Simplificació i acceleració del lliurament de serveis de recursos humans

Els líders en recursos humans són una font important de suport i confort per als empleats, tant en la seva vida personal com professional. HR és un negoci de serveis, i aquest servei inclou ajudar els empleats a avançar en les seves carreres ia resoldre problemes entre empleats i els seus supervisors.

Els recursos humans també els recolzen en alguns dels esdeveniments més importants i importants de les seves vides, inclosos el matrimoni, el part i la lluita contra una malaltia greu.

Però massa sovint, els serveis administratius de rutina, com respondre una vegada i una altra a les mateixes preguntes o completar transaccions senzilles, consumeixen la major part del temps de l’HR.

Reduir la càrrega administrativa de treball

La clau per reduir la càrrega de treball administrativa és formar els empleats perquè siguin més autosuficients i automatitzin tasques més mundanes.Això és el que pot ajudar l’aplicació d’un enfocament de gestió de serveis. La gestió de serveis simplifica el lliurament de serveis administratius de rutina, alliberant temps per centrar-se en activitats d’alt valor.

És probable que l’organització típica de recursos humans tingui sistemes per gestionar les dades dels empleats i les activitats relacionades amb els pagaments. No obstant això, probablement no té un sistema automatitzat per gestionar les consultes dels empleats i complir les sol·licituds.

Penseu en el que succeeix quan un empleat rep una citació per al deure del jurat: és probable que la companyia confiï encara en documents físics o en una sèrie de correus electrònics per fer front a la sol·licitud de l’empleat fora del treball.

Com que les interaccions dels empleats són seguides normalment mitjançant missatges de correu electrònic i fulls de càlcul, les sol·licituds dels empleats solen perdre's o passar per alt. A continuació, es produeixen errors, creant frustracions i treballs addicionals per als recursos humans.

Amb el correu electrònic, no hi ha cap manera fàcil de veure si una sol·licitud es troba estancada o de localitzar i eliminar els colls d’ampolla del procés. De la mateixa manera, és difícil analitzar i respondre a les necessitats dels empleats: per exemple, identificar la informació sol·licitada amb freqüència i assegurar-se que estigui disponible en línia.

Els processos administratius manuals frustren els empleats i són un gran desgast per als equips de recursos humans. Una enquesta recent mostra que els empleats de recursos humans fan una mitjana de 12 hores setmanals gestionant les trucades i els correus electrònics rutinaris dels empleats.

Enfocament de gestió de serveis per satisfer les necessitats dels empleats

L’enfocament de gestió de serveis elimina aquests processos tediosos i que consumeixen molt de temps. No només substitueix el correu electrònic, sinó que transforma la manera en què treballa l’HR amb els empleats.

Penseu en la gestió del servei com la combinació perfecta d’assistent administratiu i gestor de projectes. Respon instantàniament a les sol·licituds dels empleats, avança casos, automatitza processos manuals repetibles i fins i tot gestiona activitats complexes entre departaments, com ara la incorporació i la incorporació de treballadors.

La gestió del servei mai no oblida ni comet errors, segueix sempre amb la gent perquè les coses es facin i et permeten saber si hi ha un problema que no pot resoldre. També us mostra el lloc on dediquen els vostres empleats, de manera que podeu optimitzar el desplegament de recursos i maximitzar la productivitat.

La gestió del servei no substitueix el vostre sistema actual de gestió del capital humà: es integra amb ell i el complementa, donant-vos visibilitat i control de la feina que probablement realitzeu principalment per correu electrònic avui.

També proporciona el mateix nivell de visibilitat als empleats. Poden veure l’estat de les seves investigacions en lloc de sentir que les seves peticions van desaparèixer en un forat negre poc després de presentar-les.

El fet de proporcionar als empleats la capacitat de supervisar l’avanç de les seves peticions redueix significativament el nombre de correus electrònics de seguiment frustrats, trucades telefòniques i visites presencials a l’RH, tot reduint la càrrega administrativa de recursos humans.

Avantatges d'un enfocament de gestió de serveis

La gestió del servei comença amb el desplegament d'un portal de recursos humans basat en web on els empleats poden trobar informació de recursos humans i sol·licitar serveis de recursos humans. Idealment, els empleats poden accedir a aquest portal en els seus ordinadors de treball, ordinadors domèstics, ordinadors portàtils i els seus telèfons intel·ligents i tauletes.

Això els permet controlar les necessitats bàsiques de recursos humans, com ara la inscripció de beneficis o les actualitzacions de canvis d’estat. Els empleats simplement trien els serveis reals que necessiten des d’un catàleg de serveis o cerquen informació a la base de coneixement del portal.

Quan un empleat envia una sol·licitud a través del portal, el sistema de gestió de serveis crea automàticament un cas i el pastora a través del procés de compliment complet. Això inclou assignar el cas a l’expert en RRHH correcte, encaminant automàticament el cas de persona a persona a mesura que es completi cada pas de compliment i mantenint un historial de casos complet.

També podeu ampliar aquest servei a altres departaments. Per exemple, els sistemes de gestió de serveis poden configurar automàticament comptes de TI o sol·licitar espai d’oficina per a noves contractacions com a part del procés d’incorporació.

El sistema de gestió de serveis impulsa els processos de lliurament de serveis de RH de extrem a extrem i sap com funcionen aquests processos. Per exemple, es pot informar automàticament quan un cas estigui estancat per poder actuar.

També genera una àmplia gamma de KPIs i altres mètriques de processos, com ara el que el vostre equip respon a les consultes dels empleats. Fins i tot pot analitzar els tipus de consultes basades en el coneixement, cosa que facilita la identificació i l’ompliment de qualsevol buit de contingut.

Conclusió

Els professionals de recursos humans prefereixen seguir una carrera professional en recursos humans perquè vulguin ajudar a la gent, no passar els dies presentant documents, actualitzant fulls de càlcul i responent als correus electrònics. Sovint, les sol·licituds mundanes interrompen aquest treball, cosa que els frustra i els empleats que estan tractant d’ajudar.

HR és un proveïdor de serveis i pot mirar l'exemple del seu proveïdor de serveis, el departament de TI. L'IT ha pres la iniciativa en molts esforços empresarials per aplicar una disciplina de gestió de serveis per automatitzar la presentació i el compliment de les sol·licituds de servei d'assistència informàtica.

L’automatització d’aquestes tasques permet a l’IT centrar-se en un treball més estratègic que pugui ajudar l’empresa a assolir els seus objectius empresarials més amplis i demostrar millor el valor de l’IT.

Un enfocament de gestió de serveis és la clau per aconseguir recursos humans cap als líders empresarials mitjançant la prestació de serveis de qualitat superior i una major satisfacció dels empleats alhora que redueix la seva pròpia càrrega de treball. Els recursos humans poden dedicar el seu temps i experiència a activitats més estratègiques que avancin el seu negoci.