Com crear un registre de riscos de projecte

01 Disseny del registre de riscos

Una manera d’afavorir la participació en la gestió de riscos té un bon disseny de registres de riscos. El format correcte comunicarà ràpidament el nivell general de risc del projecte a vosaltres ia altres membres de l'equip del projecte.

Hauria de permetre als usuaris accedir fàcilment a més detalls sobre els riscos individuals quan sigui necessari. Això, al seu torn, estimula a tothom a pensar en termes de riscos: detectar-ne de nous a mesura que es presentin i controlar i prendre mesures per mitigar els riscos existents.

02 Inclou els camps adequats

Com a mínim, el registre del risc hauria d’incloure un identificador únic per a cada risc, una descripció del mateix, les accions que s’adoptin en resposta i el propietari de la tasca.

Les descripcions haurien de ser breus i concretes. Per exemple, un risc identificat com a "danys de pluja" podria incloure aquesta descripció: "Les pluges fortes poden inundar camp i causar un deteriorament de la collita".

03 Mesures addicionals

És possible que vulgueu incloure mesures quantitatives de probabilitat, impacte i risc general i valors residuals després de la mitigació de projectes més arriscats.

Els camps numèrics que es calculen automàticament poden ser útils si utilitzeu una tècnica d’avaluació del risc com el mètode Monte Carlo. Altres camps útils inclouen dates clau, categoria de risc, categoria de resposta de risc, proximitat, costos de mitigació i estat.

No hi ha cap límit per a la quantitat de camps que podeu incloure, però només s'han de mostrar els camps de claus al nivell de la llista. Eviteu els usuaris aclaparadors i poseu detalls innecessaris al nivell de la llista. Idealment, els espectadors que necessiten informació més completa feu clic als detalls.

04 Una altra opció

És possible que vulgueu crear una base de dades de registre de riscs per a cada projecte de manera que no estigueu restringit a un conjunt estàndard de camps. Tot i que un full de càlcul us pot ajudar a fer el seguiment dels vostres projectes, especialment els projectes més petits, una base de dades creada amb programes com Kahootz o Podio pot ser millor. Faciliten afegir documents i grans quantitats de text quan sigui necessari.

05 Llums de trànsit

És difícil superar l’impacte visual del sistema de semàfors. Els usuaris saben que el vermell suposa un alt risc, l’ambre significa un risc mitjà i el verd té un risc baix. Aquestes indicacions visuals ràpides ajuden els lectors a escanejar informació més ràpidament.

06 Característiques de seguretat

És possible que vulgueu fomentar la participació permetent que tots els membres de l’equip del projecte i, potser, algunes parts interessades vegin el registre de riscos. No obstant això, haureu de definir els drets d’accés dels usuaris de manera que només els pugui editar els propietaris i gestors de riscos clau. Necessiteu una pista d’auditoria de qui ha canviat què i quan.

07 Resum del perfil de risc

Els membres de l'equip sènior de l'equip de projectes i els grups d'interès poden no tenir temps per digerir la vista de llista de tots els riscos. Per a ells, un perfil de risc de resum proporciona una imatge ràpida dels riscos globals del projecte. Il·lustra el nombre de riscos a cada nivell de probabilitat i impacte.

08 Tot sobre la comunicació

Recordeu que un registre de riscos del projecte no només llista els riscos i les accions de mitigació. És una eina de comunicació que contracta els vostres companys en la gestió de riscos. El vostre disseny hauria de reflectir aquest objectiu amb diferents punts de vista per a diferents públics.