Per què la comunicació és important en la gestió del canvi

No es pot comunicar de manera excessiva quan es demana a la seva organització que canviï. Cada executiu reeixit que ha liderat un esforç de gestió del canvi reeixit expressa la necessitat de comunicar-se de manera excessiva durant una experiència de canvi i fa aquesta declaració retrospectiva.

No existeix cap organització en la qual els empleats estiguin totalment contents amb la comunicació. La comunicació és un dels problemes més durs de les organitzacions. És una àrea que més sovint es queixa dels empleats durant el canvi organitzatiu i les operacions diàries. La raó?

La comunicació eficaç requereix quatre components que interfuncionen perfectament per crear un significat compartit, una definició preferida de comunicació.

• L'individu que envia el missatge ha de presentar el missatge amb claredat i detall, i irradiar integritat i autenticitat.
• La persona que rep el missatge ha de decidir escoltar, fer preguntes per a més claredat i confiar en el remitent del missatge.
• El mètode de lliurament escollit ha d’adaptar-se a les circumstàncies i les necessitats tant del remitent com del receptor.
• El contingut del missatge ha de ressonar i connectar-se a algun nivell amb les creences ja retingudes del receptor. Ha de contenir la informació que l’empleat vol escoltar. Ha de respondre a les preguntes més acollidores i interessades dels empleats.

Amb tot això en la comunicació, és una meravella que les organitzacions ho facin bé. Afortunadament, els professionals de la gestió del canvi han proporcionat un ampli ventall de suggeriments sobre com comunicar-se bé durant qualsevol canvi organitzatiu.

Recomanacions sobre la comunicació per a una gestió eficaç del canvi

Elaboreu un pla de comunicació escrit per assegurar-vos que tots els aspectes següents es produeixen en el procés de gestió del canvi.

• Comuniqueu-vos de manera coherent, freqüentment i a través de diversos canals, incloent parla, escriptura, vídeo, formació, grups de discussió, taulers d’anuncis, intranets i molt més sobre el canvi.
• Comuniqueu tot el que s’acostuma a conèixer sobre els canvis, tan ràpidament com la informació estigui disponible. Deixeu clar que el vostre biaix és cap a la comunicació instantània, de manera que alguns detalls poden canviar posteriorment. Digueu-li a la gent que la vostra altra opció és mantenir tota la comunicació fins que sigueu positius sobre les decisions, els objectius i el progrés, cosa que és desastrosa en la gestió efectiva del canvi.

• Proporcioneu temps significatius perquè la gent faci preguntes, demani aclariments i proporcioni informació. Si heu estat part d’un escenari en què un líder presentava canvis a un grup gran a través de transparències i després s’ha fugit, ja saps quines notícies dolentes s’aconsegueix per a la integració de canvis. Les persones han de sentir-se implicades en el canvi. La participació crea un compromís: res més significatiu durant un procés de canvi.
• Comunicar clarament la visió, la missió i els objectius de l’esforç de gestió del canvi. Ajudeu a la gent a entendre com afectaran personalment aquests canvis. Si no us ajudeu amb aquest procés, la gent inventarà les seves pròpies històries, normalment més negatives que la veritat.

• Reconèixer que la comunicació veritable és una conversa. És de dues vies i ha de resultar una discussió real. No pot ser només una presentació.
• Els líders o els patrocinadors del canvi han de dedicar temps a conversar en grups individuals o en grups reduïts amb les persones que s'espera que realitzin els canvis.
• Comunicar els motius dels canvis de manera que la gent entengui el context, el propòsit i la necessitat. Els professionals han anomenat aquest "construir un marc conceptual memorable" i "crear un marc teòric per reforçar el canvi".

• Proporcioneu respostes a les preguntes només si coneixeu la resposta. Els líders destrueixen la seva credibilitat quan ofereixen informació incorrecta o sembla que ensopeguen o donen trampes quan ofereixen una resposta. És molt millor dir que no ho sabeu i que intentareu descobrir-ho.
• Els líders han d’escoltar. Eviteu la capacitat defensiva, l'excusa i les respostes que es donen massa ràpid. Actuar amb reflexió.
• Feu que els líders i els patrocinadors estiguin disponibles, diàriament, sempre que sigui possible, per barrejar-vos amb els altres al lloc de treball.
• Realitzeu tallers i fòrums interactius en els quals tots els empleats puguin explorar els canvis junts mentre aprenen més. Utilitzeu la formació com a forma de comunicació interactiva i com a oportunitat perquè les persones explorin de forma segura nous comportaments i idees sobre el canvi i la gestió del canvi. Tots els nivells de l’organització han de participar en les mateixes sessions.

• La comunicació ha de ser proactiva. Si el rumor ja està en acció, l’organització ha esperat massa temps per comunicar-se.
• Proporcioneu oportunitats a les persones perquè es connectin entre si, tant de forma formal com informal, per compartir idees sobre el canvi i la gestió del canvi.
• Reviseu públicament els mesuraments establerts per avançar en la gestió del canvi i canviar els esforços.
• Difonen els premis i reconeixen els enfocaments i els assoliments positius en els canvis i la gestió del canvi. Celebra públicament totes les petites victòries.