Com un supervisor pot gestionar l’absentisme

Segons una enquesta no programada de la CCH, els empresaris estan perdent terreny a l'hora de mantenir els treballadors a la feina. Les taxes d'absentisme no programades han augmentat fins al seu nivell més alt des del 1999. El que continua preocupant és que gairebé dos de cada tres empleats que no apareixen a la feina no estan físicament malalts.

Per a la majoria d’empreses, la responsabilitat de gestionar l’absentisme social ha caigut principalment en supervisors immediats. Sovint, aquests supervisors són les úniques persones que saben que un determinat empleat està absent.

Estan en la millor posició per entendre les circumstàncies que envolten l’absència d’una persona i observar un problema en una etapa primerenca. Per tant, la seva participació activa en els procediments d'absència de la companyia és fonamental per a l'eficàcia global i l'èxit futur d'una política o programa d'absència.

Per garantir que els supervisors siguin còmodes i competents en la seva funció de gestió de l’absentisme laboral, han de tenir el suport total de l’alta direcció. Totes les parts han de ser conscients de l'objectiu de les polítiques i procediments d'absència. En cas de discrepàncies entre departaments; una política pot perdre la seva eficàcia.

Per proporcionar una major coherència, els supervisors haurien de formar-se en les seves responsabilitats quant a la gestió de l’absentisme laboral, assessorar-los sobre com dur a terme entrevistes efectives de tornada a treballar i educar-se en l’ús de procediments disciplinaris quan sigui necessari.

Les responsabilitats del supervisor

A més d’assegurar que el treball s’apropa adequadament durant l’absència de l’empleat, hi ha altres accions crítiques que els supervisors han de prendre per gestionar l’absentisme. Ells haurien de:

• assegureu-vos que tots els empleats són plenament conscients de les polítiques i procediments de l’organització per fer front a l’absència,
• ser el primer punt de contacte quan un empleat truqui malalt
• mantenir registres d’absència detallats, precisos i actualitzats adequadament per al seu personal (per exemple, data, naturalesa de la malaltia / motiu de l’absència, data de tornada a la feina prevista, certificat del metge si és necessari),
• identificar els patrons o tendències d'absències que causin preocupació,
• realitzar entrevistes de retorn a treball
• implementar procediments disciplinaris quan sigui necessari.

Entrevista de retorn a treballar

La formació dels supervisors en la manera de gestionar millor l’absentisme ha d’incloure instruccions sobre com dur a terme entrevistes de retorn a treballar efectives i justes. Les enquestes nacionals recents indiquen que aquestes entrevistes es consideren com una de les eines més eficaces per gestionar l’absentisme a curt termini.

La discussió de tornada al treball permetrà al supervisor donar la benvinguda al treballador a la feina, a més de demostrar el ferm compromís de la gestió amb el control i la gestió de l’absentisme laboral. L’entrevista permetrà comprovar que l’empleat és prou bo per tornar a treballar.

Es poden completar els tràmits necessaris perquè l’absència i la seva conclusió queden registrades correctament. El fet que un procediment establert estigui establert per investigar i discutir l'absència amb un empleat pot, per si mateix, actuar com a element dissuasiu per no assistir per motius falsos.

Les entrevistes s'han de dur a terme tan aviat com sigui possible després que la tornada a la feina de l’absent sigui un dia després del seu retorn. S'hauria de donar a l'empleat una àmplia oportunitat per exposar els motius de la seva absència. El supervisor hauria d’utilitzar l’entrevista com a hora per explorar els problemes que l’empleat pugui tenir que condueixen a l’absència.

L'objectiu és fomentar una cultura oberta i solidària. Els procediments estan establerts per assegurar-se que s'ofereix ajuda i assessorament quan sigui necessari i per assegurar-se que el treballador sigui apte per tornar a la feina.

Els empleats solen apreciar l’oportunitat d’explicar motius genuïns d’absència dins d’una estructura formalitzada. En cas que el supervisor dubti de l’autenticitat de les raons donades per l’absència, ha d’utilitzar l’oportunitat per expressar qualsevol dubte o preocupació.

En tot moment, l’empleat ha de ser conscient que l’entrevista no és només una part dels procediments de l’empresa, sinó una reunió significativa durant la qual l’absència s’ha observat i pot tenir implicacions per al futur treball. El procediment disciplinari de l’empresa, en cas d’absència inacceptable, s’explica a l’empleat.

En cap moment de la reunió l’entrevista s’hauria de convertir en una forma de càstig, però s’ha de considerar com una ocasió per ressaltar i explicar les repercussions de l’absència en el departament. La immensa majoria dels empleats obtenen una sensació d’orgull i assoliment a partir del seu treball i cal encoratjar-ne la gestió per tractar a aquestes persones com a adults responsables.

Procediments disciplinaris recomanats si continua l'absentisme

Les següents directrius descriuen els passos recomanats que s'han de prendre en els casos en què les absències a curt termini es considerin superiors a un nivell acceptable en un període de temps determinat.

Etapa 1: Entrevista d'assessorament

• El supervisor immediat hauria d'informar l'empleat de la seva preocupació per les absències, intentar establir els motius de la malaltia i determinar què cal fer per millorar l'assistència.
• Si en aquesta fase es detecta alguna condició mèdica i és probable que tingui un efecte sobre la idoneïtat del treball, el supervisor hauria de concertar una cita amb un metge aprovat per l'empresa. Això s'hauria de confirmar per escrit amb el treballador en un termini de cinc dies hàbils.
• Si des del debat, el problema no sembla ser degut a una incapacitat subjacent per al treball, el supervisor hauria d’avisar l’empleat que, si bé les malalties registrades poden ser genuïnes, es preveu una millora sostinguda de l’assistència o la següent etapa del procediment. es faran.
• La revisió de l'assistència es farà automàticament cada mes durant els propers sis mesos.

Etapa 2: Primera revisió formal (fase verbal)

• Si les absències de l’empleat continuen empitjorant després de l’anàlisi i el seguiment regular, s’ha de convidar a assistir a una reunió de revisió formal amb el supervisor.
• El registre d’absència s’ha de detallar en una carta que convida l’empleat per a aquesta entrevista. Cal informar l’empleat que té dret a ser representada per un representant sindical o per un col·lega, segons convingui.
• L'objectiu d'aquesta reunió serà:

  - Continua per parlar de les raons subjacents de les absències, --advieu a l'empleat el servei i les implicacions de costos de la seva absència, i

  --noneu l’empleat (excepte quan es decideix demanar consell mèdic) que si no hi ha una millora substancial i sostinguda, la seva ocupació pot acabar a causa de la seva incapacitat per mantenir un nivell d'assistència acceptable. Això constitueix l’avís verbal.

• Quan es garanteix una atenció mèdica, cal prendre mesures immediatament. Per tant, la reunió només es posa en suspens per permetre que es completi aquesta part del procés. En un termini de cinc dies hàbils, l'empleat ha de rebre assessorament mèdic. La reunió es torna a reunir amb recursos humans i es discuteix l'opinió del metge.
• Si el metge confirma l’adequació del treball, s’ha d’avisar l’empleat sobre les conseqüències de l’absència continuada.

Etapa 3: segona revisió formal (fase d’advertència escrita)

• El seguiment regular indica que no hi ha hagut cap millora en el patró d'absència, es concertarà una segona reunió formal amb RRHH.
• La carta que convida l'empleat a la reunió inclourà el registre d'absència i, de nou, consells sobre representació.
• Qualsevol nova informació que es doni a la reunió pel que fa a la mala salut o un canvi en la naturalesa de la malaltia pot ser que hagi de ser avaluada per un metge aprovat per l'empresa.
• A l’empleat se li hauria de donar l’oportunitat d’explicar el registre de la seva absència. Si escau, el supervisor ha d’informar l’empleat que s’adverteix un avís escrit per escrit i que aquest avís romandrà al fitxer de l’empleat durant un període determinat. S'ha d’emetre una còpia de l’avís a l’empleat i al seu representant.
• Cal informar l’empleat que no complir les expectatives d'assistència de la companyia i millorar el registre inacceptable actual d’absència, provocarà la finalització de l’ocupació de l’empleat.
• Quan hi hagi dubtes sobre la idoneïtat del treball, seguiu les opcions de redistribució segons l’orientació rebuda pel metge. Consulteu el representant sindical de l’empleat (si escau) sobre el procés i les opcions de redistribució.

Fase 4: Suspensió temporal del treball

• Si després de l'execució de les fases anteriors del procés disciplinari no es produeix cap millora d'assistència, la direcció pot procedir amb una suspensió temporal sense salari. La intenció de suspendre ha de ser confirmada per escrit amb les dades de les dates d'inici i de finalització. Cal enviar una còpia de la carta de suspensió al representant de l’empleat (si escau).

Etapa 5: Terminació de l’ocupació

• Aquesta és l'última etapa del procés disciplinari en què es destitueix a l'empleat per la seva incapacitat per complir els requisits d'assistència a la feina de la companyia. El cessament només es pot fer amb l’autorització per escrit d’un alt directiu i de recursos humans.
• La lletra que truca a l’empleat inclourà novament consells sobre representació i esbossarà el registre de l’absència. Cal informar l’empleat que, com a resultat de l’entrevista, pot ser acomiadat per incapacitat per a realitzar tasques de treball.
• Una vegada més, el metge de l'empresa hauria de ser consultat si hi ha cap informació nova sobre la salut o la capacitat de treball de l’empleat.
• Si es pren una decisió per acomiadar-se sobre la base de la seva capacitat, s’ha d’enviar una còpia de la carta d’acomiadament al representant de l’empleat (si escau).
• L'empleat pot tenir dret a recórrer contra l'acomiadament. L'apel·lació ha de coincidir amb els procediments disciplinaris de la companyia.

Reptes en la gestió de l’absentisme

Tingueu en compte que els supervisors sovint són incòmodes o no volen informar sobre aquells que han superat els nivells acceptables d’absentisme. A causa de les moltes pressions que ja tenen els supervisors, la implementació coherent de les polítiques d'absentisme no sempre és la seva màxima prioritat.

És important tractar de treure la subjectivitat de la gestió de l’absentisme i de garantir que tots els empleats siguin tractats de la mateixa manera. És essencial ser coherent, persistent i just per a tothom. Quan l’absència no s’aborda o no s’aborda d’una manera inconsistent, pot resultar una moral més baixa.

La majoria dels empleats apreciaran polítiques i programes que siguin facilitadors, més que punitius. Les mesures rigoroses o punitives que obliguen els treballadors a arribar a la feina poden provocar que els empleats es "absentin al treball".

Ho fan el menys possible i resisteixen a qualsevol esforç per aconseguir que facin més. Cal implementar altres programes que ajudin els empleats a estar presents a la feina, com ara programació de treballs flexibles, repartiment de feines, premis d'assistència i programes de benestar.

-------------------------------------------------

Stefanie Yorges és consultora de lideratge a Leading Higher i està especialitzada en ajudar els líders aclaparats a guanyar a la feina i tenir èxit a la vida.