enquestes de back-to-back realitzades per Salary.com el 2012 i el 2013, les dades més recents disponibles, pel que fa al temps perdut al treball, s’ha descobert el següent:

• El seixanta-quatre per cent (el 2012) fins al 70 per cent (el 2013) dels enquestats va admetre que perdien temps a la feina diàriament. El temps perdut va oscil·lar entre 30 minuts i diverses hores al dia.
• Les activitats de malbaratament més importants van ser: el 43% de persones parlant amb companys de feina, el 34% d’activitats en línia i el 4% en missatges de text i trucades personals.
• Els motius més significatius dels treballadors per què perden el temps eren: el 35 per cent no va ser desafiat prou, el 32 per cent sentia que no hi havia cap incentiu per treballar més, el 30 per cent no tenia satisfacció pel que feia i el 23 per cent només s'havien avorrit..

Les raons per les quals els empleats gasten temps a la feina

Tant a les enquestes de 2012 com a 2013, els empleats van identificar massa reunions com la major pèrdua de temps dins del seu lloc de treball. Altres respostes interessants a la pregunta de l’enquesta: "Quina és la distracció més gran al vostre lloc de treball?":

• Col·laboradors ineficients: 17%
• Altres companys de treball: 17%
• Política d'oficina: 13%
• Treball ocupat: 13%
• Altres: 11%
• I finalment: el meu cap: el 8%

Culpar als seus empleats pot ser la forma més senzilla d’explicar la pèrdua de temps. És més fàcil, però molt menys productiu a llarg termini, per la qual cosa més equips han de mirar cap a l’entorn per la font de la insatisfacció dels seus empleats.

L’optimització s’inicia amb l’equip de lideratge

Un líder eficaç és tan bo com l'equip que desenvolupen (entrenar correctament) i liderar (fixar expectatives i objectius). Si el líder no és efectiu, l’equip no funcionarà bé de manera consistent.

No és estrany que quan s’enquesten per què perden temps, els empleats insatisfets donen respostes com "no prou desafiats", "cap incentiu per treballar més dur" o "falta de satisfacció laboral". Els líders es paguen per produir resultats a través dels esforços combinats de els membres del seu equip. Quan el líder fa un mal treball de lideratge, l’equip decideix què faran i quan volen fer-ho.

Desaprofitament de l’hora del treballador

La solució a la pèrdua de temps comença en el moment del lloguer. Si un líder no té una visió clara d'on volen portar la seva organització en el futur, no hi ha manera que puguin contractar les persones adequades. Moltes grans empreses tenen mètodes clars per oferir el lideratge que els empleats necessiten per maximitzar la productivitat.

Els membres de l'equip necessiten expectatives clares:

Un cop contractats els empleats, assegureu-vos que cadascun dels membres del vostre equip sàpiga exactament el que han de fer i com i quan se suposa que ho faran. El més important, cada membre de l’equip ha de comprendre per què fan el que fan. Han de saber com encaixa el que fan en la visió que estàs creant.

Quan la gent veu com el que fan contribueix a l'esforç total, és més fàcil reunir-se al voltant de la causa i veure el seu propòsit. Els equips que tinguin un propòsit i percebin la seva contribució al propòsit tendeixen a no distreure's i perdre el temps de treballar.

Establir, comunicar i mesurar les expectatives de rendiment:

El líder ha de reconèixer com establir i comunicar expectatives de rendiment realistes sobre el que cal fer. Això s’ha de fer de manera que el líder i els empleats comparteixin la imatge mútua del que constitueix el resultat desitjat.

Seguiment i responsabilitat dels membres de l'equip per aconseguir els objectius necessaris:

Un cop establert i comunicat, el líder ha de seguir i mantenir l'equip responsable de complir aquestes expectatives. Si els empleats saben que el seu rendiment es mesura de manera objectiva, consistent i constructiva, és menys probable que vagin fora i es perdi temps.

Adoptar aquestes tres mesures principals i reduirà de manera significativa el temps que els seus empleats gasten a la feina.