5 diferències entre projectes i negocis com a habituals

Esteu treballant en un projecte? O és el que està fent part de les operacions diàries del seu negoci?

Quan parlo amb persones d’equips, sovint em diuen que no estan segurs si treballen en un projecte o en una empresa com a funció habitual. Tots dos són obligatoris en una organització i són igualment vàlids, però ajuden a entendre el que esteu treballant perquè pugueu veure millor on s'ajusta a l'organització.

Hi ha cinc diferències principals entre el treball del projecte i el treball habitual (sovint abreujat com a BAU).

Canviant i identificant negocis

Primer, hi ha una diferència en el maneig del canvi.

Les operacions de negocis com de costum duen a terme el negoci. Mantenen els llums, serveixen els clients i aconsegueixen objectius. Els equips de BAU també són els primers a saber quan els processos existents no funcionen i ja no són útils. Quan això succeeix, els equips de BAU identifiquen la necessitat de canviar.

Un gerent, com a part d’una revisió estratègica, pot suggerir quins canvis cal fer perquè una unitat assoleixi els seus objectius. O un membre de l'equip pot fer un suggeriment de canvi. A l’altre extrem de l’espectre, és possible que tingui un cas complet de negoci produït per un directiu sènior per proporcionar els canvis necessaris per ajudar la seva divisió a assolir els seus objectius anuals.

No només simplifiquem els processos de negoci. Els que treballen en rols BAU també poden adonar-se del canvi és essencial a causa dels canvis en el marc regulador o com a part del paisatge competitiu de l’organització. El personal de primera línia treballa per oferir estratègia i sap el que vol ser diferent per arribar-hi.

Els projectes, en canvi, ajuden a implementar tot aquest canvi. Els projectes ofereixen canvis a les funcions de BAU a través de la gestió de projectes. Aclarirem quina és la gestió del projecte. L’organització del projecte treballa en el lliurament del canvi identificat pels equips de BAU. Això passa quan el projecte ha passat per un procés d'aprovació, que normalment és un cas empresarial i una aprovació de la direcció superior.

Això no vol dir que les persones que tinguin un paper en el projecte mai no poden suggerir millores a la pràctica empresarial, però ho faran sota el seu paper com a empleat i no com a part del seu paper de projecte.

Aquesta divisió, que també escoltaràs resumida com "canviar el negoci, executar el negoci", també es nota al final dels projectes. El canvi que implementa un projecte és lliurar una sortida. Això podria ser un programari nou, un edifici, un servei nou o alguna altra cosa. L’equip de BAU s’encarrega d’adoptar-lo i de fer-ne un bon ús per obtenir beneficis. En altres paraules, el projecte ofereix la capacitat d’obtenir beneficis i les operacions de BAU utilitzen aquesta capacitat per obtenir els beneficis.

Gestió i mitigació del risc

Perquè les empreses tinguin funcions habituals com a efectes, trobareu equips de BAU que tracten de mitigar tot el risc per a les operacions. Prenent la incertesa fora de negoci per a una millor estabilitat organitzativa i processos repetibles és bo.

Per la seva pròpia naturalesa de ser únics i incerts, els projectes requereixen un element de risc. L’empresa fa un salt cap al desconegut només fent un projecte, ja que introdueix canvis i ofereix alguna cosa que no existia abans.

Per tant, els equips del projecte aborden el risc d'una manera diferent als equips de BAU. Els gestors de projectes busquen gestionar el risc, tant positiu com negatiu, per obtenir els millors resultats. Això podria incloure mitigació de riscos per intentar limitar la probabilitat que passarà, però també inclou altres estratègies de gestió de riscos. És poc probable que mai s'extingeixin els riscos en un projecte, però és possible que pugueu fer-ho per motius operatius adequats per al vostre treball de BAU.

Un és Time-Bound, l’altre està en curs

Els projectes tenen una data d'inici, mitjana i final, i són un esdeveniment únic. Aquest és el cicle de vida del projecte. De fet, la característica més significativa d’un projecte és que acaba. El responsable del projecte i l'equip treballen en el projecte durant aquest temps. Al final, l'equip es dissol.

BAU no s'atura i continua. Podeu, per descomptat, tancar una funció o aturar un procés si ja no és necessari per al negoci - tot i que es gestionarà com a projecte! Una funció BAU produeix treballs en curs sense cap data previsible.

Per a majúscules o majúscules

Els projectes es poden capitalitzar i, sovint, BAU no pot ser: confieu en les despeses d’explotació del vostre negoci en curs com a feina habitual. És a dir, els tractaments comptables per a projectes i altres tasques són diferents.

El finançament del projecte sovint es refereix a portar un actiu en servei, és a dir, que els costos es poden capitalitzar. En alguns casos, depenent d’on sigueu al món i de la vostra normativa de comptabilitat local, podeu incloure els costos del projecte per sota de la línia.

Els costos de BAU es consideren normalment opex (despeses d’explotació) i es rastregen en els comptes de pèrdues i guanys de l’empresa.

El finançament del projecte i el finançament empresarial, en general, és una àrea molt especialitzada, de manera que sempre és millor prendre consell dels vostres experts financers abans de fer judicis sobre el que hauria de i no hauria de ser majúscules de la vostra organització. Les regles de comptabilitat varien segons el país i, fins i tot, per l'organització on les empreses individuals tenen processos i maneres de fer les coses.

En cas de dubte, comprova sempre!

Equips funcionals i transversals

Finalment, hi ha una gran diferència en la composició dels equips de projectes. Els projectes solen incloure equips multidisciplinars d'experts reunits per oferir una producció concreta. Saber motivar un equip del projecte és important perquè no tothom pot conèixer l’objectiu específic al principi. Si la gent no té una comprensió clara del que estan treballant, llavors tendeixen a no fer el millor treball.

Els equips del projecte estan formats per persones que ocupen un paper particular. Aquests no són títols de feina sinó posicions dins del projecte amb responsabilitats diferents. Els rols principals d’un equip de projecte són:

• Patrocinador del projecte
• Cap de projecte
• Proveïdor sènior (l'organització responsable de fer la feina, que podria ser un equip intern com a TI o un contractista o proveïdor extern)
• Client (aquest pot ser un client intern, com ara un gestor de departament diferent o, en una organització de serveis al client, el client per a qui esteu lliurant el projecte)
• Experts en temàtica (persones que van aportar al’equip tant per a la durada del projecte com per part d’aquest que utilitza els seus coneixements tècnics per contribuir a l’èxit del projecte).

Obtingueu més informació sobre els rols en un equip de projecte.

El treball de BAU, en canvi, és gestionat per equips funcionals. Són experts en dret propi però agrupats com a divisió. Normalment, hi ha menys superposicions entre els departaments que els equips de projectes.

Normalment és molt clar quins equips de BAU han de treballar i els objectius són clars. Tindran objectius definits i una visió del paper que juga el departament a l'empresa. Un exemple seria l’equip d’atenció al client que treballi com a part d’una major divisió de servei al client que gestioni les trucades i els correus electrònics dels clients sobre el vostre producte.

És complicat perquè es pot superposar. Per exemple, un líder d’equip en aquest centre de trucades és un especialista en el camp. Es poden destinar a un equip de projecte per gestionar un paquet de treball i els recursos relacionats amb el lliurament de part d’un projecte relacionat amb el contacte amb els clients. Però en el seu treball de projecte, estan prenent el paper d’expert en matèria, no de cap d’equips de serveis al client. Com a membre de l’equip del projecte, seran responsables de la seva part del pressupost del projecte i tindran un alt grau de discreció sobre com es durà a terme el treball per assolir els objectius finals.

Potser no tinguin aquesta funció en el seu paper de BAU.

BAU i conflictes de projectes

El treball del projecte i el treball de BAU poden estar ben units al costat de l'altre, però sovint hi pot haver tensions. Això passa perquè els projectes intenten canviar l’status quo. El statu quo funciona bastant bé i, en la seva major part, la gent no li agrada el canvi.

En segon lloc, quan demaneu a les persones que s'uneixin al vostre equip del projecte, poden patir un conflicte de lleialtat. La seva primera responsabilitat a la feina diària o al projecte? Els objectius clars i un compromís fort amb el projecte per part de la direcció poden ajudar aquí, a més de mantenir les línies de comunicació obertes per tal de saber quines han de ser les prioritats.

En tercer lloc, mantenir el negoci en marxa és sempre la prioritat. Té implicació per als equips del projecte que poden veure el seu finançament, els recursos clau es van retrocedir als rols i els terminis de BAU retardats perquè mantenir les operacions del dia a dia de l'organització s'està centrant.

Els gestors de projectes poden frustrar-se amb això, però sempre serà així, i hauria de ser així. No té sentit oferir un projecte fantàstic si l’empresa s’ha trencat mentrestant i no s’ha deixat ningú per utilitzar el que heu construït.

Tenint en compte aquestes directrius, hauria de ser fàcil veure si està treballant en projectes o BAU o tots dos.