Què hi ha en un document de l’abast del projecte

Quan comenceu una nova iniciativa, el document sobre l’abast del projecte és una informació crítica per a tot l’equip. Defineix el producte final que es lliurarà al client, quan s'ha de lliurar i a quin cost.

Bàsicament, aquest document defineix els límits del treball, de manera que cada membre de l'equip i el client entenguin el que comporta el projecte. Igualment important, entenen el que fa no comportar.

Els beneficis

Una declaració sobre l’abast del projecte compartida amb tots els membres de l’equip i els clients del projecte és una part integral de la gestió de projectes. Entre els seus avantatges:

• Una comprensió comuna entre tots els implicats de les característiques, la qualitat i el moment previst del projecte
• Un mitjà per comunicar-se amb altres actors del projecte per obtenir el seu suport i implicació
• Una eina per centrar els esforços de l'equip en el treball necessari per satisfer les necessitats del client

A més, si es suggereixen canvis que van més enllà dels límits de l’abast original, la declaració es converteix en la base per estimar i proposar modificacions. Si els canvis són acceptats per tots els grups d'interès, es pot revisar la declaració de l’abast.

Començant

El gestor del projecte ha de buscar informació dels membres de l'equip, clients, patrocinadors executius i altres actors clau per entendre i descriure la sortida necessària de la iniciativa del projecte. Sovint s’anomena el lliurable.

La descripció del lliurable ha d'incloure un cost o un rang de cost acceptable per al projecte. També defineix les funcions clau que cal incloure i el calendari per al lliurament.

Un cop acordat pel client, el gestor del projecte, l'equip del projecte i el patrocinador executiu, els canvis en la declaració del projecte s'han de fer utilitzant un procés de canvi controlat i documentat.

Un impacte en cascada

Una vegada que s'hagi acordat la declaració de l’abast o el document, cada part de l’equip l’utilitza com a base per a les seves pròpies estimacions del treball, del calendari i dels costos involucrats. Com més precisa i precisa la declaració de l’abast, més probable és que els equips de treball produeixin estimacions precises i requeriments de recursos.

Les exclusions poden ser importants

No és infreqüent que un document d’abast del projecte enumeri els elements específics que s’han de excloure del lliurable. Per exemple, el document d’abast d’un contractista per construir una casa pot establir que el propietari obtindrà permisos ambientals i no és responsabilitat del contractista que construeixi la casa.

Què pot anar malament?

La manca de claredat és una font comuna d’estrès i fracàs del projecte. Un document d’àmbit imprecís o ambigu deixa nombroses qüestions obertes a debat i trameses de judici no informades. Aquests poden afectar les funcions, la qualitat, el temps i el cost del projecte.

Un altre problema a evitar es coneix com a "fluix de l’abast". Si la declaració de l’abast és vaga, el client està temptat de fer demandes que vagin més enllà de la intenció o els límits dels plans originals.

Ajustament de l’abast

Tot i que els canvis freqüents en l’àmbit afavoreixen la realització del projecte i poden afegir costos significatius, de vegades són necessaris i raonables. Els gestors de projectes es basen en un procés de "gestió del canvi" que identifica el canvi sol·licitat, revisa totes les estimacions de temps, costos i càrregues de treball corresponents i revisa el projecte per obtenir nous riscos a causa del canvi.

El gestor del projecte i el patrocinador executiu solen prendre la decisió final de canviar l’abast només quan s’hagi analitzat completament la situació. Els canvis es documenten en un registre de decisions i es comuniquen a l’equip més gran del projecte.