Gestionar l’imperat en el treball

L’expressió "Res no funciona mai com a previst" és tan exacta a la feina com en qualsevol altre lloc. Quan les coses van malament, sovint és sense avís. Si poguessis evitar que ocorri aquests contratemps, en primer lloc. Tot i que alguns d’aquests problemes són previsibles, la majoria no ho són. Per això és imprescindible saber identificar i fer front a aquestes situacions tan aviat com es produeixin. A continuació, es mostren alguns consells per gestionar el treball inesperat:

1. Espereu que alguna cosa vagi malament, fins i tot si no ho sabeu

Sigueu sempre a la recerca de problemes. Ningú vol ser capaç de portar-se a terme, però com més aviat es reconeix que hi ha una complicació, més ràpidament pot començar a prendre mesures per solucionar-ho. Les habilitats excel·lents per resoldre problemes són crucials quan es tracta d’aquest tipus de situacions. Inclouen la vostra habilitat per reconèixer l’existència d’un problema i després identificar-ne la causa.

Un petit contratemps pot convertir-se en un gran problema, i després en una crisi bastant ràpida si no es prenen mesures immediates. Quan un problema s'ignora o no es reconeix, amb el temps es farà més difícil, o fins i tot impossible, resoldre-ho. La vostra vigilància pot salvar la vostra empresa de danys greus.

2. No tingueu pànic

Pot ser que el vostre instint base sigui el de pànic quan alguna cosa surt malament. L’adrenalina començarà a fluir, cosa que us pot provocar l’acció. Tanmateix, també farà que el vostre judici n’hi hagi. La vostra capacitat de mantenir la calma és fonamental per al vostre èxit a l'hora de gestionar l’imperat. El pànic fa que puguem patir petites complicacions fora de la proporció. Aquesta resposta emocional podria transformar una mica de problema en una crisi massiva en la vostra ment.

Resumeix profundament i passa un moment o dos avaluant la situació i pensant en el que cal fer després. Tot i que haureu de reaccionar ràpidament, no us precipiteu. Això només portarà a prendre decisions mal informades i realitzar accions inútils.

3. Prepareu solucions anticipades

Tot i que no es pot planificar per a tots els pitjors casos, tingueu en compte una estratègia per tractar coses que tinguin més probabilitats de sortir malament. Per exemple, si esteu a càrrec d'una gran conferència que organitza la vostra organització, estigueu preparats perquè el proveïdor cancel·li a l'últim minut o que el sistema de so no funcioni correctament. El dia anterior a l'esdeveniment, confirmeu-ho amb el proveïdor i comproveu que el sistema de so funciona.

Prioritzeu planificant esdeveniments més habituals, no pas improbables. Si us preocupeu que moltes coses no funcionin, no podreu fer la vostra feina. Ajusteu els vostres plans a mesura que esdevinguin possibles esdeveniments. Per exemple, mentre no necessiteu un pla per respondre a un huracà al gener, necessiteu-ne un al juliol.

4. Utilitzeu les vostres habilitats de pensament crític

A més d’excel·lents habilitats per resoldre problemes, les capacitats de reflexió crítica excel·lents són també essencials per gestionar amb èxit l’imperat en el treball. Preneu una aproximació sistemàtica a la resolució de petites complicacions i crisis significatives. Tot i que és imprescindible una acció ràpida, prengui el temps per plantejar algunes solucions alternatives. A continuació, avalueu-les totes abans de triar la que millor decidiu. Si cal, obtingueu informació del vostre equip i dels vostres superiors, tant quan us proposin solucions possibles i quan seleccioneu quina implementació.

5. Manteniu una llista de recursos a la vostra disposició

Quan sorgeixin problemes, i necessiteu ajuda externa per resoldre'ls, una llista de proveïdors de serveis serà molt valuosa. Tornant a l’exemple de la conferència i preparant-se per a un proveïdor d’anuncis per cancel·lar a l’últim moment, tingueu una llista d’altres empreses que podeu trucar. Si teniu una persona de reparació d’equips d’àudio a la vostra llista de contactes, una fallada del sistema de so no farà que la vostra conferència s’enregistri.

Segons les necessitats de la vostra organització, incloeu lampistes, electricistes, experts en informàtica, personal de reparació d’equips d’oficina, serveis de restauració i agències d’ocupació temporal a la vostra llista de contactes. Abans de contractar un servei extern, assegureu-vos que teniu l’aprovació de la persona que controla les cadenes de borsa de la vostra organització. Personalitzeu la vostra llista de contactes si cal. Afegiu-hi a mesura que trobeu proveïdors addicionals i suprimiu contactes que no s’aconsegueixin per a vosaltres o que ja no tinguin negoci. Feu una xarxa amb els vostres col·legues, fins i tot amb altres organitzacions, per obtenir recomanacions i comentaris.

Una resposta ràpida i mesurada a una situació crítica disminuirà els efectes adversos sobre la vostra organització i el seu resultat final. El vostre cap apreciarà els vostres esforços per respondre a una crisi potencialment perjudicial.