Components principals de la comunicació al lloc de treball

La comunicació està compartint informació entre dos o més individus, l’acte de transmetre informació. La comunicació té tants components i la manca de comunicació efectiva en el lloc de treball és habitual.

Una comunicació eficaç requereix tots els components d'una comunicació que funcioni perfectament per "significat compartit", la meva definició preferida de comunicació. És particularment important quan es fan preguntes i respostes.

Components en comunicació

Hi ha cinc components de qualsevol comunicació i un sisè que és l’entorn global del lloc de treball en què es produeix la comunicació. Els components de la comunicació són:

• L'individu que envia el missatge. El remitent ha de presentar el missatge amb claredat i amb detalls suficients perquè el receptor comparteixi significats amb el remitent.
• El context del missatge. El context és com el missatge és enviat pel remitent del missatge. El context implica la comunicació no verbal, com ara gestos, llenguatge corporal, expressions facials i elements com el to de veu. La major part del context per a un missatge només està disponible quan el receptor pot veure i escoltar l’emissor del missatge. Les emoticones de correu electrònic i de missatgeria instantània, per exemple, són una substitució deficient, ja que l'emissor les formula sense l'entrada del receptor.

  Un altre tros del context són les emocions que intervenen en el cercle de comunicació. El remitent està enutjat? El receptor és indiferent al contingut de la comunicació o menyspreu del remitent? Les emocions humanes normals afecten si es comparteix correctament un missatge.

• La persona que rep el missatge. El receptor ha d’escoltar amb atenció i atenció, fer preguntes per a més claredat i paràfrasi per comprovar que el receptor comparteix significat amb el remitent. Si el receptor confia en el remitent, augmentaran les possibilitats de comunicació efectiva.
• El mètode de lliurament que escolliu. El mètode de lliurament s'ha de seleccionar segons el mitjà més eficaç per transmetre el significat del missatge. Atès que els mètodes de comunicació són tan diversos des de la matinada de les computadores i els dispositius mòbils, les decisions sobre el mètode de lliurament s'han tornat més complexes. El mètode de lliurament ha d’adaptar-se a les necessitats de comunicació del remitent i del receptor.

  Els mètodes de comunicació inclouen la comunicació verbal, els missatges instantanis (missatgeria instantània), el correu electrònic, les cartes, signes, pòsters, vídeos, captures de pantalla, telèfons, notes, formularis, documents escrits i molt més. Aquests mètodes continuaran expandint-se i les expectatives dels empleats per a una comunicació instantània sobre tot el que tingui a veure amb el seu treball continuaran creixent.

  La comunicació presencial ha augmentat la seva importància, especialment per a la informació organitzativa que pot suposar un canvi, proporcionar reconeixement dels empleats o permetre preguntes sobre el terreny. La comunicació en persona també es veu afavorida perquè els empleats tenen accés al component, el context.

• El contingut del missatge. El contingut del missatge ha de ser clar i presentat i descrit amb detalls suficients per obtenir la comprensió del receptor. Si el contingut del missatge ressona i connecta, en algun nivell, amb les creences ja retingudes del receptor, és més eficaç.

Com demanar bones preguntes millora la comunicació

James O. Pyle i Maryann Karinch afegeixen el següent per facilitar la comunicació.

Des de recursos humans fins a atenció al client, les males preguntes contaminen gairebé tots els llocs de treball. Les preguntes dolentes sovint provoquen respostes incompletes o enganyoses i poden minar la relació. D'altra banda, les bones preguntes són una valuosa eina d'eficiència, competència i construcció de relacions.

Hi ha sis tipus de bones preguntes: directes, de control, de repetició, de persistència, de resum i no pertinents. Per descriure'ls breument:

• Direct: Es planteja una pregunta senzilla amb un interrogatiu bàsic.
• Control: Ja en coneixeu la resposta quan la sol·liciteu. És una manera d’identificar si la persona està mentida, no està ben informada i / o no presta atenció.
• Repetiu: Feu dues preguntes diferents després de la mateixa informació.
• Persistent: Feu la mateixa pregunta de diferents maneres per explorar totes les facetes de la informació desitjada.
• Resum: Es fa una pregunta que pretén permetre a la font una oportunitat de revisar la resposta.

• No pertinent: No pertany al tema que vulgueu conèixer, sinó que és probable que la persona no mentirà; serveix al propòsit de veure com és la veritat i aconseguir que la persona s'obri a tu. També pot vincular-se al context de l'intercanvi d'interrogants.

Detalls sobre els 6 tipus de bones preguntes

Directe

Les preguntes directes són les millors: un interrogatiu, un verb i un substantiu o pronom.

• Qui ets?
• Què va passar a la festa?
• Quan vau arribar a l’oficina?
• On són les claus del cotxe?
• Per què vas deixar la reunió d'hora?
• Quant pagaves per aquest iPad?

Control

Quan digueu, "No vaig a fer cap pregunta directa deliberadament?" Quan comproveu la veracitat o l'exactitud d'una resposta, utilitzeu una pregunta de control i busqueu coherència.

Les preguntes de control són preguntes deliberades que coneixeu de la resposta, de manera que no es tracta de descobrir informació. Es tracta del descobriment de comportaments, patrons de parla i nivell de veracitat o precisió. Potser s’ha parlat abans de la persona.

Si sabeu que algú del vostre equip de recursos humans ha alienat un empleat perquè l’empleat ha enviat un correu electrònic per queixar-se de la persona, podeu fer una pregunta de control com ara: "Com va passar a la revisió del rendiment amb Pamela avui?" la informació; només voleu saber com la vostra persona en recursos humans respon la pregunta.

Repetiu

Voleu venir a la mateixa informació de dues maneres diferents. Per exemple, si heu preguntat: "Quantes persones formen part de la força de vendes?", La persona amb qui us parleu pot respondre: "Hi ha 22 en el camp". Més endavant, quan parleu amb ell sobre alguna cosa diferent - per exemple, les àrees on l'empresa té un punt de suport - podeu preguntar: "Quantes regions de vendes teniu?"

Pot respondre, "22", que és una manera de confirmar el nombre de personal de la força de vendes. No és una prova absoluta, però dóna valor i credibilitat al que va dir abans. Són dues preguntes diferents que comproven la informació proporcionada.

Si utilitzeu preguntes de repetició, també podeu descobrir discrepàncies. Si la vostra font d’aquest exemple respon que hi ha 28 regions de vendes, voldríeu aclarir-les. Potser hi ha una bona raó: la força de vendes normalment té un complement de 28, però últimament hi ha hagut una gran facturació, que són sis curtes, però la resposta dóna lloc a dubtar que hi hagi un desajust entre el nombre del personal i el nombre de territoris de venda. Aquesta discrepància hauria de provocar més preguntes per resoldre el problema.

Persistent

En qualsevol intercanvi en què es pugui donar més d’una resposta a una pregunta, utilitzeu preguntes persistents per obtenir una resposta completa. Igual que repetir preguntes, les preguntes persistents també són útils si sospiteu que la persona no és veritable.

"On vau anar de vacances a Califòrnia?", Pot provocar la resposta, "Disneyland". Encara que és possible que Disneyland sigui l'únic lloc, és lògic seguir aquesta pregunta amb "On més?"

Ignorar aquesta pregunta repetida i anar directament a preguntes sobre Disneyland significa que us perdeu l'oportunitat d'obtenir una imatge completa del viatge de Califòrnia al vostre amic, tret que la informació s’abandoni en un altre moment.

Resum

Les qüestions resumides no consisteixen a determinar la veracitat, sinó a retornar a la font el que ha dit perquè tingui l'oportunitat de pensar: "De fet, vaig dir el que volia dir?"

Veneu cotxes de tot tipus, des de portes de dues portes fins a models de luxe de mida completa. Una parella jove arriba a la sala d'exposició i demana a un model de luxe per provar-lo.

"Què usareu el cotxe durant la major part del temps?"

"Viatjar per venir i venir. Treballem al mateix edifici ", diu.

"Per què més usareu el cotxe?"

“Viatges els caps de setmana per veure els meus pares. Coses així ”. Ella s'atura i afegeix:“ Viuen a cent quilòmetres de distància. ”

"Per què creus que el cotxe de luxe és la millor opció?"

Intercanvien una mirada. Diu: "Ens agrada millor que els altres".

"Quin és el teu color favorit", preguntes, mirant-la.

"Vermell"

"Deixeu-me veure si tinc aquest dret. He sentit dir que voleu un cotxe vermell i de mida completa a la classe de luxe. Què tan adequat té aquesta descripció al que voleu?" (Heu formulat la vostra pregunta de resum amb informació pertinent en aquest cas.)

Intercanvien una altra mirada. Va dir: "Pensem que un color més reduït podria ser millor".

"I el model de luxe que et fa pensar que és el millor per a tu?" (Una vegada més, aquesta és una manera de resumir i verificar el que heu escoltat. Voleu saber si estan tan enamorats de la mirada de la cara cotxe que no volen considerar res més, o si la primera resposta es disfressava d’un fet destacat.)

"El meu pare diu que aquest és el cotxe més segur de la carretera".

La resposta a la pregunta de resum us indica que, de fet, els agradi, però no per la seva aparença. Heu llegit entre les línies. Estan començant a viure junts. El seu pare probablement els ha enviat al concessionari per comprar "el cotxe més segur a la carretera", que els ajudarà a comprar. Vostè decideix procedir a la venda, sabent que la sol·licitud de pagament inicial i de préstec us donarà probablement la resta de la història.

És possible que algunes persones no estiguin còmodes fent una pregunta de resum com les incrustades en aquesta trobada de vendes perquè no volen tenir un aspecte senzill o desatenció. Si feu la pregunta exactament de la mateixa manera que ho vau preguntar per primera vegada, llavors podrien tenir una conclusió vàlida.

També no voleu fer la mateixa pregunta dues vegades seguides, fins i tot si canvieu el fraseig. Posant una certa distància entre la primera vegada que plantegeu la pregunta i la segona, i reformulant lleugerament la pregunta, simplement us trobeu com a algú que realment està interessat en el que l’altra persona ha de dir.

No pertinent

Podeu detectar que la persona que respon a les vostres preguntes sembla estressada; una pregunta no pertinent podria mitigar la tensió. O potser necessiteu temps per pensar o per referir-vos a les vostres notes, de manera que utilitzeu la pregunta només per comprar-vos una mica de temps i espai.

En fer preguntes puntuals com ara: "Quin projecte vau emprendre en el passat que va fallar?" I "Com vau tractar de solucionar el problema?", Podeu fer que un candidat a la feina se senti com si estigués enmig d’un interrogatori de camp de batalla..

El candidat podria dir: "Vaig intentar abordar el problema reunint el departament al voltant d’un objectiu comú: la manera en què faig que l’equip de la lliga petita del meu fill es concentri a colpejar la pilota".

Podeu donar-li un descans al candidat preguntant: "Quant de temps heu entrenat a la petita lliga?" Abans de tornar a la discussió del seu cargol i com va intentar arreglar-lo.

Finalment, hi ha dues maneres d’arruïnar les preguntes que comencen amb tots els components necessaris i acaben quedant curtesbo.

1. Afegint massa qualificadors o altres paraules i frases que distreguin de la pregunta. Per exemple, "Què vas fer per esmorzar al restaurant on les taburetes de vinil estan esquerdades i cobertes de cinta adhesiva?"
2. No és habitual esperar una resposta. Pregunta: "Quin és el vostre menjar preferit?" La persona pensa un moment en lloc de respondre immediatament. Voleu trepitjar, "Rosbif?" Silenci És una eina de preguntes eficaç. No perdis el descobriment, la informació, les pistes com a resultat d'obrir la boca quan necessites obrir les orelles. Recordeu la regla de les "dues orelles, una boca" per obtenir el màxim profit del qüestionament.

   El medi ambient i la comunicació

   Els components de comunicació anteriors promouen un significat compartit quan funcionen junts per lliurar un missatge de manera efectiva. L’entorn de treball en què es produeixen aquests components també afecta la comunicació i si es rep la comunicació.

   Quan feu preguntes vàlides, confieu en la vostra relació i inspirareu confiança. Les preguntes formen una altra part de la base per a la comunicació del lloc de treball que comparteix significat

   En un entorn de treball que posa l'accent en la comunicació oberta, la implicació dels empleats i els objectius comuns, la comunicació és més freqüent i eficaç. Però, l’esperança d’una comunicació significativa fa que la barra sigui més alta en aquests millors llocs de treball. Així, fins i tot en un entorn de treball altament orientat als empleats, els empleats es queixen que no saben què passa.

   A causa de tots els components i l’entorn general d’un lloc de treball individual, la comunicació continua sent un repte. Les preguntes antigues sobre qui necessita saber què i quan han de saber que mai no es respon plenament a la satisfacció de gairebé qualsevol persona.

   Les queixes dels empleats sobre massa informació, la informació no suficient i, fins i tot, la sobrecàrrega d'informació, continuaran ressonant en els llocs de treball. Mai no curareu el problema de la comunicació, però, amb compromís i reflexió, podeu augmentar l'eficàcia de la vostra comunicació interpersonal i de la vostra comunicació al lloc de treball.

   Més relacionat amb la comunicació eficaç del lloc de treball

   1. Rebre comentaris amb gràcia i dignitat
   2. Com desenvolupar la vostra intel·ligència emocional
   3. Com mantenir una conversa difícil
   4. Feedback