Com planificar una reunió d'empresa

Felicitats! La vostra empresa realitzarà una reunió per a un grup d'empleats seleccionats de tots els nivells de l'empresa. El director general t'ha donat la responsabilitat del responsable del projecte per a l'esdeveniment. Aquests consells i el pla de projecte mostren una forma en què un gestor de projectes podria abordar la construcció del pla del projecte per a una reunió d’empresa o un projecte similarment complex.

Pre-planeja el projecte

El primer pas és planificar el pla. Comenceu discutint l’esdeveniment amb els grups d’interès. Si això es va fer l'any passat, què va passar? Que ha anat malament? Qui ha gestionat el projecte i poden ajudar-vos a evitar els problemes d'aquest any? Com que el director general t'ha assignat el projecte, què vol sortir de l'esdeveniment? Quan serà l’esdeveniment? On? Què és el pressupost?

Construïu tanta informació com pugueu. Aquest serà l’esquelet sobre el qual construireu el pla del projecte.

Construir l'equip

Quins altres recursos necessiteu per fer d'aquest projecte un èxit? Hi ha persones en altres departaments que poden ajudar-vos a fer d'aquest esdeveniment un èxit? Què cal fer per aconseguir-ho? Es pot demanar o necessita l’aprovació formal del seu cap? Quant de temps necessiteu d’ells? Quines habilitats específiques us cal proporcionar? Algú més pot proporcionar aquesta habilitat si la persona que voleu no està disponible?

Com es tracta d’una reunió a tota l’empresa, com pot ajudar l’HR? Necessiteu ajuda del departament d’instal·lacions? Què passa amb el departament de màrqueting? Necessiteu ajuda en aquesta zona?

Planifiqueu l’agenda

Una vegada que sàpigues la durada de la reunió, comenceu a omplir els blocs de temps. Necessiteu un altaveu d'obertura? Qui serà? Voleu mantenir els assistents junts o els dividiràs en grups més petits per a una part del programa? Quants parlants necessitareu? Qui facilitarà les sessions més petites si surten?

L’esdeveniment trigarà més d’un dia? Com tancareu el primer dia? Com tornareu a obrir el segon dia?

Com acabaràs al final? Necessiteu un discurs de cloenda? Com gestionaràs la logística de les persones que sortiran de l'hotel si reserves una?

Troba l'espai

Esbrineu quantes persones vénen. A continuació, determineu quina quantitat d’espai necessiteu. On es durà a terme l'esdeveniment? Hi ha lloc a l’oficina corporativa o necessiteu un espai més gran? El CEO vol que la reunió es mantingui fora de lloc per tal que la gent pugui concentrar-se o vulgui que es mantingui a l'oficina per minimitzar els costos?

Quines propietats de la vostra zona poden proporcionar l’espai que necessiteu? Un hotel a prop de l'aeroport és una bona opció per minimitzar el temps de desplaçament de les persones que arriben de fora de la ciutat o de trobar alguna cosa fora de la ciutat que sigui més tranquil·la?

Què cobren els diferents espais per les seves instal·lacions? Què inclouen i què necessiteu comprar i que heu introduït? Assignaran un individu amb qui treballareu? Quina és la seva política de material i persones de fora?

Traieu-lo

Després d’aconseguir les respostes a la majoria d’aquestes preguntes, podeu començar a elaborar el pla del projecte. Recordeu que el que estem mostrant aquí és la llista de tasques del projecte, només l’estructura d’avaluació de treballs (WBS). No inclou cap de les dependències entre tasques ni els terminis. Aquests s'afegirien més endavant.

Exemple de pla de projecte de reunió d'empresa

En Com planificar un projecte utilitzant les eines bàsiques de la gestió de projectes, vam discutir el pensament darrere de la planificació de projectes i utilitzant habilitats de gestió de projectes durant el procés de planificació. A continuació s’explica com l’estructura d’avaluació de treballs del pla del projecte (WBS) podria buscar un projecte per planificar una reunió d’empresa:

1. Planificació prèvia del projecte

1. Determineu el pressupost
2. Parleu amb el director general per establir els objectius del projecte
3. Poseu-vos en contacte amb el Gestor de projectes anterior (PM) per obtenir consells
4. Determineu la llista d’interessats
5. Poseu-vos en contacte amb les parts interessades per obtenir informació.
6. Establiu la data preferent per a l'esdeveniment
7. Determineu quants oradors / presentadors es necessiten
8. Determineu el nombre de personal de suport que necessiteu
9. Determineu quants empleats assisteixen
10. Llista les ubicacions possibles per a l'esdeveniment

2. Construir l'equip del projecte

1. Obtenir representant de Màrqueting
2. Rep el representant de recursos humans
3. Mireu si la compra assignarà algú per ajudar-vos
4. Demaneu a Susan que gestioni tots els detalls dels altaveus
5. Obtenir representant de les instal·lacions
6. Planifiqueu la reunió de llançament de l'equip del projecte

3. Desenvolupar l'Agenda

3a Pla del primer dia

1. Estableix l'hora d'inici
2. Establiu l'hora, organitzeu el lloc i el personal per registrar-vos
3. Estableix la durada de la sessió del matí
4. Estableix la durada dels discursos
5. Calculeu el nombre de parlants necessaris per a la sessió del matí
6. Recluteu ponents
7. Planifica el descans de mig matí (hora i longitud)
8. Organitzeu l'actualització de la sala de conferències durant el descans (aigua, escombraries, etc.)
9. Planifiqueu el dinar (hora, durada, ubicació, menú, qui paga)
10. Planifiqueu la sessió de la tarda (durada, nombre de parlants)
11. Recluteu ponents de la tarda
12. Tancament del primer dia del pla (hora, qui, durada)

3b Plan Day Two

1. Estableix l'hora d'inici
2. Estableix la durada de la sessió del matí
3. Calculeu el nombre de parlants necessaris per a la sessió del matí
4. Recluteu ponents
5. Planifica el descans de mig matí (hora i longitud)
6. Organitzeu l'actualització de la sala de conferències durant el descans (aigua, escombraries, etc.)
7. Planifiqueu el dinar (hora, durada, ubicació, menú, qui paga)
8. Planifiqueu la sessió de la tarda (durada, nombre de parlants)
9. Recluteu ponents de la tarda
10. Discurs de clausura del pla (hora, qui, durada)
11. Organitzeu el temps de sortida amb l'hotel

4. Planifiqueu l'espai

1. Determineu el nombre d'assistents
2. Planificar la disposició dels seients (files versus taules)
3. Calculeu l'espai necessari
4. Investigueu llocs disponibles amb aquesta quantitat d’espai (costos, ubicació, serveis inclosos)
5. Comptar el nombre de parlants cada dia i total
6. Determineu el nombre i el tipus de personal de suport necessari
7. Esbrineu quants assistents o ponents necessitaran habitacions
8. Negocieu els costos i les dates amb les ubicacions disponibles
9. Signeu el contracte amb la ubicació seleccionada

5. Publicitat de l'esdeveniment

1. Finalitzeu tots els detalls amb la ubicació de l'esdeveniment
2. Assegureu-vos que se us notifiqui als assistents
3. Notifiqueu a tots els ponents l’hora i el tema de la presentació / dia
4. Notifiqueu a tots els tècnics de suport les tasques i els canvis
5. Aconseguiu respostes de resposta dels assistents
6. Notifiqueu als assistents de substitució si és necessari

6. Seguiment

1. Obteniu esborranys de tots els parlants
2. Reviseu els discursos finals
3. Obteniu etiquetes de nom per a tots els assistents, ponents, personal
4. Compra qualsevol material i regals per als assistents
5. Torneu a confirmar amb la ubicació de l'esdeveniment

7. Revisió i tarifa

1. Envieu una enquesta de satisfacció a tots els assistents
2. Envieu una enquesta de revisió a tots els parlants
3. Envieu gràcies a tots els ponents i personal
4. Mantingui una reunió amb l'equip de projecte a prop

Planificació addicional

L’estructura d’avaluació del treball del pla del projecte (WBS) anterior mostra una mostra per planificar una reunió d’empresa. És només un esbós. L'equip del projecte encara hauria de treballar en aquests elements i ampliar-ne molts. A més, haurien de treballar el temps necessari per a cada tasca, la importància relativa de les tasques i les relacions / dependències entre tasques.