La importància de mantenir un diari en comptabilitat

Una entrada de diari és el registre d’una transacció financera introduïda en una revista. La revista detalla totes les transaccions financeres del negoci i nota quins comptes afecten aquestes transaccions. Totes les entrades de diari es fan utilitzant el mètode d’entrada doble o d’entrada única de comptabilitat.

Les entrades de diari normalment s'introdueixen en ordre cronològic i els dèbits s’introdueixen abans que els crèdits: els ingressos s’introdueixen en una columna a l’esquerra i els crèdits s’introduïxen a la dreta. Les entrades de diari s'assignen a comptes específics mitjançant un gràfic de comptes i, a continuació, es registra l’entrada de diari en un llibre major. El registre manté un registre de múltiples comptes.

El propòsit de les entrades de la revista

Les entrades de diari proporcionen informació fonamental per a tots els informes financers d’una empresa. S’utilitzen els auditors per analitzar l’impacte de les transaccions financeres en un negoci.

Cada entrada ha d’incloure la data de la transacció, les parts implicades, un dèbit d’almenys un compte, un crèdit almenys a un altre compte, un rebut o un número de xec, i una nota que descriu altres detalls relacionats amb la transacció. és probable que no recordin mesos o anys més tard.

Si compra i utilitza programari de sistema de comptabilitat, és probable que tingueu cura de tots aquests detalls per a vosaltres. Però haureu de ser capaç de gestionar les vostres entrades de diari i el llibre amb una certa comprensió bàsica del procés si no creieu que aquest tipus de despesa encara és necessària, ja que només esteu començant.

Comptabilitat d’entrada única

Com el seu nom indica, cada entrada de diari es fa en la seva pròpia línia separada quan s'utilitza el mètode d’entrada única de comptabilitat. Podeu restar el que gastareu en un sistema informàtic nou com a dèbit i, a continuació, a la línia següent i com a una altra entrada, podeu obtenir ingressos d'un client o client com a crèdit. Teniu dues transaccions o entrades de diari independents, cadascuna amb la seva pròpia línia. És senzill, no gaire diferent de com es faria un seguiment de les transaccions que realitzes des del vostre compte corrent.

La comptabilitat d’una entrada pot ser adequada si feu servir la vostra petita empresa com a propietari únic i els vostres llibres i transaccions no són complexos. Qualsevol pot gestionar-ho. No necessiteu cap formació específica.

Comptabilitat de doble entrada

Una entrada de diari que utilitza el mètode de comptabilitat de doble entrada inclou una varietat d'informació en diverses columnes de la mateixa línia. En un sistema de doble entrada, és possible que tingueu un dèbit per a la compra d’ordinador; llavors, un crèdit o un augment de les despeses generals d’equips d’oficina apareixerien a la mateixa línia però en una columna diferent per compensar el dèbit. Aquestes columnes han de ser iguals, com ara: 2.000 dòlars com a dèbit i +2.000 $ per al crèdit.

Pot ser que hagueu d’utilitzar encara més columnes en funció de la naturalesa de l’entrada, però com a mínim, hi haurà dos, un per a càrrecs i crèdits. La comptabilitat de doble entrada sol fer una entrada de diari, no per a la transacció, sinó per al compte, afecta actius, passius, fons propis, ingressos i despeses. Els deutes i els crèdits de cadascun es mostren a la mateixa línia.

Al final de l’any o qualsevol altre període de comptabilitat que seleccioneu, totes les vostres entrades de diaris haurien de correspondre a les entrades del diari per als crèdits totals. Això vol dir que el vostre compte està "equilibrat".