Com reduir el cost dels viatges comercials per a empleats

Amb certa simpatia pels empresaris que tracten de controlar els costos de viatge, demanar als empleats que comparteixin habitacions no és on començar o acabar.

Aquestes idees són menys estressants i ofensives per al treballador mig que viatja per negocis per al seu ocupador. Els empleats són humans normals que només volen una mica de privacitat i distància dels companys de feina durant un viatge de negocis, especialment si han passat el dia amb companys de feina. Els empresaris no necessiten demanar als empleats que comparteixin habitacions.

Altres maneres d'estalviar en el cost dels viatges de negocis dels empleats

• Exigeixi que els empleats viatgin el mateix dia sempre que sigui possible.
• Desenvolupeu i implementeu una política de viatges ferma que proporcioni detalls específics sobre els pagaments diürns a diferents destinacions, cadenes d'hotels preferents on l’empresari pugui haver establert un tipus de descompte, reemborsaments per a despeses i límits que requereixin la signatura d’un gestor amb antelació si se superen.
• Manteniu els empleats a la lletra de la llei tal i com s'indica a la política de viatges sense autorització prèvia d'excepcions. No reemborseu les despeses no autoritzades per polítiques ni excepcions.

• Renegociar o negociar tarifes corporatives amb cadenes hoteleres comunes a les vostres destinacions. Busqueu hotels que ofereixen serveis com ara un esmorzar gratuït, una cocteleria de cortesia, aperitius a la tarda i aperitius, i neveres i cafeteres a les habitacions. Exigeixi que els empleats utilitzin aquests hotels i comoditats quan estiguin disponibles.
• Utilitzeu una cadena d'hotels més barata quan realitzeu reserves. La majoria dels empleats regalarien una estrella per a una habitació privada. No espereu nivells més baixos en àrees com la neteja i altres comoditats de confort dels treballadors d’hotels amb menys estrelles. Examineu els empleats que viatgen periòdicament per assegurar-vos que les ubicacions seleccionades satisfan les seves necessitats.

• Utilitzeu un servei de reserves de viatges consistent com American Express Global Business Travel per ajudar a controlar els costos. Us ajudaran a planificar, adoptar polítiques, estalviar costos i limitar la despesa dels empleats. Fins i tot els serveis de viatges locals poden ajudar-vos a estalviar en viatges de negocis, però l’avantatge d’una empresa d’American Express és el seu abast nacional i internacional i els seus serveis en línia.
• Feu un acord amb una companyia aèria per utilitzar els seus serveis sempre que sigui possible per rebre un descompte corporatiu en cada vol. Exigeixi que els empleats utilitzin el servei de reserva de la companyia aèria, per exemple, Southwest Airlines Corporate Travel. Els empresaris també poden estalviar quan es reservin avions amb antelació.

• Feu que els empleats que facin les decisions de viatge d’última hora obtinguen l’autorització. En un cas, en una empresa client, un bitllet d’avió que hauria costat 300 dòlars si es reservava amb algunes setmanes d’avanç costava més de $ 1200 quan l’empleat va fer la reserva dos dies abans de l’esdeveniment. Això només hauria de passar en cas d'emergència, ja que la majoria de bitllets són transferibles, fins i tot si no són reemborsables.
• Reduïu els costos de viatge en altres àrees, com ara menjar i alcohol per diems i el transport. Modifiqueu els punts per la ubicació. La ciutat de Nova York és cara en comparació amb Las Vegas, per exemple. Les zones més petites i sense complexos turístics són encara més assequibles. La vostra política de viatges hauria de reflectir els costos que experimentaran els vostres empleats mentre viatgen a diferents estats i llocs locals.

• Experimenteu amb reunions virtuals, serveis com Skype for Business i vídeos. Tot i que inicialment incòmodes, les reunions no presencials són una habilitat adquirida. Els empleats es fan més còmodes mentre fan servir aquests serveis amb el pas del temps. Els seminaris web funcionen bé per a diversos tipus de formació, especialment per a seminaris que permeten assistir a diversos empleats.
• Exigiu que els vostres empleats utilitzin serveis de transport i transport públic més barats, quan estiguin disponibles, en lloc de taxis, especialment quan els empleats viatgin entre aeroports i hotels. La majoria de les grans conferències ofereixen un servei de trasllat gratuït entre els hotels i el centre de conferències. Menys ús de taxi o l’exigència que els empleats es reuneixen per pagar un taxi en grup poden estalviar molts diners.

Sol·licitar als empleats adults que realitzin reserves oportunes, les despeses del pressupost en els seus viatges de negocis i explorar altres opcions que no siguin els viatges per a reunions i formació és l'enfocament correcte per optimitzar els costos dels viatges per negocis. Són respectuosos amb els empleats.

Beneficien l’empresari perquè els empleats se senten respectats i cuidats, cosa que produeix una moral positiva. Mantenen el cicle de relacions positives movent-se en la direcció correcta.

Què hi ha de viatges familiars barats?