Visió global d'un treball de gestió de projectes

El Project Management Institute (PMI) defineix la gestió de projectes com "complir els requisits del projecte a través de l'aplicació de coneixements, habilitats, eines i tècniques a les activitats del projecte. Això s'aconsegueix mitjançant l'ús d'iniciar, planificar, executar, controlar i tancar un projecte."

Tot i que aquesta definició pot semblar complexa, els directors de gestió de projectes estan arrelats en el sentit comú i en la pràctica. Tant si voleu proporcionar una gestió de projectes als vostres clients com si el vostre objectiu és convertir-vos en gestor de projectes, considereu els fonaments de la gestió de projectes pas a pas. Abans de començar, determineu si el servei que esteu a punt d'oferir (o la tasca que esteu assumint) és realment un projecte.

Direcció general versus gestió de projectes

Com decidiu si alguna cosa és o no és un projecte? Per descompondre's, separeu les dues àrees de gestió diferents per la gestió funcional i (o general) i per a la gestió de projectes.

La gestió funcional o general és el funcionament continuat d'una tasca. Un exemple seria si sou propietari d’una empresa tecnològica i tingueu un client per al qual proporcioneu suport de còpia de seguretat i gestioneu contínuament el compte anual fent còpies de seguretat dels servidors i proporcionant-los un informe d'activitat setmanal. Si ho feu durant cinc anys i teniu un contracte renovable amb el client, el vostre treball és continu i, per tant, general o funcional.

Tanmateix, si el vostre client vol implementar un nou sistema de gestió de continguts i té un any per desenvolupar el nou sistema i demanar-vos que lideri el seu desenvolupament, el vostre client us ha compromès en un projecte.

De la mateixa manera, si treballeu amb recursos humans i la vostra feina és gestionar el pressupost del departament i supervisar els associats joves, llavors teniu una feina funcional perquè és un treball continu que no té un final definit.

D'altra banda, si teniu la mateixa feina de recursos humans i el director del vostre departament us demana que implementeu un nou programa de contractació (i us proporcioni un termini i un pressupost) i us converteixi en el director del projecte, aquest és un projecte perquè té una data d'inici i finalització i la tasca només passa una vegada.

Visualitzar el vostre projecte en tres parts

Ara que enteneu l’essència del que constitueix un projecte, podeu examinar més de prop la gestió de projectes. Utilitzant el programa de reclutament com a exemple, ara que saps que hi ha una necessitat d’un projecte, el següent pas és descriure l’abast, el temps i el pressupost necessari.

La gestió de projectes és la planificació, organització i control de l’abast, el pressupost i el temps del projecte del programa de contractació. Per ajudar a visualitzar el projecte, dibuixa una piràmide senzilla. Cada línia de la piràmide representa una de les tres parts principals d’un projecte (és a dir, abast, temps i pressupost). L’espai buit al mig de la piràmide és l’espai qualitat del producte lliurat. La piràmide és una eina important a tenir en compte a l'hora de planificar el projecte, ja que a mesura que creixen o es redueixen les tres parts principals, la qualitat del producte es veu afectada.

L’abast del projecte

Definir l’abast és sovint la part més difícil i complexa de la gestió de projectes. Els detalls d’un projecte són generalment desconeguts al principi, per la qual cosa estimar quines activitats i tasques són necessàries per executar el projecte tenen cura. L’abast consisteix en totes les diferents activitats i tasques que es duran a terme per produir el producte final que lliurarem. Definir l’abast del projecte us ajudarà a determinar el temps i el pressupost que necessitareu per acabar el projecte.

Una bona manera de començar és simplement escriure el que creieu que és necessari per completar la tasca. A continuació, consulteu amb altres persones per obtenir una visió completa de totes les activitats implicades.

El temps del projecte

Un cop hàgiu establert un abast inicial, podeu començar a assignar un temps a cada activitat i tasca i, addicionalment, a veure els projectes més grans. Pregunteu-vos quines activitats passaran al mateix temps i que passaran de forma seqüencial. A més, preste molta atenció a quantes persones revisaran les activitats del projecte, ja que això afectarà el temps necessari per completar un pas. És sorprenent quant de temps es pot dur a terme una tasca senzilla quan tres persones han de revisar-la. Després de calcular el temps que caldrà per completar les activitats i les tasques acumulades, esteu preparats per crear un calendari de projectes perquè l'equip del projecte segueixi.

El pressupost del projecte

En aquest punt, heu establert el que (abast) i la durada (temps) d’un projecte, ara és hora de determinar el pressupost. Igual que calcular la quantitat de temps que necessita un projecte, sovint haureu de consultar els altres, inclosos els responsables del departament, per determinar un pressupost precís. Un pressupost consisteix en múltiples consideracions, incloent l’ús de persones i materials involucrats en les activitats dutes a terme i per quant de temps es necessitaran (és a dir, les persones) i els materials utilitzats.

La comunicació és clau

Sovint, un client (o cap) vol un projecte completat en un temps i un pressupost predeterminats sense considerar l’abast del projecte. El problema és que gairebé sempre l’abast del projecte no es pot completar raonablement tenint en compte les limitacions de temps i pressupost. En conseqüència, part de la gestió de projectes està negociant els termes de l’abast del projecte amb un client o cap. Al llarg del procés de negociació, a més de tota la durada del projecte, una bona comunicació clara és l’habilitat única més important que necessitareu.

Com més clarament comuniqueu els reptes al llarg del camí, més feliç serà el vostre client o cap.